個人から個人へのお詫び状の書き方とは？ 例文付きで紹介

個人から個人へのお詫び状の書き方のポイント

ここでは、個人から個人へのお詫び状の書き方のポイントを5つ紹介します。

より気持ちの伝わるお詫び状を書くために、あらかじめ確認しておきましょう。

お詫び状は速やかに出す

お詫び状は速やかに送ることが重要です。早急に謝罪の意を伝えることで、相手に誠意が伝わりやすく、謝罪の気持ちを明確に表せます。

お詫び状を先延ばしにすると、謝罪しても誠意が伝わりにくくなり、相手の不信感を募らせる可能性があります。トラブル発生後、失った信頼を早急に取り戻すためにも、迅速なお詫び状の送付が大切です。

状況に合わせて言葉を選ぶこと

お詫び状では、相手や状況に合わせた言葉選びが重要です。状況にふさわしい表現や相手が求めていることに対して、きちんと謝罪を表現する必要があります。

特に解決策の提示を求めている相手には、謝罪の言葉だけではなく、具体的な解決策を示す必要があるケースも考えられます。

問題に対する誠実な謝罪は重要ですが、同時に解決に向けて何かしらの提案や、行動計画を示すと信頼回復に繋がるでしょう。

トラブルの原因と解決策を伝える

お詫び状では、トラブルの原因と具体的な解決策を伝えるようにしましょう。問題の経緯や背景を説明せずに謝罪するだけでは、さらに信頼度が下がります。

謝罪の言葉だけではなく原因と解決策を丁寧に伝えることで、相手の信頼を取り戻せるかもしれません。

便箋のマナーにも気を配る

お詫び状を送る際には、使用する便箋にも考慮が必要です。派手な柄や飾りは避け、シンプルなデザインを心がけましょう。

便箋にも気を配ることで、お詫びの誠実な気持ちが相手に伝わりやすくなり、より丁寧な印象が与えられます。

便箋の選び方

お詫び状に使用する便箋は、白い無地の便箋が良いでしょう。お詫び状などの改まった手紙では、縦書きが一般的です。

ただし、伝える内容や相手との関係によっては横書きが用いられることもあります。

便箋の折り方

便箋の折り方は三つ折りが一般的に正式とされています。縦書きの場合、下1/3を折り、上1/3をかぶせるように折って重ねます。

相手が手紙を開いた瞬間に、書き出し部分が最初に目に入るように折るのが基本です。手紙の折り方も心遣いの一環であり、相手に対する謝罪の気持ちを表現する要素となります。

メールの場合はタイトルに謝罪の言葉を入れる

メールでお詫びをする場合には、件名に謝罪の意が伝わる言葉を入れておきましょう。

例えば「​【重要】〇〇についてのお詫び」や「〇月〇日 〇〇についてのお詫び」など、日付や【重要】といった具体的で分かりやすい表現を使用します。相手がメールを開けない場合でもトラブルの発生を知らせられる効果もあります。

ただし、件名は20文字以内に納め、簡潔でわかりやすい表現にしてください。

個人間のお詫び状を書く上で気をつける点

ここでは、個人間のお詫び状を書く上で気をつける点を3つ紹介します。

お詫び状の書き方によっては逆効果になってしまう可能性があるので、注意してください

素直に謝罪する

個人間のお詫び状を書く上での重要なポイントは素直な謝罪です。自分だけが悪い状況でなくても、言い訳をせずに悪い部分を認めてきちんと謝罪しましょう。

また、自分に非があれば、その部分を素直に認めるのが重要です。言い訳や責任転嫁と捉えられる文章を書くと、後の関係に悪影響を与える可能性が高いので注意しましょう。

時候の挨拶は入れない

お詫び状では、通常の手紙のような時候の挨拶は避け、単刀直入にお詫びの言葉から文章を始めましょう。相手に対して、いち早く謝罪したいという真摯な気持ちを表現できます。

前文や本文に自身の近況や他の用件、追伸文などを含めないことも重要です。焦点をお詫びに絞り、冗長な表現を避けることで、相手に対して真摯な謝罪を伝えやすくなります。

言葉遣いに注意する

お詫び状では言葉遣いに細心の注意が必要です。謝罪の場面では特に丁寧な表現を心がけ、話し言葉を避けましょう。

親しい関係の相手でも、誠実さを伝えるためには丁寧な言葉を心がけましょう。

例えば「すみません」ではなく、「たいへん失礼いたしました」や「まことに申し訳ございません」といった表現がより適切です。

【状況別】個人間のお詫び状例文

ここでは、状況別にお詫び状の例文を紹介します。どのように書けばいいかわからないときは、参考にしてみてください。

ビズオーシャンでは、お詫び状のテンプレートを配布してあるのでそちらも参考にしてみてください。

時間に遅れ約束を守れなかったとき

時間に遅れて約束を守れなかったときのお詫び状の例文は、以下のとおりです。

交通事故を起こしてしまったとき(被害者へのお詫び状)

交通事故を起こしてしまったときの、被害者へのお詫び状の例文は以下のとおりです。

気持ちが伝わる謝罪の言葉一覧

お詫び状で使用する謝罪の言葉をいくつか紹介します。状況や関係性に応じて言葉を選び、より丁寧に謝罪の気持ちを伝えましょう。

お詫びの言葉

主に使われるお詫びの言葉は以下のとおりです。

状況や相手との関係性も踏まえて選びましょう。

今後に向けた言葉

主に使われる今後に向けた言葉は以下のとおりです。

原因や解決策が明確で簡潔に伝えられるのであれば、具体的な反省点を踏まえると丁寧です。

許しを請う言葉

相手に許しを請う言葉は以下のとおりです。

状況や謝罪内容に合わせた言葉を選択すると、より伝わりやすくなります。

まとめ

個人から個人にお詫び状を送る際は、できるだけ速やかに送る、状況に合わせて言葉を選ぶなど、覚えておきたいポイントがあります。真摯にお詫びを表現することで信頼回復に繋がるため、丁寧に作成するのが重要です。

お詫び状の内容が不適切な場合は、送付しても逆効果になる恐れがあるので注意しましょう。

お詫び状の書き方がわからない、どのような言葉を選べばいいか不安という人は、この記事で紹介している例文などを参考にしてみてください。

ビズオーシャンでは、お詫び状のテンプレートを配布してあるので、そちらも参考にしてみてください。