【テンプレート付き】提案書を1枚に収める書き方を解説

1枚に収める提案書の書き方

提案書を1枚に収めるには、書き方のポイントを抑える必要があります。

なぜ1枚に収める必要があるのかを、メリットやデメリットも交えながら確認していきましょう。

提案書を1枚に収めるメリット・デメリット

提案書を1枚に収めることには、作成者と提案先の両方にメリットがあります。

メリット

作成者にとっては、複数枚の資料を作成する手間が省け、時間短縮につながります。内容を整理できるため、提案先にポイントを簡潔に伝えることも可能です。口頭で提案をする際も、分かりやすく伝えられるでしょう。

情報量が抑えられている分、提案先も内容を素早く理解できます。忙しいときでも、目を通してもらいやすいはずです。

デメリット

1枚に収めることのデメリットとして、盛り込める情報量が少なくなることが挙げられます。詳細な説明や、複数のデータの提示が難しいかもしれません。

特に複数のデータを伝えたい場合や、提案にストーリー性を持たせたい場合、1枚に収めることは適切でないかもしれません。無理矢理1枚に収めようとすることで情報が減りすぎてしまい、かえって誤解を招く提案書になる可能性があります。

ストーリー性や複数のデータの記載が必要そうであれば、2枚以上の提案書にしたほうが良いでしょう。

提案書を1枚に収めるときのポイント

提案書を1枚に収める際のポイントは、提案先が一目で提案の目的と内容を把握できるよう配慮することです。

レイアウトは、簡潔なもので構いません。派手な装飾は避け、シンプルなテンプレートを利用することが効果的です。

記載する情報も、必要最小限にしましょう。5W1Hを意識し、簡潔にまとめてください。

なお、5W1Hとは以下の単語の頭文字を取ったものです。これらの情報を網羅できるように書くことで、分かりやすい提案書に仕上げられます。

提案書に必要な要素

提案書に記載すべき要素は、以下のとおりです。どういったテーマの提案書の場合も共通の要素なので、ぜひ押さえておきましょう。

基本事項

まず、タイトルで提案内容を簡潔に表現します。タイトルを読んだだけで提案内容が大まかに理解できると、相手に伝わりやすい提案書になります。

「◯◯について」ではなく、「◯◯改善のための△△導入のご提案」といったものが良いでしょう。

また、自社の会社概要も記載してください。相手が提案書を読む際、提案内容を理解するだけでなく、提案を行う企業の信頼性や専門性を把握できるようにすることが目的です。

課題

提案先が抱える課題と、その課題が発生している理由を整理して記載します。

現状の課題だけではなく、その背景にある理由まで詳しく書くことで、相手が提案内容を理解してくれやすくなります。具体的な数字を示しながら、論理的にまとめてください。

解決策の提案

指摘した課題をどのように解決できるのか、具体的な策を記載します。ポイントは、伝える順番を意識することです。

最初に提案の概要や全体像を伝え、その後に具体的な解決策を提案しましょう。提案書を読んでもらうためには、提案の内容に興味を持ってもらうことが重要です。

また、この順番で記載することで、解決策が持つ説得力をスムーズに伝えられます。

得られる効果

その提案内容を受け入れることで、提案先にどのような効果やメリットがもたらされるかを示します。ここも、定量的なデータや具体的な数字を使いながら伝えることがおすすめです。

この要素が具体的に書けるほど、提案採用の可能性も高まるでしょう。

以下のような内容を取り入れながら、詳しく書いてみてください。

予算とスケジュール

提案書には、提案を実現するために必要な費用と具体的なスケジュールの提示が欠かせません。

費用は総額だけでなく、内訳も明確に示すことが重要です。具体的な項目別に予算を提示することで、どのような費用がどこにかかるのか把握しやすくなります。提案の透明性が高まり、提案先に安心感も与えられるでしょう。

実行する際のスケジュールも、なるべく具体的に提示しましょう。「いつまでに何をするか」「どの程度の期間をかけて取り組むか」といったように、提案の実行にかかる時間や段階を細かく分けて示してください。

1枚で伝わる提案書のテンプレート（例文）

提案書を1枚に収めることが難しい場合は、インターネット上で入手できるテンプレートを使うと良いでしょう。

ここでは、WordとPowerPointそれぞれで使えるテンプレートを紹介します。

Word

Wordは情報を詰め込んでも収めやすく、1枚の提案書を作成するのに適しています。文字のサイズや情報の配置に注意しながら、簡潔な提案書を作ってください。

ビズオーシャンでは、1枚で作成する提案書のテンプレートを用意しています。ここでは、2つのケースでのテンプレートをお見せします。

なお、ここで紹介するテンプレートは以下のページからダウンロードが可能です。

ケース1.オフィス環境改善の提案書

自身の職場環境が良くなく、改善を提案したい場合の文例を紹介します。

このテンプレートは、以下からダウンロードできます。

ケース2.開発チームの設置に関する提案書

自身の職場に、新たな部署の設置を提案したい場合の文例を紹介します。

このテンプレートは、以下からダウンロードできます。

PowerPoint

PowerPointは「1スライド1メッセージ」が基本で、提案書を1枚に収めたいときには不向きです。そのため、提案書が複数枚にわたっても問題ない場合に使用しましょう。

ただし、意識することはWordの提案書と同じです。1枚のスライド内の情報量を抑えつつ必要な要素をそろえ、シンプルなデザインで作ってください。

PowerPointのデザインが苦手な方は、テンプレートを活用すると良いでしょう。ビズオーシャンでは、PowerPointで作る提案書のテンプレートも多数用意しています。業務フローやPDCAシートなど提案書に必要な要素別に用意しているので、ぜひ活用してください。

まとめ

提案書の目的は、相手に自分の提案を受け入れてもらうことです。まずはきちんと読んでもらえる提案書にしなくてはなりません。

そのためにも、提案内容を1枚にまとめることを意識しましょう。

見やすいレイアウト、多すぎない情報量と分かりやすい展開に配慮しながら、コンパクトにまとめてみてください。

うまく作れる自信がない場合は、インターネット上で入手できるテンプレートの活用がおすすめです。