ビジネス文書の書き方 第28回　社内文書の書式（４）　報告書

報告書の構成

出張報告書を例に考えてみましょう。

発行日、宛名、発行部署・氏名、標題（表題・件名）、本文、記書き、結び（「以上」）の書き方については、本連載の第25回「社内文書の基本形」をご覧ください。

≫報告書（社内文書）

「結論」「要旨」「詳細」の３段構成で

記書きの「６」以下の書き方については、次の文例を参考にしてください。

①結論

「６．打ち合わせ事項」の第１項目として、

（１）CMSサービスプレゼンテーション実施　①

と記したとします。

この部分が、報告書の「結論」に当たります。

それを補足するのが「７．ヒアリング内容等」の項です。プレゼンテーション実施に至った理由や経緯をここで説明します。

②要旨

顧客管理システム導入をご検討中。「CMSサービス」に関心あり。

③詳細

A社様では、ご使用中の顧客管理システムが実情に合わなくなり、新システムの導入を検討されている。弊社の「CMSサービス」に関心をお持ちのため、プレゼンテーションを実施。今後も商談を重ね、「CMSサービス」の受注を目指す。

といった具合です。

①②③の順に字数が多くなり、内容も詳しくなります。
ここで、①②③の順で書こうとすると難しく感じてしまいます。まず２～３文程度で③を、その要約として②を、さらにキーワードを取り出して①とすれば、比較的容易に書けるはずです。

項目ごとに分け、「詳細」以外は箇条書きで記します。

固有名詞や数字を盛り込めば、より具体的な内容にすることができます。公的文書として保存される場合もあるので、正確な記述を心がけましょう。

所見や添付資料がある場合

④所見（所感）

宛先により、所見を記す必要がある場合と、必要のない場合があります（後述します）。

自分の意見がある場合や、先方の反応などニュアンスを報告する必要があれば、１～２行程度で書きます。

その際、自分の主観や推測を交えないように注意しましょう。報告書は「事実」を報告する文書であり、希望的観測を記すのは禁物です。

⑤添付資料

資料がある場合は、資料の名称、作成日時、総ページ数を記します。

資料にはページ番号を振り、「別紙１」「別紙２」などのように表示すると分かりやすいでしょう。

上司が知りたいのは「結論」「理由」「課題・予定」

報告相手である上司が何を知りたいのかを意識して書きましょう。
まず、「何をしたのか」を記載します。これが①の「結論」です。

次に、「なぜ、そうしたのか」を書きます。これが②の「理由」に当たる部分です。
そして、「今後どのようなアクションを取るのか」に言及します。これが③の「課題・予定」です。

報告書で概要を把握した上司は、「システム開発担当部署にも協力を依頼しよう」「３か月以内の受注を目標に」などと次の対応について判断を下すことができます。

また、上司は「報告書を一刻も早く上げてほしい」と思っているのか、「課題を明確にすること」を望んでいるのか、意向を汲み取って作成しましょう。

文字数

書面を提出するだけでなく、併せて口頭での報告を求められることも多いでしょう。

を目安にすれば良いでしょう。

さらに詳細な報告書を求められた場合は、

という２段構えにするのも、ひとつの方法です。

誰に宛てるのか

報告書の形式や内容は「誰に」「何の目的で」提出するかによって異なり、それぞれに合わせた書き方が必要です。

１．トップ・役員に提出する報告書

＜内容＞
大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、同業他社の重大な動向　などの報告

＜分量＞
Ａ４用紙１枚程度で要旨のみ

＜所見＞
必要

＜タイミング＞
できるだけすみやかに提出

経営判断に関わる内容であるため、報告書をいち早く提出する必要があります。

トップは現場の詳細を知らないことが多く、まず担当者の意見を聞こうとするものです。

そのため所見を必ず付し、判断の一助にしてもらうと良いでしょう。

専門用語や現場用語の使用を控え、字数も最低限に抑えて、一読して理解できる記述を心がけましょう。

２．上司など部署内に提出する報告書

＜内容＞
商談、業務内容、出張、研修、トラブル、同業他社の動向　など通常業務における報告

＜分量＞
Ａ４用紙１枚に要旨。詳細の必要があれば２～３枚程度

＜所見＞
所見の有無を提出相手に尋ね、必要に応じてつける

＜タイミング＞
数日以内に提出

素早く作成するために、形式については前例を踏襲するか、上司に相談するのが良いでしょう。

「簡単に」と求められれば要旨のみ、「詳しく」と言われれば詳細を添えます。

特に指示がなければ、詳細に書くのが望ましいでしょう。上司の判断材料になり、また後の業務に役立つこともあるからです。

３．お客様に提出する報告書

＜内容＞
トラブル報告、調査報告　など会社対会社として実施する事項

＜分量＞
Ａ４用紙１枚に要旨。詳細を２～３枚程度

＜所見＞
不要

＜タイミング＞
報告期限までに提出

要旨を１枚で、詳細を別紙として作成するのが基本です。

提出先の社内で、立場が上の方は「要旨」を、担当者は「詳細」を必要とするためです。

加えて、儀礼上の不備がないかを入念にチェックすることも欠かせません。社内文書とは異なり、対外文書には挨拶の言葉が必須です。

対外文書の書き方につては、本連載の第５回「挨拶文のマナー」をご覧ください。

特にお客様宛の文書については、次の点に注意してください。

体裁を整える

上司や顧客は、読むに値する報告書かどうか、まず「一見した見栄え」で判断します。

体裁に配慮があれば、内容も吟味された確実なものであるだろうとの印象を持ちます。

見栄えを美しくするために、次の３点を意識すると良いでしょう。

最後に読み返す

書き上げたら、最後に読み返して次の点をチェックしましょう。

１．内容に欠落・誤認がないか

次の点が妥当かどうかを確認します。

２．声に出して読み上げる

報告書を提出する際には、口頭でも説明を求められることが多いものです。

報告に要する時間を確認するためにも、ぜひ声に出して読んでみてはいかがでしょうか。

次回も引き続き、議事録などの書き方を紹介します。