在庫管理表をつくる！ Excelで見やすく、作成方法や注意点を紹介

在庫管理表とは

在庫管理表とは、仕入れた原材料や商品はいつ仕入れて、現在どのくらいの量を保管しているのかなど、在庫状況について正確に把握して正しく管理するために使う表です。在庫管理表を見れば、原材料、商品や備品などをいつどれだけ仕入れて、どれだけ保管しているのか分かります。

以前は紙の帳簿に記入して在庫管理が行われていましたが、現在はExcelや専用ツールなど、デジタルツールを使った管理が主流です。

デジタルツールによる管理では、データのバックアップがしやすく、帳簿の紛失や破損のリスクを回避できます。また、複数人での管理・閲覧がしやすいというメリットもあります。

在庫管理の概念とは

まず、「在庫」について考えてみましょう。

在庫とは、在庫とは、企業が販売する目的で一時的に保管している商品や原材料、完成前の仕掛品などを指しています。

小売業の場合は主に店舗に出さずにバックヤード（倉庫）に保管しているものを指します。

場合によっては、企業の備品や消耗品も、「在庫」に当てはまります。つまり、現金化される可能性のある企業の資産を、「在庫」と呼びます。

在庫管理の目的は、適正な在庫数をキープすることです。不足すれば機会の損失になりますし、過剰になれば不良在庫として不要なコストが発生します。需要と供給のバランスを取り適正在庫を維持することが、企業利益を生み出すための重要なポイントです。

在庫管理表とは? 利用の目的

在庫管理表は、在庫管理を行うためのリストです。

在庫管理表には棚卸の数量や金額を一覧にして記入する｢棚卸表｣や、在庫出し入れの日時や量を記録する｢入出庫管理表｣などがあります。

在庫管理表を使う目的は、在庫の状況を常に把握して、顧客にスムーズに商品を提供できる適切な商品数を保ち、不要な在庫を抱えないことにあります。

在庫管理表で現在の在庫量を把握することで、不足分を発注したり、在庫が増えすぎている商品を値下げ販売して現金化を図ったりするなど、適切な対応ができるようになります。

こうして適切な商品数を保つことで、余剰在庫を保管するスペースが節約できますし、多すぎる在庫から必要な商品を探し出す手間も省けます。商品が足りずに顧客に販売できないという事態を回避して、顧客満足度を高めることにもなります。

また、会社の経営では、当座の支払いに使える現金が手元になければ、黒字でも倒産することがあります。

在庫は会社の資産ではありますが、支払いには使えません。余裕のある経営のためには手元に残る現金を増やすこと、つまりキャッシュフローを改善することが大切です。

そのためには、現金化されていない資産である在庫を適切に把握して管理すること、不要な在庫を抱えないことが必要になるのです。

Excelで在庫管理を行うメリット、デメリット

表計算アプリのExcelは各種の業務でよく使われるツールですが、このExcelを使って在庫管理を行うことができます。では、Excelで在庫管理を行うメリットとデメリットについて見ていきましょう。

Excelで在庫管理を行うメリット

Excelを使う大きな利点は、何と言ってもその｢手軽さ｣でしょう。既にたいていのオフィスに導入されて浸透しているツールで、操作に慣れている従業員も多く、導入のハードルも低めです。

また、Excel運用は在庫管理専用システムの導入に比べ、低コストで始められることもメリットでしょう。Excelが既に導入されていれば、初期費用や追加のランニングコストは発生しません。

さらに、Excel管理は紙の在庫管理用表に比べ入力や編集、集計がしやすく、管理表の保管がしやすいという利点もあります。紙で管理した場合、紛失したり破損したりというアクシデントがしばしば起こりますが、それに比べればExcelでの管理はバックアップも取りやすく効率がいいと言えます。

Excelで在庫管理を行うデメリット

もちろん、Excelで在庫管理を行う場合のデメリットもあります。

その一つは、在庫管理表のひな形をカスタマイズした本人しか修正ができないなど、作業が属人化するリスクがあるということです。

また、Excelファイルに保存するデータの量が増えすぎると動作が重くなりますので、大容量のデータを蓄積するような使い方には向いていません。かつ、個々のExcelファイルに記載された情報はバラバラに存在していて、データベース化ができないので情報の活用にも制約があります。

そして、Excelには2人以上の作業者で同時に作業できるような｢同時編集｣の機能がないため、複数拠点からリアルタイムで一斉管理するような使い方にも向きません。

Excelでの在庫管理にはこうした欠点もありますが、小規模の組織ならコストが安く導入が楽なExcel在庫管理表は非常に役に立つアイテムです。

デメリットを把握したうえで活用しましょう。

在庫管理表のExcelでの作り方

Excelで在庫管理表を自作するなら、まずテンプレートを作成します。必要な項目を整え、関数やマクロを使って自動計算ができるように設定します。

さらに、紙に印刷して使う可能性があるなら、A4 サイズなど用紙サイズを設定し、用紙に収まるようにレイアウトを整えておきましょう。最後に、フォーマットを確定してテンプレートとして使用します

テンプレートの作成に不安があるなら、無料でダウンロードが可能なテンプレートを使えば手軽です。

在庫管理表もインターネット上で多数のExcelのテンプレートが公開されており、無料でダウンロードできるものも多いので、用途にあった内容のテンプレートを選んでダウンロードすればすぐに使えます。

既成テンプレートの項目が自社の用途に合わずカスタマイズが必要な場合もあります。大幅な改変が必要になるなら、一からテンプレートを自作するほうがシンプルで使いやすいものができる場合もあります。

Excelで在庫管理を行う際の注意点

Excelで在庫管理を行うなら注意しておきたいポイントもあります。注意点について解説します。

現状の把握と必要項目の洗い出しを行うこと

まず、在庫管理表に必要な項目を適切に設定することが大切です。

商品の重要度や優先度を3つに分けるABC分析などの結果をもとにして、優先度に従って管理に必要な項目を洗い出します。

このうち、売上が最も多い最重要品目のAグループの商品に絞って、欠品を絶対に起こさないようにより細かい在庫管理を行えば、必要最低限の管理で在庫管理が行えるようになり、業務効率化にもなります。

管理しやすいフォーマットを作成すること

Excelの在庫管理表を作成するなら、できるだけ分かりやすく管理しやすいようなフォーマットにすることも大切です。

管理項目としては｢商品名・商品番号｣｢商品の数量｣｢入荷日｣｢出荷日｣｢在庫場所・倉庫番号・棚番号｣などがありますが、社によって必要な内容はさまざまです。

例えば工業製品と生鮮食品では入荷から出荷までの期間が全く異なりますし、保管にスペースが必要な商品と、紛失のおそれがある微細な商品では保管の仕方や注意点は全く異なるでしょう。

こうした自社の業務実態に合わせて、分かりやすい単位、分かりやすいフォーマットを使い、リストから選択するなどの方法も取り入れてデータ入力を簡単にすれば、入力時のミスを減らせます。

また、必要な集計が即時に自動計算できるように計算式を設定したり、データは1カ所に入力すれば連動して他の部分にも入力されるような仕組みにしておくと手間が省けますし、入力ミスも減らせて便利です。

上書きはせず変更履歴を残すこと

Excel運用では、数量変更などの履歴が後で分かるように、一つのファイルを上書き保存していく運用ではなく、日付別などでファイルを保存しておく運用にすることも大切です。

データ入力していると、ときにデータ入力がもれていたり、思い違いで二重三重に入力していたというトラブルも起こります。このとき、管理表を上書き保存していると、直前のデータや元のデータとの比較ができず、トラブルへの対処が難しくなります。

いつ、何が、どのくらいの数量が変動したかファイル変更履歴を残しておけば、こうしたトラブルがあっても素早く対処して在庫管理を正確に行えるようになります。

在庫管理表の運用方法

在庫管理表の目的は、在庫の適正な管理を行って欠品や余剰在庫の発生を防ぎ、キャッシュフローを改善することにあります。

ですから、正しく運用が行えるように、在庫を管理している現場の環境を整えることも大切です。

まず、在庫数や入出庫数を素早く確認して数えられるように、在庫の場所を明確にしておきましょう。同じ商品があちこちに点在して保管されていたり、整理整頓されずにいた場合、数えるまでに時間がかかったり、数え間違いにつながることもあります。

正確な在庫数を把握して、過剰在庫や欠品を起こさないために、在庫の保管場所や保管方法についても見直しを行いましょう。

また、Excelで作成した在庫管理表を複数のメンバーで運用するケースもあるでしょう。

その場合は、事前に｢上書きしない｣｢ファイルは日別に管理する｣など在庫管理表の運用ルールを決めて、事前に周知しておく必要があります。在庫管理は正確であることが重要で、実際の在庫数と帳簿上の数が合わないようでは意味がありません。

しかし、複数人で入力・編集していると、他のメンバーが既に記入した内容に誤って上書きしたり、削除してしまうということも起こります。

Excel自体には複数人で編集を行うための機能がないので、この点は運用でカバーしていく必要があります。運用を始めた後も、定期的にメンバーの認識や理解度を確認する機会を設け、運用レベルを一定に保つために継続して気配りを行うことが大切です。

在庫管理は余裕のある経営を実現するためには、なくてはならない作業です。ビジネス情報サイト「bizoocean」には、在庫管理表の各種テンプレートをいろいろなファイル形式でダウンロードできます。最新の書式を活用して、在庫管理の効率化につなげましょう。

ビジネステンプレート:在庫管理の方法と管理表の作り方