内容証明とは？ 書き方を例文テンプレート付きでわかりやすく解説！
内容証明とは、「いつ、だれが、どのような内容の文書を、だれ宛に差し出したか」を郵便局が証明する重要な書類です。主に請求書や催促文書を送り続けても反応がない場合に活用されます。
本記事では、内容証明とはどのようなものであるかや、内容証明の書き方について具体例とともにわかりやすく解説します。併せて内容証明郵便の送り方についても解説しましょう。
すぐに使えるテンプレートもご用意したので、ぜひ参考にしてください。
内容証明郵便とは
そもそも内容証明郵便というのはどういったものなのでしょうか。詳しくご説明をしていきます。
内容証明郵便とは、契約書のあるなしにかかわらず、約束したことが履行されない場合に送付するものです。「何度も連絡した」、「催促状も送ったけれど反応がない」といったような場合に、もともとの約束を果たして欲しいと手紙で意思表示するもので、万一裁判になる可能性を秘めた場合などには後々の証拠となる重要な証明でもあるのです。
なお、この証明は郵便局だけが行えるもので、行為そのものを「内容証明」、それを記した郵便物を「内容証明郵便」といいます。
誤解がないように繰り返しますが、内容証明郵便とは「この内容の手紙を何時に預かり、届けたかを証明」するものです。内容そのものを保証したり、実行したりするものではありません。あくまでも郵便送付の証明ということをお忘れなく。
また、内容証明郵便は送ったけれど、それさえも受け取ったことを認めてくれない場合を想定して設けられているのが「配達証明」です。いつ相手が手紙を受け取ったのかを郵便局が証明してくれる、いわば正式に証明された配達記録です。
ただ、内容証明と配達証明は別物のため、内容証明郵便を送付する場合はこの配達証明も同時に申し出るようにしてください。
内容証明郵便の書き方と例文
ここからは、よく利用される「債権回収」に関する内容証明、また「慰謝料」についての内容証明を例として、書き方を説明していきます。それぞれに例文もありますので、テンプレートと共にご覧ください。
債権回収の場合
未入金になったままの料金や代金を支払ってもらうための「債権回収」の内容証明は、商取引の場でよく使われるものです。文書の内容としては
- ①記載日
- ②相手先の住所・氏名
- ③送り主の住所・氏名・印
- ④内容
- ⑤金額
- ⑥遅延損害金
を列記します。なお「内容」には、納品した日付や、もともとの支払日、催促の有無などを書き連ねます。記載には気を使いましょう。以下に文例を記載した例がございますのでご参考ください。
慰謝料請求の場合
商取引上のトラブルと同様、こじれると事が複雑になってしまうのが「浮気」や「離婚」に関する慰謝料請求の問題です。裁判になる前に内容証明郵便を郵送して、円満な問題解決を目指しましょう。
文書の書き方は、個人から個人へ送る手紙の形式に、日付を明記し、宛先の人物にプレッシャーを与えるようにまとめてください。基本的な記載内容は上記「代金の支払い請求」と同様です。
以下に文例を記載した例がございますのでご参考ください。
≫【無料】婚約者の浮気に対する慰謝料請求するための内容証明
≫内容証明郵便の書式テンプレート
内容証明郵便の送り方
内容証明してもらいたい手紙の原本とコピー（謄本）の２通を郵便局に持込めば内容証明郵便として受け付けてもらえます。
コピーのほうに郵便局（日本郵便株式会社）から
「この郵便物は○年○月○日第××号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します。日本郵便株式会社、郵便認証司」
という印が押されたあと、原本が郵送されます。
ちなみに、内容の性格から、ハガキや小包、写真などは内容証明郵便としては受け付けてもらえません。一部は先方に送られ、一部は郵便局が保管します。
内容証明郵便の料金
※初回掲載時の情報です。
2017年6月現在、書留用の封筒に入れた内容証明郵便の料金は、「通常の郵送料」＋「一般書留の料金」+「内容証明の料金（430円）」の合計です。2枚目以降は「内容証明の料金」が1枚260円となります。
また、配達証明を利用する場合、「通常の郵送料」＋「一般書留の料金」+「配達証明の料金（310円）」の合計金額となります。
つまり、配達証明を付けた内容証明郵便の料金は「通常の郵送料」＋「一般書留の料金」+「内容証明の料金（430円）」+「配達証明の料金（310円）」になります。
さらに速達にする場合には、上記に速達料金が掛かります。受取人を本人限定にする場合、本人限定受取（加算料金100円）も利用できます。
（※最新情報は郵便局のホームページを御覧ください）
まとめ
いかがでしたか？内容証明郵便は、当然裁判の判決のような実効力は伴いませんが、受け取った相手へ次の行動を促すのに効果的です。
この証明郵便を送ることで、こちらがいつ意思表示をしたか、その内容はどのようなものなのかを証拠として残すことが可能であり、それと同時に、送られた側には強い精神的プレッシャーが与えられ、相手の態度を変えさせる効果があるわけです。
しかしそれはつまり、こちらが「最終手段に出ている」と認識させるも同等ですので、なるべく内容証明郵便を利用する前段階で、問題を解決するようにしたいものですね。