ビジネスにおける活動報告書の書き方とは？ 例文付きで紹介

活動報告書の書き方

活動報告書に記載すべき項目は、以下のとおりです。

それぞれの項目で書くべき内容を解説します。

活動名

どういった活動に対する報告書なのかが分かるよう、活動名を記載しましょう。ポイントは「活動名」の欄を読んだだけで、読者に活動内容が簡潔に伝わるような書き方をすることです。

たとえば「研修活動について」ではなく「2023年度社内向けリーダー研修会の活動報告」といったものにすれば、読者は報告書を開いた瞬間に、この活動が社員向けのリーダー研修会に関連するものだと理解できます。

活動の経緯と目的

続いて、その活動をするに至った経緯と、活動の目的を記載します。なぜその活動に参加したのか、どのような経緯でその活動を実施または参加することになったのかを、率直かつ具体的に記載してください。

ここでは「その活動を実施することで、どうなりたいと思ったのか」「その活動により、どういったことを達成したいと考えたのか」など自身の熱意や、貢献意欲を記載することをおすすめします。

読者に活動の重要性・意義が伝わりやすくなり、報告書の内容や活動に参加したことも評価されやすくなるためです。

活動の参加者

その活動の規模を伝えるために、参加者数や参加者の情報を記載しましょう。参加者数は数字を用いて客観的に示し、読者が活動の規模をイメージしやすくすることが大切です。

記載すると良い内容は、活動の規模によって以下のように異なります。

少人数の場合は、「営業部 山田太郎」「人事部 佐藤花子」といったように、誰が参加したかを具体的に記載します。

一方、大人数の場合は「営業部 5名」「人事部 2名」といったように、部署と人数を記載すると良いでしょう。どの部署の人が参加したのかが分かりやすく、一部の部署だけで参加したのか、社内全体で参加したのかが明確になります。

たとえ活動を通じて良い成果が出せたとしても、活動の規模が伝わらなければ正当な評価につながらない可能性があります。

どちらの書き方がよりアピールできるかを考えて、記載してください。

活動の具体的な内容

活動がいつ、どこで、どのように実施されたのか、詳細に説明します。

活動内容を詳細に書くことで、読者は活動の進行や展開を追えるほか、活動の実施方法や成果を評価しやすくなります。

長時間もしくは長期間にわたる活動の場合は、スケジュールを時系列で整理して箇条書きにまとめるのも良いでしょう。

活動の成果

その活動によってどのような成果が得られたかを記載します。数字を始めとした定量的なデータを用いて、根拠のある成果を具体的に説明してください。

期待した成果が得られなかった場合も、虚偽の内容を記載してはなりません。成果が得られなかった事実を誠実に報告しつつ、そこから得られたことや次に活かすための課題・反省点を記載すれば、問題ありません。

感想と今後について

活動を通じて感じたことや考えたこと、学んだことといった、個人的な成長について述べましょう。

最初に設定した活動の参加・実施目的を振り返り、それに対する成果に焦点を当てながら書くと、報告書全体に一貫性を持たせられます。

また、その活動を通じて得られたことを、今後の活動や個人の成長にどのように活かすかも具体的に述べるべきです。これにより、活動の意義や将来の方向性を、読者により深く伝えられるでしょう。

活動報告書の目的

そもそも活動報告書を作成するのは、自身が参加した活動の内容や成果を第三者に詳細に伝えるためです。

ビジネスシーンでは上司や上層部への報告のために使用されるほか、自社のWebサイトや外部向けの広報資料などに掲載され、イメージアップや信頼構築の一環として活用されます。

用途に応じて書き方や内容は調整しつつ、活動の進行状況、成果、課題、学び、今後の展望を包括的に伝えられるよう努めてください。

活動報告書の例文（テンプレート）

これまで解説した内容を踏まえて、活動報告書の例文を紹介します。

なお、ビズオーシャンでは活動報告書の書式テンプレートを取り揃えています。ぜひご活用ください。

伝わる活動報告書のポイント

最後に、より読者に伝わりやすい活動報告書にするためのポイントを4つ、解説します。

5W1Hで簡潔にまとめる

情報を簡潔にまとめるために「5W1H」を意識しましょう。

5W1Hとは、以下の6つの単語の頭文字を取ったもので、活動報告書を読む第三者が情報を理解しやすくするための手法です。

各要素を意識すると、報告書は具体的で分かりやすいものになります。読者は活動の全体像をきちんと把握でき、情報も迅速かつ効果的に伝わるでしょう。

また、文章は「一文一義」を意識してください。1文にいくつも情報を詰め込むと文章が長くなって読みづらく、情報の整理も難しくなります。文章が長くなりそうなときは、箇条書きも使ってみてください。

具体的な数字で説明する

具体的な数字を使った説明も不可欠です。たとえば参加者数の欄では、「たくさんの参加者がいました」という表現よりも、「100人の参加者がいました」と具体的な数字を使って記載します。

数字を使って説明することで、活動報告書はより具体的で説得力のあるものとなります。読者の理解と関心を高めるのにも、役立つでしょう。数字を視覚的に伝えるために、グラフや表を活用することも有益です。

事実と主観を分けて記載する

活動報告書を作る際は、事実と主観を区別して記載することが重要です。

事実を伝える際は、客観的で第三者も確認可能な情報を記載しましょう。これにより、活動や出来事に信頼感を持たせられます。

ただし「感想と今後について」のように、報告者の意見が必要な欄は主観的な内容が必要です。「私は〜〜と感じました」といった表現を用いれば、個人の意見や感情であることを分かりやすく伝えられます。

活動したからこその学びや気づきに触れる

報告書を魅力的にするためのポイントとして、その活動に参加した当事者ならではの学びや感想を積極的に記載することも重要です。

具体的なエピソードや、活動の前後での自身の考えや感情の変化に触れながら書いてみましょう。読者に活動のリアルな体験を伝え、共感を得られやすくなるはずです。

報告者自身だけではなく、他の参加者に感想を聞いてみても良いかもしれません。

まとめ

活動報告書は、社内外の多くの人々が読む可能性があるものです。数字を使うことや「5W1H」「一文一義」なども意識しながら、読者がその場の様子や成果をイメージできるような内容を考えてください。

ただし、客観的に書く部分と、主観的に書く部分が混在しないよう注意が必要です。主観的に書きすぎると、単なる感想文のような報告書になってしまう可能性もあります。

ビズオーシャンでは、活動報告書のテンプレートを取り揃えています。活動報告書を書く際は、ぜひご活用ください。