株主名簿の作り方
株主名簿は、法律で作成が義務付けられている書類です。作成の際には、会社法で定められた項目を漏れなく記載する必要があります。しかし、何を書けば良いのか把握できていない人もいるでしょう。
そこでこのページでは、株式名簿に記入する項目や管理方法などについて紹介します。
株主名簿とは
株主名簿とは、株主の氏名や持ち株についての情報をまとめた書類のことです。株式会社設立時に作成し、株主の情報に変更があれば、都度更新する必要があります。
株主名簿が必要なシーン
株主名簿は、以下のようなときに必要とされます。
- 株主などから閲覧謄写請求されたとき
- 株主総会の招集通知を出すとき
- 株主が権利行使を求めており、本人確認が必要なとき
正当な事由がある場合は、閲覧謄写請求を拒絶することが可能です。以前は法人設立届出書を提出する際に株主名簿を添付する必要がありましたが、2019年に行われた税制改正によって添付不要となっています。
株主名簿と株主リストの違い
株主名簿と似たような名前の書類として「株主リスト」がありますが、株主名簿と株主リストは大きく異なるものです。
- 株主名簿：株主の情報を管理し、株主の権利を保護する目的で作成する書類
- 株主リスト：商業・法人登記の真実性を担保し、登記を利用した違反・犯罪を防止する目的で作成する書類
それぞれ目的や記載事項が異なるため、株主名簿を株主リスト代わりにすることはできません。
株主名簿と株主名簿記載事項証明書の違い
株主に関わる書類として「株主名簿記載事項証明書」もありますが、この書類も株主名簿とは異なるものです。
株主名簿記載事項証明書は、株券を発行しない会社が株券の譲受を行う際に、譲渡人が株式の正式な所有者であることを証明するために用いられます。
やはり株主名簿と株主リストとは目的が違うため、株主名簿や株主リストを株主名簿記載事項証明書として使いまわすことはできません。
株主名簿の書き方
株主名簿には、以下の項目を記載する必要があります（これを株主名簿記載事項といいます）。
- 株主の氏名及び住所
- 株主の有する株式の種類及び数（種類株式発行会社にあっては、株式の種類及び種類ごとの数）
- 各株式の取得年月日
- 株券を発行している場合にはその番号
株主名簿の書式に決まりはないので、インターネットで入手できる株主名簿のテンプレートを使うと便利です。
株主の氏名及び住所
株主の氏名と住所を記載します。株主が個人の場合は個人名と個人の住所、法人の場合は法人名と本社所在地を記載しておきましょう。
株主の有する株式の種類及び数
「普通株式100株」のように、株主ごとに所有している株式の種類と株式数を記載します。優先株・劣後株などの種類株式を発行している場合は、「第〇種優先株式200株」のように、種類別に記載しましょう。
株式の取得年月日
株主が株式を取得した年月日を記載します。取得年月日には、株式の代金の払込完了日を記載するのが一般的です。
株券を発行している場合にはその番号
株券を発行している場合は、株券番号も記載しておきます。株券不発行の場合は、株券番号が存在しないため記載する必要はありません。
株式に質権を設定している場合
株式に質権を設定している場合は、株主名簿に質権者の情報を記載する必要があります。質権者の氏名と住所、質権を設定している株式の種類と数を記載しておきましょう。
株主名簿の更新のタイミング
株主名簿は1度作成すれば終わりではありません。株主の氏名や住所が変わった、相続や譲渡による移動が生じたといったときは、すぐに内容を更新しましょう。 株主から株主名簿の閲覧謄写請求があったときなどに、速やかに対応できるように、常に最新の状態にしておく必要があります。
株主名簿の管理方法
株主名簿の管理方法には、「企業の本社で管理」と「管理人や管理会社に委託」の2種類があります。それぞれの管理方法について、くわしく見ていきましょう。
企業の本社で管理する
株主名簿は会社法125条によって、原則企業の本社で管理するよう定められています。株主や債権者などから閲覧謄写請求があったときに、速やかに対応しなくてはならないからです。
必ずしも紙媒体で保管する必要はないので、保管場所や利便性が気になる場合はデータで保管すると良いでしょう。
管理人・管理会社に委託する
株主名簿管理人を定めれば、管理人や管理会社に管理を委託することも可能です。管理人を定めている場合は、株主名簿を本社ではなく、管理人や管理会社の営業所に保管しても問題ありません。
株主名簿の作成・更新は法的義務がある
株主名簿は会社の規模に関わらず、すべての株式会社が作成・更新するよう会社法によって義務付けられています。
株主名簿を作成しなかったり更新を怠ったりすると、100万円以下の過料など、何らかの罰則が科せられる可能性があるため注意が必要です。
まとめ
株主名簿は、法律によって作成が義務付けられている書類です。記載内容や更新のタイミングなども決まっており、作成・更新を怠ると罰則が科せられることもあります。会社設立時には速やかに株主名簿を作成し、適切に更新・管理しましょう。