ビジネスメールで良い印象を与える結びの言葉とは？例文を5つ紹介！

ビジネスメールでの結びの言葉の使い方3つのポイント

まずは、結びの言葉の使い方のポイントを3つ解説します。

ポイントを踏まえて適切な結びの言葉を使えるようにしましょう。

ポイント1：相手に合わせた適切な言葉を使う

前述したように、結びの言葉は取引先、上司、同僚、部下など相手に合わせた言葉選びが必要です。例えば、「すみません」と言いたい場合、同僚や部下には「すみません」でも問題ないですが、上司には「申し訳ございません」、取引先には「この度は多大なるご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした。今後、同様なミスがないよう精進いたします。」というのが適切です。冒頭の挨拶と同じくらいの文量にするとよいでしょう。

ポイント2：クッション言葉を使う

クッション言葉を入れるだけで、相手に与える印象が変わります。例えば、取引先に資料をお送りして目を通して欲しい際に、「ご確認をお願いいたします」だけではなく「お忙しいところ恐縮ですが、資料のご確認をお願い申し上げます」と言うと、相手側を配慮している温かみのあるメールとなります。

ポイント3：季節感を添える

日本ならではの四季折々に合わせた言葉を添えると好印象です。例えば初夏であれば「これから暑さが増していきますが、体調には十分にお気をつけくださいませ」と言った言葉を文末に入れるだけで、相手への配慮が伺えます。

ビジネスメールにおける「結びの言葉」の例文を5つシーン別に紹介

以下では結びの言葉を使用するタイミングと具体的な例文をご紹介しています。相手に合わせて選びましょう。

シーン1：頻繁に使用する言葉

これらはすでに使用している言葉も多いのではないでしょうか？あらゆるシーンに使えるため、重宝する言葉です。前述したように、相手によって適切な言葉を選びましょう。

シーン2：依頼をする際に使用する言葉

ビジネス相手への依頼に抵抗を感じる方もいらっしゃるかと思います。そんな時こそ、クッション言葉を多用して相手に快く引き受けていただけるような言葉選びを行いましょう。

シーン3：感謝の気持ちを伝える際に使用する言葉

「重ねて」のような強調するフレーズや例文の前には具体的なエピソードを入れて、感謝の気持ちを伝えるとよいですね。定型文だけではなく、自分がもらったら嬉しいな、と思う言葉も添えるとさらに相手への印象が高まります。

シーン4：お詫びをする際に使用する言葉

謝罪の場面では対面が基本です。まずは電話や直接謝罪を第一に行ってから、重ねて謝罪メールを送ると「丁寧だ」と言う印象を与えて、信頼回復や今後のビジネス継続にもつながります。

シーン5：時候の挨拶とともに使用する言葉

日本には春夏秋冬があります。時期に合わせてメールを送ることができると、心がこもったビジネスメールとなり、実際にお会いした際にアイスブレイクが弾みやすくなるでしょう。

結びの言葉はビジネスメール全体の印象を左右することもあるため重要

結びの言葉の使い方は、ビジネスメールにおいて必要なマナーの一つです。今回は、5つのシチュエーション別に例文を紹介させていただきました。

あなたが同僚や部下にメールを送るのか、上司、はたまた取引先の方に送るのかによって、選ぶ言葉は異なります。相手に失礼のないよう、ビジネスメールの内容にあった結びの言葉を選ぶことを心掛けましょう。