理由書とは？ 顛末書との違いや書き方、書くときの注意点、シーン別の例文を紹介

理由書の書き方とシーン別例文

ここでは、理由書の書き方と必要な記載項目とシーン別の例文をご紹介します。

理由書に記載すべき必要項目

理由書に必要とされる最低限の要素は2つあり、理由書提出に至った経緯とその理由です。その他体裁を整え正式な文書にするために必要な項目は下記のとおりです。書き方については例文を参考にしてください。

＜必要項目＞

1. 日付
2. 宛先
3. タイトル
4. 理由書を提出するに至った経緯
5. その理由
6. 署名捺印

特に、理由書のメインとなるトラブルの原因や発生理由についてはわかりやすく具体的に記載するようにしましょう。理由書は顛末書や始末書とは内容が異なるため、お詫びの言葉や反省の言葉は基本的には不要です。

理由書のシーン別の書き方と例文

理由書はトラブル発生の理由を説明する文書のため、使用するシーンによって文章内容が異なります。対応事項にあった各シーンごとの書き方、基本の例文を参考にしてください。

遅延理由書の書き方

事務手続きを行う上では、様々な理由で書類の提出が遅れてしまうこともあります。公的機関の手続きなどでは、遅延理由書の提出を求められることがあります。様式は自由ですが、テンプレートが用意されているケースもあります。遅延の理由と受理をしてほしい旨を記載しましょう。

シーン別理由書の基本例文

遅延や遅刻の他にも、理由書が必要となるシーンが多数あります。各シーン別の理由書の書き方を簡単に紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

車検証再発行における理由書の書き方

車検証を再発行する際は、テンプレートを活用し、以下のように記載しましょう。

• 日付：理由書を発行した日付
• 宛先：都道府県を管轄する運輸支局明
• タイトル：自動車検査証の紛失の理由書
• 理由書を提出するに至った経緯：令和○年○月○日○時頃、自動車検査証を紛失した件について以下にその詳細をご報告いたします。　など
• その理由：令和○年○月○日○時頃、自動車保険の更新手続きのために車検証を持ち出し、そのまま紛失してしまった　など
• 署名捺印

宛先は、車検証を再発行する都道府県の運輸支局長を記載します。東京都であれば「東京運輸支局長」、北海道の札幌であれば「札幌運輸支局長」と書きましょう。

紛失した経緯や詳しい理由については、本当のことを簡潔に記載してください。盗難による場合と、紛失・遺失による場合で理由書が異なる場合もあるので、予め提出先の運輸支局に問い合わせておくのがおすすめです。

即時抗告における理由書の書き方

即時抗告とは、裁判官による審判に不服があるときに、2週間以内に不服を申し立てることです。即時抗告をすると、高等裁判所に審理をしてもらうことができます。

即時抗告の理由書については、裁判所のホームページから書式や記入例がダウンロードできるようになっています。即時抗告をする理由の書き方についても記入例に記載されていますので、裁判所のホームページからご確認ください。

参考：即時抗告の抗告状（認容審判に対する不服）｜裁判所

ナンバープレートを紛失した際の理由書の書き方

紛失したナンバープレートを再発行する際は、理由書のテンプレートを活用し、以下のように記載しましょう。

• 日付：理由書を発行した日付
• 宛先：都道府県を管轄する運輸支局明
• タイトル：ナンバープレート紛失の理由書
• 理由書を提出するに至った経緯：令和○年○月○日○時頃、ナンバープレートを紛失した件について以下にその詳細をご報告いたします。　など
• その理由：令和○年○月○日○時頃、自宅駐車場にて脱落し、再設置前に紛失してしまった　など
• 署名捺印

宛先は車検証の再発行時と同じように、各都道府県の運輸支局長を記載しましょう。

紛失・遺失した経緯はできるだけ詳しく記載してください。ナンバープレート盗難による再発行の場合は、現住所管轄の警察署に届出を行い、「届出を行った警察署名」「届出年月日」「受理番号」を理由書に記入します。

配偶者ビザの理由書の書き方

国際結婚をして配偶者ビザを申請したいは、理由書のテンプレートを活用し、以下のように記載しましょう。

• 日付：理由書を発行した日付
• 宛先：法務大臣
• タイトル：配偶者ビザの申請理由書
• 理由書を提出するに至った経緯：令和○年○月○日に、○○国籍の（配偶者の氏名）と結婚いたしました。妻（夫）と結婚に至った交際経緯や申請理由について記載いたします。
• その理由：交際にいたる経緯や婚姻届を提出した日時・役所、今後の生活について　など
• 署名捺印

配偶者ビザの申請理由書には、できるだけ細かく結婚にいたる経緯を記載することが大切です。

「初めて会った日」「交際開始のきっかけ」「デートや旅行などの証拠（写真など）」「家族との挨拶経緯や結婚式の証拠」「婚姻届を提出した場所や日時」「今後の収入や生活について」など、できるだけ細かく書いてみてください。交際や結婚を証明できる写真やLINEのキャプチャなど、申請理由書とともに証拠になるものをセットで提示します。

事業再構築補助金を受給したいときの理由書の書き方

事業再構築補助金に関する理由書は、「補助対象経費理由書」「業者選定理由書」の2種類があります。「補助対象経費理由書」は経理状で特殊な仕訳をしたケース、「業者選定理由書」は見積書の提出をしないケースで必要とされます。

• 日付：理由書を発行した日付
• 宛先：事業再構築補助金事務局
• タイトル：事業再構築補助金に係る補助対象経費の理由書　または　事業再構築補助金に係る業者選定の理由書
• 補助対象経費の計上について、または業者選定の理由について
• 署名捺印

事業再構築補助金を受給したいときの理由書は、過不足なく記載することがとても大切です。

事業内容や経費が必要な理由、その経費にはいくらぐらい必要なのかなど……できるだけ詳しく記載してください。業者選定の理由書は特許権や著作権、商標権などの知財権または独占販売権の有無を明確にするとよいでしょう。

理由書を書くときの注意点

ここでは理由書を作成するにあたり、知っておきたい注意点を紹介します。

謝罪・反省の言葉は少なめに

理由書を作成するときに、トラブルが起きたことについて謝罪や反省の言葉を書きたくなることもあるでしょう。

しかし、理由書はトラブルの内容と発生理由を報告するための書類なので、謝罪や反省の言葉を書く必要はありません。どうしても書きたい場合は、できるだけ少なめにまとめるようにしましょう。

理由書とあわせて始末書も提出する場合は、理由書には謝罪・反省の言葉は書かずに、始末書に書くようにします。

トラブル対策については書いてもOK

理由書には、トラブルの内容と発生理由を明らかにし、同じトラブルが起こるのを防止する目的もあります。理由書作成時にトラブルを防ぐ方法を思いついたのであれば、それを理由書に書き添えておくと良いでしょう。

できるだけ早く提出する

会社が理由書を要求するのは、早急にトラブルの内容と現状を把握したいからです。理由書を提出するよう求められたら、できるだけ早く提出するよう心がけましょう。

理由書と顛末書の違いは「理由」を記載するかどうか

トラブル発生時に提出する書類のひとつに「顛末書」があります。理由書と顛末書を混同している人もいますが、この2種類の書類には以下のような違いがあります。

• 顛末書：トラブル発生の事実と一部始終を、時系列に沿って記載する書類
• 理由書：トラブルの内容とトラブル発生の経緯や事情、理由を記載する書類

顛末書はトラブルの事実を記載するものであり、トラブルの発生理由などを詳細に記載することはありません。対して、理由書にはトラブル発生の事実とともに、発生理由や経緯を的確に記載する必要があります。

まとめ

理由書とは、やむを得ない原因・理由で起こった事柄について、その理由を報告する場合やあるものの選定に至った理由を説明したいときに使われます。理由書に必要とされる最低限の要素は2つあり、理由書提出に至った経緯とその理由です。どんな種類の理由書であっても、基本的にフォーマットは自由に作成することが可能です。テンプレートが用意されていることもありますので、参考にしてください。