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経緯報告書の正しい書き方を理解し今後の仕事をスムーズにしよう!

著者:   bizocean編集部

社内でトラブルや事故があった時、経緯報告書を書いて報告することがあります。しかし、頻繁に書くものではないので、どう書いたら良いのか迷う人も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、主に以下の内容について紹介していきます。

  • 経緯報告書とは
  • 経緯報告書の書き方
  • 経緯報告書を書くときのポイント
  • メールで経緯報告書を送付するときのポイント

社内、社外に向けた経緯報告書の書き方の例も紹介しているので、参考にしてみてください。


経緯報告書の正しい書き方を理解し今後の仕事をスムーズにしよう!

経緯報告書とは

経緯報告書とは、仕事中に起きた事故やトラブルを上司へ報告するためのものです。トラブルや事故の内容と、現在の状態を読み手へ伝えることが目的です。より早く、より正確に情報共有することを心がけて書きましょう。トラブルにかかわるすべての人が読むため、誰が読んでもわかりやすい書類に仕上げることが大切です。

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経緯報告書と顛末書の違い

顛末書は経過報告書と同じく、仕事中に事故やトラブルが起きたときに作成・提出する書類です。そのため、どちらも同じ書類だと思っている人もいますが、経過報告書と顛末書には以下のような違いがあります。

  • 経過報告書:発生した事故・トラブルの対応中に作成・提出する書類
  • 顛末書:発生した事故・トラブルの対応が完了した後に作成・提出する書類

経過報告書には事故・トラブルが発生した経緯や現状を、顛末書には事故・トラブルが発生した経緯や解決に至るまでの一部始終を記載します。

経緯報告書の書き方

まずは、経緯報告書の基本的な書き方を解説していきます。経緯報告書に書くべき項目をどのようにまとめるのかに注意してみてください。

経緯報告書に書くべき項目

経緯報告書に書くべき項目は以下の9つです。

①作成日

経緯報告書を作成した日付を記載します。

②作成者名

経緯報告書を作成した人の氏名を記載します。社内向けの報告書の場合は所属している部署と氏名を、社外向けの報告書の場合は自社名と所属している部署、氏名を記載しましょう。

③トラブル発生日

事故やトラブルが発生した日付を明記します。社内向けの報告書の場合は、「〇年〇月〇日に発生した〇〇について、以下の通り経緯をご報告いたします」と書くと良いでしょう。社外向けの報告書の場合は、以下の流れで内容を記載します。

  • 頭語(拝啓)
  • 時候の挨拶
  • 事故・トラブルが発生したことに対する謝罪文
  • 事故やトラブルが発生した日付(〇年〇月〇日に発生した〇〇について、以下の通り経緯をご報告いたします)
  • 結語(敬具)

④トラブル発生場所

「株式会社〇〇 〇〇工場」のように、事故やトラブルがどこで発生したのかを明記します。

⑤内容

「〇月〇日、工場内で機械が故障。13時20分から3時間半商品製造がストップし、修理業者に修理を依頼。18時には復旧したものの、納品に必要な商品が200個不足。」
のように、トラブルの詳細を時系列で記載します。

⑥現状

発生した事故やトラブルの現状を記載します。

「〇月〇日の18時から、故障した機械が通常通り稼働再開。〇月〇日18時に、納品が遅れる旨をクライアントに報告済み。納期は〇月〇日から〇月〇日に変更。」

上記のように、トラブルは解決したのか解決していないのかが、相手に伝わるように書きましょう。伝える情報が複数ある場合は、箇条書きにすると見やすくなります。

⑦経過

事故・トラブルの発生から現在までの経過を、以下のように時系列で箇条書きにします。

  • 〇月〇日13時20分 機械が故障
  • 〇月〇日17時00分 修理業者により故障が直り、今後の使い方に関する説明を受ける
  • 〇月〇日18時00分 通常通り機械が作動

いつ何が起きたのかが把握できるように、日時を明記しておきましょう。

⑧原因

「商品製造ラインに針金が入り込んだことによる機械の故障が原因」のように、事故・トラブルの発生原因をくわしく記載します。

⑨対策

「針金を見つけ次第除去するようスタッフに通達済み。来年度の予算に応じ、自動ごみ除去装置が付いた新しい機械の導入を検討」のように、同様の事故やトラブルの発生を防ぐための対策方法を記載します。

社内向け経緯報告書の例文

まずは社外向け経緯報告書の例文を紹介します。社内向けの経緯報告書は「で・ある」調でかまいません。

・作成日
〇年〇月〇日
・作成者
〇〇課 〇〇 〇〇
〇年〇月〇日に発生した工場の機械の故障及び納品遅延について、以下の通り経緯をご報告いたします。
・内容
〇月〇日、工場内で機械が故障。13時20分から3時間半商品製造がストップし、修理業者に修理を依頼。18時には復旧したものの、納品に必要な商品が200個不足。
・現状
・〇月〇日の18時から、故障した機械が通常通り稼働再開
・〇月〇日18時に、納品が遅れる旨をクライアントに報告済み。納期は〇月〇日から〇月〇日に変更
・経過
・〇月〇日13時20分 機械が故障
・〇月〇日17時00分 修理業者により故障が直り、今後の使い方に関する説明を受ける
・〇月〇日18時00分 通常通り機械が作動
・原因
商品製造ラインに針金が入り込んだことによる機械の故障が原因
・対策
針金を見つけ次第除去するようスタッフに通達済み。来年度の予算に応じ、自動ごみ除去装置が付いた新しい機械の導入を検討する

社外向け経緯報告書の例文

続いて、社外向け経緯報告書の例文を見ていきましょう。社外向けの経緯報告書も記載する内容は社内向けのものと変わりませんが、ビジネス敬語を用いて、よりていねいに記載します。

・株式会社〇〇御中
・作成日
〇年〇月〇日
・作成者
株式会社〇〇 〇〇課 〇〇 〇〇
拝啓 時下益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。平素より格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。〇年〇月〇日に発生した工場の機械の故障及び納品遅延につきまして、弊社の不手際により貴社に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。以下の通り経緯をご報告いたします。
・内容
〇月〇日、工場内で機械が故障。13時20分から3時間半商品製造がストップし、修理業者に修理を依頼。18時には復旧したものの、納品に必要な商品が200個不足いたしました。
・現状
・〇月〇日の18時から、故障した機械が通常通り稼働再開
・〇月〇日18時に、納品が遅れる旨を弊社ご担当〇〇様に報告。納期を〇月〇日から〇月〇日に変更して頂きました
・経過
・〇月〇日13時20分 機械が故障
・〇月〇日17時00分 修理業者により故障が直り、今後の使い方に関する説明を受ける
・〇月〇日18時00分 通常通り機械が作動
・原因
商品製造ラインに針金が入り込んだことによる機械の故障が原因
・対策
針金を見つけ次第除去するようスタッフに通達済み。来年度に自動ごみ除去装置が付いた新しい機械の導入を予定しております。

今後このようなことが起こらぬよう、社員一同全力を挙げ最善を務めてまいります。

この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。何卒ご容赦頂き、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 以上

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経過報告書はテンプレートを使うのがおすすめ

経緯報告書を早く書くために、ネットからテンプレートを入手する方法もあります。bizocean(経緯報告書(顧客向け))でもテンプレートをご用意しておりますので、ぜひご活用ください。

また、社外への報告書の共有には、情報共有ツールがおすすめです。シンプルな作りでITに詳しくなくても使えるツールなら特別なスキルも要りません。一から経緯報告書を作ると漏れが出て来る可能性が高くなるため、テンプレートを上手く使ってみましょう。

経緯報告書を書くときのポイント

ここでは、経緯報告書を書く際に押さえておきたいポイントを紹介します。

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客観的な事実のみを伝える

経緯報告書には事実のみを記載し、自分の意見や感想は含めないようにしましょう。あくまで起こった事実や、その原因、解決方法を端的に連ねます。

トラブルが起きた時、その対処をし、今後の対策を考えるのは上司の役割です。自分の考えを書きたくなる気持ちはわかりますが、意見を言いたいのであれば経緯報告書ではなく直接口頭で伝えるようにしましょう。

原因と対策を明記する

経緯報告書には、同じ事故やトラブルの発生を防止するために、トラブルの原因と対策を明記します。

原因がよくわからなかった場合には、その旨も明記しておきましょう。原因がわからなければ具体的な対策も立てることができません。より精密な調査を行うかどうかも記しておくとよいでしょう。

5W1Hを意識して作成する

経緯報告書に漏れがあると、事故・トラブルの内容や現状が正確に把握できなくなります。社外向けの経緯報告書にミスがあると、信用を失うことにもなりかねません。

5W1H(いつ・どこで・誰が・なにを・なぜ・どのように)を意識しつつ、漏れがないように作成しましょう。

簡潔な文章・レイアウトになるよう心がける

経緯報告書は、パッと見て内容が把握できるように、簡潔な文章・レイアウトで作成することも大切です。だらだらした文章で書くと、内容が正確に伝わらなくなってしまいます。

情報量が多い場合は、箇条書きや番号付きリストなども用いて、見やすくわかりやすい内容になるよう心がけましょう。

速やかに作成・提出する

経緯報告書は、速やかに作成・提出することも重要です。経緯報告書の作成や提出が遅れると、現状が把握できず対応が遅れてしまいます。

とくに社外への経緯報告書は迅速に提出しないと、信用を失い関係が悪化する可能性があるため注意しましょう。

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メールで経緯報告書を送付するときのポイント

メールで経緯報告書を送る場合、メールの件名は「〜に関する経緯報告書」とします。メールに直接経緯を書く場合は、どこからどこまでが経緯報告書になるのかを明記しておきましょう。「以下から経緯報告となります」などの一文を入れるとわかりやすいです。この時、文字がずらっと並ぶと見にくいため、上手く改行を使ってみてください。

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まとめ

正しくわかりやすい経緯報告書とは、状況を客観的に書いたものです。社内・社外問わず、見た人がすぐに状況を理解できるような書き方を心がけましょう。

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