社外会議議事録の書き方と活用ポイントその2

他社も参加する社外会議には万全の態勢で臨みたいものですが、社外会議で議事録を担当することになった場合、どのような点に注意して書記をすればいいのでしょうか。社内会議での議事録とは、何か違いがあるのでしょうか。

本記事では、議事録に記載すべき基本情報、各議題の討議結果のまとめ方、会議の総括や今後の課題の示し方など、社外会議の議事録の書き方や活用方法を簡単に説明していきます。

議事録作成に役立つテンプレートも提供していますので、ぜひご活用ください。

この記事の著者

グローバル・ビジネスマッチング・アドバイサー（GBM&A)

■開催日時、場所、出席者、目的を明示する
■議題と議題毎の結果を明示する
■会議結果の総括と今後の課題を明示する

書式の説明
会議の内容を記録するための議事録、日時・場所・出席者・議題などを記入できます。

・	議事録のテンプレートは、社内用と同じものを使えます。
・	会社間の公式文書になる事を意識して、会議の開始要領として、以下の事項を明記する。
	開催日時、場所出席者氏名、所属会社、役職名代理出席の場合、氏名、所属会社、役職名欠席者が出た場合、本会議が成立し、会議結果についても同意している旨、事前確認を取った上で記載しておくようにする。
・	本会議が公式なものとして成立したことを表記する。
・	会議目的と期待する成果を記載する。これにより、本会議の意味づけを明確化する。
・	社内会議と同様に、会議結果が想定した成果が得られたか、未解決事項の扱いが明確になり、次のアクションにつながる。

・	討議議題を箇条書きにリストアップする。
・	各議題毎に、結論が出た事項、未解決の事項と分けて箇条書きにする。
・	未解決事項は、更に本会議での検討継続事項とするか、別途他の出席者による会議で討議するか、検討自体を終了するかなどの方向性について明記する。方向性が出せない場合、次の会議の検討課題として記載する。
・	議題の討議過程で意見や異論が出され、その内容が議題の結果に影響する場合、当該情報を付帯事項として内容、発言者氏名を記載する。
・	新規検討課題が席上提案された場合、その扱いや検討方法について記載する。
・	説明用に使用された資料は議事録に添付し、説明者氏名も明記する。
・	必要に応じて特記事項を記す。

・	総括は必ず行い、出席者全員の同意を取りながら、各議題毎に会議結果を記載する。
・	各議題毎に得られた結論、未解決課題を再確認し、各々箇条書きにする。
・	議論の過程で新規に出された検討課題は、明記する。
・	未解決事項は、次回会議で討議するかどうか扱い方法について記載する。
・	新規検討事項は、扱い方法について検討し、記載する。
・	意見の一致が得られない事項や、会議の進め方などに関する意見で会議の運営に影響を与える事は明記し、次回会議での扱い方法について記載する
・	次回会議の開催予定と討議すべき議題を記載する。
・	正式な議事録発行前にドラフトを全出席者に配布し、全員の了解取得後に、正式な議事録を発行する。