確認書の正しい書き方とは？ 誓約書や契約書、同意書との違いもチェック
確認書とは、特定の事項について双方が確認したことを証明する重要な文書です。
作成のときに「内容をどうまとめれば良いのか」「誓約書や契約書とどう違うのか」など、迷う方も多いでしょうが、正しいポイントを押さえれば誰でも簡単に作成できます。
本記事では、確認書の具体的な書き方や、誓約書・契約書・同意書との違いをわかりやすく解説します。すぐに使えるテンプレートもご用意したので、ぜひ参考にしてください。
どのような要件の際に「確認書」の様式を使うのか
顧客と口頭で打ち合せをしたり、顧客から受注があったりした場合、その内容を確認しておかないと後で思い違いや誤解などでトラブルになりかねません。
確認書には、双方の合意事項に誤差がないかを再度確認するという目的があります。納得して契約が成立した旨を書面に残しておくことは双方にとってメリットのあることだといえるでしょう。
どのようなケースで確認書の様式が使われているかを、下記に例を挙げてみましょう。
- 依頼内容の確認
- 売掛金残高の確認
- 債務の確認
- 契約内容変更の確認
- 受注内容の確認
- 建築物の確認
確認書の書き方
確認書には確認・合意した事柄の詳細を、関係者それぞれの認識に相違がないように書く必要があります。たとえば「受注確認書」なら、以下のような項目を書く必要があるでしょう。
- 宛先
- 発行者と発行日
- 受注した製品・サービスの名称
- 金額
- 納期
- その他特記事項
- 担当者と連絡先
あとからトラブルになるのを防ぐために、双方が確認しておくべき項目を漏れなく書くことが大切です。5W1H（いつ・どこで・だれが・なにを・なぜ・どのように）を意識しておくと、必要事項の記載漏れを防止しやすくなります。
また、内容を確認してもらった証拠を残すために、記名捺印欄を作成しておき、内容確認後にサインやハンコをもらうようにすると安心です。
確認書のフォーマット
確認書を一から作成するのは大変なので、フォーマットを利用するのがおすすめです。bizoceanでは確認書のフォーマットを豊富にご用意していますので、目的に合ったフォーマットをご活用ください。
誓約書、契約書、同意書の違い
確認書と誓約書、契約書、同意書は混同されがちですが、それぞれ異なる意味で使われています。
確認書とは、ある事柄を双方で確認・合意した証拠として作成する文書です。残高確認書のように、債権回収のツールとして時効を中断させる効力をもつものもあります。
それでは、誓約書、契約書、同意書は、どのような役割がある文書なのでしょうか。
誓約書
ある事柄を相手に約束するために差し入れる文書です。入社時に就業規則に従うことを約束したり、退社時に機密事項を漏えいしないことを約束したりする場合などに書くことがあります。
契約書
双方合意のもと約束した条項を記載し、取引が成立したことを証明する文書です。双方が記名捺印する必要があります。
同意書
相手が提示した内容に賛成・了承し、それを認める旨の意思表示を表す文書です。医療行為を受けるときや、個人情報を提供するときなどに提出します。
まとめ
確認書は覚書同様、双方の合意を書面に残すために作成されます。顧客から依頼や受注が入ったとしても、万一お互いの認識にズレがあった場合後々トラブルに発展するケースも否定できません。そのため、双方合意の証明として書類を残しておく必要があるのです。
書類には、確認したい事項を具体的に記載することが大切です。確認書のフォーマットにはワードファイルが便利です。テンプレートを参考に、確認書を作成してみてください。