会社や部署、自分の戦略のベースとなる報告書「業務日報」

業務日報とは日々の業務内容を文書化した報告書です。ただ書くのではなく、何のために書くのかをまずは考えてみましょう。目標に対しての進ちょく確認、あるいは仕事内容の判断、次の展開へのアドバイスなど、さまざまな目的があります。目的は状況によってさまざまですが、一番の目的は日々の仕事を「見える化」するということです。今日の一日の行動のなかで、どの情報を「見える化」すべきなのか、考えると書きやすくなります。

二つ目のポイントは「簡潔＆具体的」に書くということです。簡潔に書くためのコツは、伝えたいことをできる限り一般的なわかりやすい言葉で書くこと。具体的に書くためのコツは数字を入れる、地名や会社名、商品名を入れるなど、口頭で説明しなくても、同じ内容がどの読み手にも同じように伝わる工夫をするということです。この報告書の例文にある「大手量販店にて「○○○○○」の人気商品のチェック」という文章も「大手量販店○○電機の○○店にてロボット型掃除機の人気商品のチェック」と書くとよりわかりやすくなります。

最後のポイントは特記事項にあります。その日の自分なりの考察、調べてみたこと、業界動向、顧客動向など、長い一日の仕事のなかで気づいた点を書いてみましょう。第一週目のコラムにも
書きましたが、編集後記は自分の個性と味を出せる場所です。同じように、報告書の特記事項こそ実は「できるビジネスパーソン」への近道かもしれません。みなさんはどんな特記事項を書きますか？まさに腕の見せ所。いろいろな可能性を考えてみてくださいね