2024/09/09

書式の例文

【社外向け】採用される提案書の書き方とは？例文も紹介

社外向けの提案書を作る際に大切なことは、相手が抱える課題を正確に把握し、かつ効果的な解決策を盛り込むことです。そのうえで提案したい商品やサービスの紹介につなげれば、提案を受け入れてもらいやすくなるはずです。

この記事では、社外向けの提案書の書き方や、書く際のポイントを解説します。便利なテンプレートも提案書の例文と共に紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

この記事の著者

bizocean事務局

社外向け提案書と社内向け提案書の違い

一言で「提案書」と言っても、「社外向け」と「社内向け」の2種類に分けられます。

これらは、以下のように目的や記載する内容、提出先が大きく異なります。

提案書の種類	社外向け	社内向け
目的	自社の商品やサービスを顧客や取引先に提案し、取引を促進する	業績や業務効率の向上を図る
記載する内容	商品やサービスの特徴・メリット	会社内部の課題に対する解決策や提案
提出先	取引先や潜在顧客	社内の関係者や上層部

当然ですが社内向けの提案書に自社の商品の特徴をアピールする必要はありませんし、取引先に出す提案書に社内用語を使って課題の解決策を記載しても効果が期待できないでしょう。

まずは、どちらの提案書にどういった内容を書くべきなのかを把握してください。

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社外向け提案書の書き方ポイント

ここからは、社外向けに提案書を書く際のポイントを解説します。

伝わりやすい構成

社外向けの提案書は、読み手が内容を把握しやすい構成に努めましょう。一般的に、以下のような項目が盛り込まれます。

基本事項
課題
解決策の提案
予算とスケジュール

各項目にも、意識したいポイントがあります。

基本事項

提案書のタイトルと、必要に応じて目次や自社の会社概要などを簡潔にまとめます。

出だしから冗長な印象の提案書は、相手の読む気力を削いでしまう可能性があります。タイトルだけ読んでも、ある程度提案の内容が分かるように書くことが重要です。

課題

相手が抱える問題を整理し、その原因を深掘りしましょう。

具体的な数字や定量的なデータを提示しながら記載することで、課題解決の重要性を示し、提案の説得力も高められます。

解決策の提案

前述した課題に対する解決策を提示します。内容はもちろんのこと、伝える順番も意識しましょう。

おすすめは、まず提案の概要や全体像を伝え、その後に内容を詳細に伝えることです。

概要で興味を引いておけば、その後の内容にもじっくりと目を通してもらいやすくなります。

メリット

記載した提案内容が、相手にどういった効果やメリットをもたらすのかを明示します。

こちらも数字や定量的なデータを使うと、より提案内容を魅力的に伝えられるはずです。図表やグラフを使うのも、良い方法です。

予算とスケジュール

提案を実現するために必要な費用と、具体的なスケジュールを提示します。

ここでは、現実的で無理なく実施できる内容を意識しましょう。費用は総額だけでなく、内訳も提示することが重要です。

6W3Hを意識する

内容は「6W3H」を意識して整理し、相手が提案内容を検討する際に必要な情報をもれなく伝えましょう。

6W3Hは以下の単語の頭文字を取ったもので、特にビジネスシーンでよく使われます。

When（いつ）
Where（どこで）
Who（誰が）
What（何を）
Why（なぜ）
Whom（誰と）
How（どうやって）
How many（いくつ）
How much（いくら）

6W3Hを意識することで内容を分かりやすくできるほか、相手に伝えるべき事項がもれなく記載できる点もメリットです。

提案先がもつ課題を正確に把握する

相手に的確な提案を行うために、まずは相手が抱える課題を正確に把握することが不可欠です。そのニーズに適した提案を行えれば、採用されやすくなります。

まずは相手に関する情報を収集し、どんな点を課題だと感じているのかを正確に把握しましょう。「SWOT分析」や「3C分析」といったフレームワークも役立ちます。

提案によってもたらすメリットを伝える

提案を採用に導くためには、その提案が相手にどういったメリットをもたらすのかを具体的に提示することが重要です。

相手が提案内容を実施した後のイメージが明確に浮かぶくらいの伝え方ができると、提案を受け入れてもらえる確率もグッと高くなるはずです。

予算やスケジュールで実現性を提示する

その提案内容が、いかに現実的かを示すことも重要です。

具体的な予算とスケジュールを提示することで、提案の実現可能性を強調しましょう。

たとえ良い提案でも、相手の会社の規模では到底実現できない予算やスケジュールであれば、採用されづらくなります。この点は相手の立場に立って考えてみましょう。

【テンプレート（例文）】社外向け提案書

書くべき内容を押さえていても、提案書のデザインやレイアウトが良くなければ、そもそも読まれない可能性もあります。

うまくデザインできる自信がない場合は、インターネット上で入手できるテンプレートが便利です。

ここでは、提案書のテンプレートを、例文入りで紹介します。なお、ここで紹介するテンプレートは、以下のページからダウンロードができます。

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「提案書」の書式テンプレート

製品導入の提案

相手に特定の商品の導入を提案したい場合に使えるテンプレートです。

今回は、勤怠管理システムの導入を提案する場合を想定した例文を紹介します。

〇〇年〇〇月〇〇日

株式会社〇〇　〇〇様

株式会社〇〇　〇〇部　〇〇

勤怠管理システム「〇〇」のご提案

貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

この度は、弊社のサービスについてご提案の機会をいただき誠にありがとうございます。

下記のとおり、ご提案いたします。

記

■現状の課題

貴社における従業員の勤怠管理は、紙ベースのプロセスに依存しています。

これにより下記のような問題点が挙げられます。

エラーや手入力ミスの可能性
管理担当者の業務時間の浪費
情報の取り違え
容易な改ざんや不正アクセス
データの可視化と分析が困難
容易な紛失

実際に、紙ベースの勤怠管理をしている企業は、デジタルツールで勤怠管理をしている企業に比べて、ミスをする確率が◯％も高いという調査結果＊も出ています。
＊株式会社〇〇「〇〇に関する調査」（2023年8月実施）

また貴社と同じ規模の企業の◯％が、デジタルツールによる勤怠管理を行っているという調査結果も出ています。＊
＊株式会社〇〇「〇〇に関する調査」（2023年8月実施）

■解決策の提案

当社の勤怠管理システム「〇〇」の導入をご提案します。

「〇〇」は、クラウドベースの勤怠管理システムです。パソコンやスマートフォン、タブレットなどさまざまな端末から操作でき、在宅勤務や出張が多い従業員の勤怠管理もスムーズです。

パソコンやスマートフォン、タブレット以外に必要な道具や端末もないため、ランニングコストも抑えられます。

詳細は別紙に記載しております。

■期待されるメリット
弊社の勤怠管理システム「〇〇」の導入によって期待される効果は下記が挙げられます。

従業員の勤怠管理にかかる時間を●時間削減
エラーや入力ミス、紛失リスクの軽減
従業員の出勤状況の分析を簡易化
従来使用していた用紙の費用を削減（年間で約★万円）

■費用とスケジュール

概算費用：〇〇万円　

＜内訳＞
システム導入費用　◯◯万円
システム初期設定費用　◯◯万円
サポート費用　◯◯万円

想定スケジュール：
◯年◯月◯日（◯）　貴社にシステム導入
◯年◯月◯日（◯）　操作方法の説明会（1日に複数回の実施も可）
◯年◯月◯日（◯）　ミーティングにて不明点や所感をヒアリング、弊社社員で再度説明
◯年◯月◯日（◯）　従来の勤怠管理システムから完全切り替え

■添付資料

システムの仕様や詳細に関する資料を添付しております。

以上

宣伝活動実施の提案

取引先に対して、広報・宣伝活動の実施を提案する場合に使えるテンプレートです。今回は、自社のイベント出展を提案する内容を紹介します。

〇〇年〇〇月〇〇日

株式会社〇〇　〇〇様

株式会社〇〇　〇〇部　〇〇

中小企業向け採用イベント「◯◯◯」出展のご提案

貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

この度は、弊社のイベント「◯◯◯」についてご提案の機会をいただき誠にありがとうございます。

下記のとおり、ご提案いたします。

記

■現状の課題
貴社は数多くの求人媒体に求人を出しており、新卒・中途採用にお困りかと存じます。

弊社の調査では、貴社と同じ◯◯業界の企業の約◯％が、採用活動に苦戦しているという結果＊が出ています。
＊株式会社〇〇「〇〇に関する調査」（2023年8月実施）

また貴社と同じ業界に入社し、短期間で退職した従業員◯名に実施した退職理由に関する調査では、全体の約★％が「◯◯◯」と回答しており＊、この業界に対する考え方には企業側と従業員側のギャップがあると分かりました。貴社が採用活動に苦戦されているのも、同じ理由ではないかと考えられます。
＊株式会社〇〇「〇〇に関する調査」（2023年8月実施）

■解決策の提案
弊社が開催するイベント「◯◯」への出展をご提案します。

「◯◯」は、◯◯業界の中小企業のみを集めた採用イベントです。◯◯業界や◯◯業界の企業に対する理解を深め、応募者を増やすことを目的としています。

実施日時、会場と実施内容は以下のとおりです。

＜実施日時＞
◯年◯月◯日（◯）◯：◯◯～◯：◯◯

＜会場＞
◯◯ホール（◯◯県◯◯市◯◯ ◯◯ビル ◯階）
※求職者は入場料無料

＜実施予定の内容＞