挨拶状の書き方とマナー完全ガイド｜シーン別で使える例文テンプレート付き

挨拶状とは

挨拶状とは、近況や業務上の連絡事項をていねいに伝えるための文書です。
挨拶状・お礼状が必要となる状況は

など数え上げればきりがありません。たった一通の手紙を書かなかったために、その後の人間関係を気まずくしてしまうことさえあります。

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挨拶状の種類

以下のような、近況や連絡事項を伝えたいときに出す文書は、すべて挨拶状に該当します。

最近はメールで済ませる人も増えていますが、大切な顧客への挨拶や重要な連絡事項の場合は、書面で連絡したほうが良いでしょう。

挨拶状の書き方

一般的に、挨拶状は以下の構成で作成します。

1. 頭語
   「拝啓」「謹啓」など、手紙で用いられる「こんにちは」にあたる言葉のこと。
2. 時候の挨拶
   「厳寒の候」「新春の候」など、手紙で用いられる季語や季節を取り入れた挨拶のこと。
3. 内容
   いきなり本題に入るのではなく、「ますますご繁栄のこと…」「平素はご愛顧いただき…」のような、相手の繁栄を祝ったり感謝したりする時候の挨拶から始める。
   その後に「この度は」「さて」などの起こし言葉をはさみ、挨拶状で伝えたい近況や連絡事項につなげる。
   必要な内容を書き終えたら、「今後とも変わらぬご支援ご鞭撻のほど」「ご自愛ください」など、今後の付き合いを願ったり相手の健康を祈ったりする結びの言葉で締める。
4. 結語
   「敬具」「謹白」など、手紙で用いられる「さようなら」にあたる言葉のこと。
5. 日付
   挨拶状を送付する日付を記載する。「令和〇年〇月吉日」のように、具体的な日にちは書かないのが基本。
6. 差出人
   差出人の自社名、役職、氏名などを記載する。会社名は略さずに正式名称を書く。
7. 宛先
   挨拶状を送る相手の会社名、役職、氏名などを記載する。会社名は略さずに正式名称を書く。

頭語・結語について

取引先宛ての挨拶状など、フォーマルな文書では「頭語」と「結語」を入れるのが基本です。

頭語が「前略」なら「草々」、「拝啓」なら「敬具」と、頭語と結語は対になっているので、「きまり」を参考にすれば悩むこともありません。

一般的に、「前略―草々」は取り急ぎ内容のみ伝えたい場合に用いられる場合が多いため、挨拶やお礼で使用するのは控えた方がよいでしょう。

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時候の挨拶について

フォーマルな文書では、頭語のあとに時候の挨拶を入れます。時候の挨拶とは、「新春の候」のような季節を感じられる言葉のことです。

時候の挨拶には「漢語調」と「口語調」の2種類があり、一般的にフォーマルな文書では漢語調の時候の挨拶を使用します。

定番の時候の挨拶を覚えておけば、どんな言葉を入れるべきか迷うことがなくなるでしょう。

「盛夏の候」といった漢語の決まり文句は、形式的すぎるきらいがあるので仕事上の手紙には用いても良いのですが、若い人からの私信には不向きです。自分なりに季節に合わせて工夫するのもよいでしょう。

目的別の挨拶状の例文

ここからは目的別に内容のポイントと例文をご紹介します。

お礼状の例文

お礼状を作成するときは以下のポイントを意識し、何に対するお礼状なのかがわかるようにしましょう。

新任・退任の挨拶状

異動や転勤などによる新任・退任の挨拶状は、以下のポイントを押さえて作成しましょう。

事務所移転の挨拶状

事務所移転の挨拶状には、挨拶とともに以下のような移転先の情報を記載します。

起業・開業の挨拶状

起業・開業の挨拶状では、挨拶とともに以下のような新会社をアピールする内容を記載しましょう。

社長就任の挨拶状

社長就任の挨拶状は、以下のポイントを押さえて作成しましょう。

退職時の挨拶状

退職時にこれまでお世話になった方々に送る挨拶状には、以下のような内容を記載しましょう。

問い合わせへのお礼を兼ねた挨拶状

顧客からの問い合わせに対し、お礼を兼ねた挨拶状を送る際には、以下のような情報をわかりやすく記載します。

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挨拶状を書く時のマナー

失礼のない挨拶状を作成できるように、挨拶状を書く時のマナーについて理解しておきましょう。

ビジネスシーンでは縦書きが基本

ビジネスシーンで作成する挨拶状は、縦書きが基本です。レイアウトは以下の見本を参考にしましょう。

横書きでも基本構成は同じ

最近はパソコンで挨拶状を作成したり、メールで送付したりする機会が増え、横書きの挨拶状を作成することも多くなっています。横書きの場合でも、縦書きの挨拶状と基本構成は変わりません。

ただし、横書きの場合は、日付・差出人・宛先などを本文よりも先に持ってくるのが一般的です。

気軽な挨拶状ならハガキでも良い

転勤のお知らせなど気軽な内容の挨拶状の場合は、ハガキで作成しても問題ありません。

ビジネスシーンでの挨拶状の場合は、ハガキであっても基本構成は同じです。縦書きのレイアウトを参考に、挨拶状を作成しましょう。

親しい相手や、仕事上とプライベートのどちらでも付き合いがある相手などに送る挨拶状の場合は、後付けを省いてもかまいません。

句読点は使わない

挨拶状の文章には、句読点を使わないようにしましょう。句読点は「縁切り」を連想させるためです。

気にしない人もいるかもしれませんが、とくにビジネスシーンでの挨拶状を作成するときには、相手に失礼だと思われないよう注意しましょう。

挨拶状を出すタイミング

挨拶状を出すタイミングは、挨拶状の目的によって異なります。

挨拶状を出すタイミングが早すぎたり遅すぎたりすると、失礼だと思われることもあるので、目安の期間内に出すようにしましょう。

まとめ

文の言い回しを考えたり、決まりを覚えたりするのが難しい場合には、シーンに合わせたテンプレートを使って文章を編集して利用すると便利です。以下にテンプレート例を挙げていますので、参考にしてみてください。

≫行事参加の礼状
≫会社移転の挨拶状

しかし、一番大事なのは相手を思って文章を作成することです。失礼のない挨拶状を送って、円滑な人間関係を保ちましょう。