稟議書とは？ テンプレートや承認されやすい書き方を紹介
自分の権限では決められない案件が発生し、稟議書を作成しなければならないという時に、テンプレートがあると便利ですよね。
稟議書を書く際のポイントや注意点などを把握しておくことで、承認されやすい稟議書が作成できます。
そこでこの記事では、稟議書の書き方や注意点、テンプレートを紹介します。これから稟議書を作成する人は、ぜひ参考にしてみてください。
稟議書とは
稟議書（りんぎしょ）は、個人の権限では決定できない重要な事案に関して、会社の上長へ回覧し承認を得るための書類です。
例えば、多額の経費申請や従業員の新規採用など、会社全体の了承が必要な場合に利用します。
通常、権限の低い人から高い人に順に資料を回し、関係者全員の承認が得られるまで進行します。承認者が増えると、決裁までに時間がかかるのが特徴です。
稟議書を用いると、承認や決議のための会議や説明を省くことが可能です。迅速な決裁を行うことで、組織内のスムーズな運営につながるでしょう。
稟議書のテンプレート
稟議書には、使用場面に応じて複数の書式があります。
ここでは、その中から基本的な稟議書と状況別の稟議書のテンプレートを紹介します。
また、ビズオーシャンでは、稟議書のテンプレートを配布しているので、ぜひご活用ください。
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基本的な稟議書のテンプレート
シチュエーションを問わずに使用できる、シンプルな稟議書のテンプレートです。
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採用稟議書のテンプレート
従業員の新規採用で使用できる稟議書のテンプレートです。
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購買稟議書のテンプレート
商品購入や、事業に使う予算の承認を願い出る際に使用できるテンプレートです。
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【例文】承認されやすい稟議書の書き方
稟議書の承認をスムーズに得るためには、以下の項目が必要です。
- 起案者名
- 日付
- 件名・タイトル
- 稟議の内容
- 稟議の目的
- 理由
いずれも決裁に必須となるため、漏れがないように記入しましょう。
起案者名
起案者の氏名と所属先を、フルネームで明記しましょう。
【例】経営企画部 企画課 稟議 大洋
日付
起案者は「起案日」と「決裁希望日」を明示し、いつまでに承認を完了させたいか、期限を明確にします。
ただし「決裁日」は決裁者が後日記入するため、空欄で構いません。
【例】起案日：令和10年4月1日、決裁希望日：令和10年4月15日、決済日：令和10年〇月〇日
件名・タイトル
稟議書の冒頭には、適切な件名やタイトルを記入します。
稟議内容が一目で理解されるように、分かりやすくかつ簡潔にまとめましょう。
【例】「経費承認申請」「新規採用計画提案」
稟議の内容
稟議内容では、要望の具体的な内容の提示が不可欠です。
必要になる費用や期間に関する明確な情報を加え、見積書や製品カタログなどの資料を添付することで、より説得力のある稟議書に仕上げることができます。
【例1】セキュリティシステム導入のケース
- サービス名・数量：ビズ社 ビジネスサービス「プレミアムプラン」を営業部8名に導入
- 費用：年額 48万円（1名あたり利用料 税込6万円）
- 添付資料：ビジネスサービス「プレミアムプラン」カタログ、費用見積書
【例2】研修プログラムを提案するケース
- プログラムの概要：新入社員へのビジネスマナー研修
- 必要予算：マナー講師の招へい料 税込8万円（セミナー代・交通費などを含む）
- 実施期間：4月1日/8日/15日のうち、いずれか2日間（講師と要相談）
- 添付資料：マナー講師 大海原洋子氏のプロフィール、費用内訳書
稟議の目的
稟議書の目的もきちんと記載しましょう。
承認後に得られるメリットを挙げて強調するほか、デメリットがある場合はデメリットも記載します。
デメリットよりもメリットの方が大きいことを示すと、より承認されやすいでしょう。
【例1】新規採用計画を提案する場合
＜メリット＞
- 人材強化により業務効率が10%向上する見込みです
- 営業人員増加により売上高15%アップが可能です
- 社内に新しい風が入ることにより活性化が期待されます
＜デメリット＞
- 基本的な新人教育に約1ヶ月間を要します
（※新人教育はマンツーマンではなく、営業部全員で順次対応する予定です） - 営業メンバーとしてひとり立ちするまでは2～3ヶ月ほど必要になります
（※今回の採用では、営業経験を有する者を対象にしているため、未経験者よりは早く、現場に投入できる見込みです）
【例2】営業部門のイベント開催を申請する場合
＜メリット＞
- 新規顧客の獲得が少なくとも10件（昨年度は13件）見込まれます
- 既存顧客のリレーションシップを強化できます
- 会社の知名度アップ並びに来期の新卒採用募集が期待できます
＜デメリット＞
- イベントは日曜日に実施予定のため、休日出勤手当が発生します
- イベント準備のため、残業時間の増加が一時的に起きます
（※参加者には、代休取得や閑散期の有給消化を推奨することにより、年度内の労働時間の調整を実施予定です）
理由
理由の項目では、起案する事柄がなぜ必要なのかを詳しく説明します。
要望の背景や経緯について、順を追って記載することが大切です。
根拠に基づいたデータや予測される課題、それに対する解決策を具体的に示すと、より承認されやすくなります。
【例1】業務改善を提案する場合
現行のプロセスでは、紙媒体による上長の決裁待ちが至るところで発生しており、業務効率が著しく低下しています。そのため、A社の電子決裁システム（別紙参照）を導入することにより、時間の無駄を解消し、生産性向上が図れます。
【例2】新規プロジェクトを立案する場合
現状の市場規模では、若年層の需要に対応しきれていないことが、先日の調査で判明しました（別紙参照）。競争力を向上させるため、20代から30代前半の認知度とシェア率の向上が必要です。新規プロジェクトでは、ターゲット層へのアプローチが可能になります。
- 簡潔にまとめる
- 懸念点がある場合は解決策まで提示する
- 関係者に事前に内容を伝えておく
稟議書を通しやすくするためにも、それぞれの内容を確認し、実践してみてください。
簡潔にまとめる
稟議書の効果的な伝達には、簡潔さが欠かせません。具体的には、以下の3点が必要です。
- 結論を最初に書くこと
- 箇条書きを使って視認性を上げること
- 過剰な装飾は避けて伝わりやすい言葉で書くこと
上記を踏まえた上で、承認者が迅速に理解できる稟議書を作成しましょう。
懸念点がある場合は解決策まで提示する
稟議書では、懸念される可能性がある問題にも触れ、具体的な解決策を提案することが重要です。
メリットだけでなく、デメリットも提示すると信頼性が向上し、稟議が通りやすくなります。
関係者に事前に内容を伝えておく
稟議の承認を得るためには、関係者に事前に稟議の概要を伝えておきましょう。
承認者が無情報のまま稟議書を受け取ると、理解が遅れ、懐疑的な態度を取られる恐れがあります。
業務の合間を見つけて、内容を軽く共有するだけでも、理解の促進とスムーズな決裁につながるでしょう。
まとめ
稟議書を作成する際は、次の項目を適切に記載するようにしましょう。
- 起案者名
- 日付
- 件名・タイトル
- 稟議の内容
- 稟議の目的
- 理由
それぞれ明確に記載することで、承認されやすい稟議書が作成できます。
また、簡潔にまとめる、懸念点がある場合は解決策まで提示するなど、ポイントを抑えるとよりよい稟議書になります。
稟議書を作成する際は、ぜひこれらのポイントを意識してみてください。また、ビズオーシャンでは稟議書のテンプレートを配布しているので、ぜひご活用ください。
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