ビジネスにおける質問状の正しい書き方は？ 照会状との違いも解説【テンプレート付き】

質問状とは

質問状とは、取引上の疑問点やわからない点を問う文書のことをいいます。主に、質問と回答のやりとりを書面に残しておきたい場合に作成されます。疑問点がいくつかある場合にはリスト化して記載することもあります。

質問状と照会状の違い

質問状も照会状も取引上の疑問点や不明点などを取引先等に対して問い合わせるもので、質問状とほぼ同義の意味で使われています。

ニュアンスの違いで、照会は情報を照らし合わせる意味合いがあり、質問のほうがより疑問を持って聞く意味が強いです。

質問状の書式と注意点

質問状の書式は、これでなくてはいけないというものはありません。ビジネスレターの書式をとり、挨拶文を入れ、「記書き」で質問事項を書くこともあれば、質問事項をエクセルにまとめて「質問状」とすることもあります。

大切なことは、何度も質問状を送るのではなく1度にまとめるということです。先方には回答に係る時間を割いてもらうわけですから、聞きたいことは事前に簡潔にまとめるよう注意して下さい。質問が重複しないようにすることも大切です。

質問票の書き方

QCはクオリティーコントロールの略称で、全員参加で職場の改善活動を行います。さらにQCサークルとは、職場内でグループを作り品質管理活動をボトムアップで行う活動のことをいいます。

QCサークル活動を通して生じた疑問を聞く文書がQC質問票となります。また、QC大会などで発表を聞いた他チームの活動に対して質問をすることもできます。

フォーマットは回答票をセットにすれば、回答をもらいやすくなります。書き方ですが、まず冒頭の挨拶文は不要です。なるべく長文にはせず、簡潔に箇条書きにするとわかりやすいでしょう。質問者の所属、氏名のほか、役職名、希望回答者を書いてください。

回答票をセットにし、回答者の欄にも質問者と同様、所属、氏名、役職名を設けます。希望回答者の欄は、備考としておきましょう。

まとめ

質問状とは、取引上の疑問点やわからない点を問う文書のことをいい、質問と回答のやりとりを書面に残しておきたい場合などに作成されます。

照会状も質問状とほぼ同義の意味で使われますが、質問の方がより疑問を持って聞く意味が強くなります。質問状の書式は、これでなくてはいけないというものはありませんが、簡潔に書くことが大切です。何度も質問状を送ると相手の時間を余計に取らせることになってしまいますので注意しましょう。

また、似たような質問が重複しないようにすることも大切です。質問票と回答票を1枚セットにしたQC質問票のサンプルがありますので参考にして下さい。