ビジネスシーンにおけるお礼状の書き方とは？ シーン別の例文も紹介
お礼状を作成し、相手に感謝の気持ちを伝えることは、ビジネス上の関係性を築くうえで重要な意味を持ちます。
しかし、「お礼状の書き方がわからない」という方も多いのではないでしょうか。お礼状の書き方には、基本的なルールがあります。
また、お礼状を送るタイミングも考えなければなりません。相手に失礼のないように、基礎をしっかりと身につけましょう。
この記事では、お礼状の書き方やシーン別の例文を紹介します。
ビジネスシーンにおけるお礼状の書き方
まずは、ビジネスシーンでお礼状を書くタイミングや、手紙で書く場合の基本的なマナーを解説します。
基本構成も紹介しますので、お礼状を書く際の参考にしてください。
ビジネスシーンでお礼状を書くのはどんな時？
ビジネスシーンにおいてのお礼状は、お世話になった個人や企業に向けて、お礼の気持ちを表す時の手段として使用します。
具体的には、次のようなシーンでお礼状を書きます。
- 取引先から贈り物をもらった時
- お客様との契約が成立した時
- 自分が退職や異動をする際、お世話になった人へお礼を伝える時
- 他企業と協力して行ったプロジェクトが成功した際に、協力のお礼を伝える時
お礼状を書く際は、誠実さと礼儀正しい表現を心がけましょう。
場合によっては電子メールを使うこともありますが、メールは手紙に比べて冷たい印象になりがちなので、気持ちが伝わるよう配慮することが大切です。
お礼状の基本構成
お礼状の基本構成は、次の通りです。
- 頭語
- 時候の挨拶
- お礼の言葉
- 今後の繁栄・活躍を願う言葉
- 結語
それぞれのパートで書くべきことを詳しく見ていきましょう。
頭語
お礼状の冒頭で、相手への尊敬や敬意を示す部分です。
一般的には、「拝啓」「謹啓」が使用され、それに続いて相手の名前を書きます。
時候の挨拶
季節に合わせて、適切な挨拶を入れます。
＜時候の挨拶の一例＞
- 春：「桜が咲き誇る季節、お元気でしょうか。」
- 夏：「夏の暑さに負けず、お元気でお過ごしでしょうか。」
- 秋：「秋の涼しい風が気持ちいい季節、お元気でお過ごしでしょうか。」
- 冬：「雪の降る冬の日、お元気でいらっしゃいますか。」
お礼の言葉
お礼の言葉の部分には、感謝の気持ちを述べるだけでなく、その人にしてもらったことなども具体的に書いておきます。
今後の繁栄・活躍を願う言葉
相手企業や個人に対して、今後の成功や繁栄を願う言葉を添えます。信頼関係の構築と、相手の成功を応援する意味が込められています。
結語
お礼状を締めくくる部分で、一般的には「敬具」や「敬白」が使われます。その後に差出人の名前や署名を記入します。
お礼状の例文
ここでは、ビジネスシーンでお礼状を書く際の例文を紹介します。
よくあるシーンごとに紹介しますので、書きたいお礼状の目的に合わせて活用してください。
贈り物（お中元やお歳暮・お祝い）に対するお礼状
取引先からお中元をいただいた際のお礼状の例文です。
拝啓 涼を求める季節に謹んでご挨拶申し上げます。
昨日、お中元をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。これからの夏に涼しさをもたらしてくれる商品ばかりで、大変うれしく思っております。
時節柄、皆様も忙しいことかと存じますが、どうかお身体に気を付けてお過ごしください。
今後も変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願いいたします。
末筆ではございますが、皆様のご健勝とご繁栄をお祈り申し上げます。
敬具
〇〇（差出人の名前）
〇〇（部署や肩書き）
〇〇（会社名）
退職や異動をする時のお礼状
自分が退職する際に、お世話になった上司や同僚へ贈るお礼状の例文です。
拝啓 桜のつぼみが膨らみ、季節の移り変わりを感じております。
この度、一身上の都合により〇月〇日をもちまして退職することになりました。〇〇部長のこれまでのご支援とご指導に、大変感謝しております。日々の業務は私にとって貴重な経験となりました。ご指導いただいたことを糧に、新しい一歩を踏み出そうと思います。
至らぬ点が多く、ご迷惑をおかけしてばかりでしたが、よい仲間として接してくださり、ありがとうございました。
心からの感謝の気持ちを込めて、最後のご挨拶とさせていただきます。
末筆ではございますが、〇〇部長のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
〇〇（差出人の名前）
〇〇（部署や肩書き）
自分が退職する際に、お世話になった取引先へ贈るお礼状の例文です。
拝啓 桜のつぼみが膨らみ、日ごとに暖かさを感じるようになったこの季節、いかがお過ごしでしょうか。
この度、一身上の都合により、〇月〇日をもちまして株式会社〇〇を退職する運びとなりました。これまで公私ともに格別のご高配を賜り、ありがとうございました。
〇〇様には、お取引きを通じて大変多くのことを学ばせていただきました。（具体的なエピソードを書く）。いつも温かいお言葉を頂戴したこと、大変感謝しております。今後は新天地において、一層精励する所存でございます。
なお、後任につきましては弊社〇〇が担当させていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇（後任者名）
〇〇（連絡先）
末筆ではございますが、〇〇様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
〇〇（差出人の名前）
〇〇（部署や肩書き）
取引先へ商談成立のお礼状
取引先との商談が成立した際のお礼状の例文です。
拝啓 梅雨明けが待ち遠しい今日この頃となりました。
先日は、お忙しい中、貴重な時間をいただき、ありがとうございました。また、システム導入のご依頼をいただき、心からお礼を申し上げます。
運用開始までスムーズに進むよう、しっかりとサポートさせていただきます。また、弊社は手厚いアフターサポートにも定評がございますので、どうぞ安心してご利用くださいませ。
ご不明な点がありましたら、弊社カスタマーサポートまでご連絡いただければ幸いです。
今後ともご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇（あなたの名前）
〇〇（あなたの部署や肩書き）
〇〇（会社名）
お客様へのお買い上げのお礼状
お客様に商品を購入していただいた際のお礼状の例文です。
拝啓 蝉の声に夏を感じるこの頃、いかがお過ごしでしょうか。
この度は、弊社の商品をお買い上げいただき、誠にありがとうございます。ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。
お買い求めいただきました〇〇は、〇〇とご好評をいただいております。今後も、よりよい商品をお届けできるよう商品開発に力を入れてまいりますので、末永くご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
〇〇（あなたの名前）
〇〇（あなたの部署や肩書き）
〇〇（会社名）
お礼状を贈るタイミングや注意点とは？
ビジネスシーンでお礼状を贈る際の、タイミングや書き方に関する注意点を解説します。
お礼状を贈るタイミング
商談が成立した日や贈り物を受け取った日から、できるだけ早くお礼状を出すことが重要です。
感謝の気持ちを迅速に伝えると、印象が良くなります。一般的な目安は、商談日や贈り物を受け取ってから3日以内です。
退職や異動をする際は、送別会や退職日を基準にして3日以内にお礼状を贈るとよいでしょう。
お礼状はなるべく手書きで
お礼状はなるべく手書きで作成しましょう。心を込めた手書きのお礼状は感謝の気持ちが伝わりやすく、特別感があります。
また、手書きのお礼状は時間と手間をかけて書くことになるため、受け取った相手が「丁寧な人」という印象を持つでしょう。
お礼状の形式はハガキ？封書？
お礼状の形式は、相手や状況に応じて使い分けましょう。
封書はフォーマルな印象を与えることや、プライバシーな内容をほかの人に見られる心配がないという点から、目上の方へのお礼状に適しています。
封筒は白無地の長形4号縦封筒が一般的で、中身が見えないようにするために二重のものを使用するとよいでしょう。
一方で、ハガキは堅苦しさがないため、親しい関係の方へ送る場合には問題ありません。
また、お中元やお歳暮へのお礼など、見られても特段問題がないものにハガキを用いることもあります。
縦書きと横書きの使い分け
お礼状の文字配置は、基本的に縦書きでも横書きでも問題ありません。
縦書きの便箋は丁寧でフォーマルな印象を与え、目上の方へのお礼状に適しています。
一方、親しい関係の相手へのお礼状で、あまり堅苦しくない印象を求める場合は横書きがおすすめです。アルファベットの宛名が多い場合も、横書きの方が読みやすくなります。
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まとめ
ビジネスシーンでのお礼状は、お世話になった取引先や贈り物をいただいた相手に贈るものです。お礼状は、可能な限り手書きで作成しましょう。
それにより、相手にフォーマルで丁寧な印象を与え、特別感が生まれます。
お礼状は相手に感謝の気持ちを伝え、ビジネス関係を強化するうえで重要な役割を担います。例文を参考にしながら、自分なりの感謝の気持ちを表現してみましょう。
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