なぜ効果がない？ DXを加速させる鍵は、ワークフローシステムとの連携だった

なぜ効果がないのか

DXの効果が実感できない主な要因として以下の２つが考えられます。

1.利用が限定的

DXの効果が実感できない主な要因の1つ目として、「DXツールの利用が限定的である」ことが挙げられます。

世の中には、例えばSAF（営業支援システム）や会計システム、人事システムなどさまざまなツールが存在しますが、これらはどれも利用が特定の業務に限定されてしまうため、デジタル化による恩恵を1部の従業員しか享受することができず、組織全体でのDX効果を実感できなくなってしまいます。

2.縦割りの組織構造

日本特有の縦割りの組織構造もまた、DXの効果が実感できない原因となってしまうことがあります。

DXとは、データとデジタル技術を活用してビジネスモデルや業務そのものを変革することを指しますが、縦割りの組織構造の場合、各部門でデジタルツールを導入しても、それらのデータを連携して活用することが難しくなってしまうからです。

成功の鍵はワークフローシステム

では、上記の課題を解決し、組織全体でDXの効果を実感できるようにするには、どのようにすればいいのでしょうか。

その答えの１つがワークフローシステムの導入です。

ワークフローシステムとは、稟議をはじめさまざまな業務手続きを電子化するシステムで、導入することで、DX推進の基盤を構築することができます。

ワークフローシステムがDXの基盤となる理由

それでは、ワークフローシステムがなぜDXの基盤となりえるのか、その理由について見てみましょう。

1.従業員全員が利用できる

書類の作成や申請、承認、回付など、ワークフローシステムで電子化できる業務は、部門を問わず必要であるため、全従業員が利用することができます。

そのため、ワークフローシステムを導入することで、1部の従業員ではなく組織全体の効率化が見込めます。

2.さまざまなシステム・ツールと連携できる

書類の作成や申請、承認、回付はあらゆる業務に紐づくため、ワークフローシステムはさまざまなデジタルシステム・ツールと連携することができます。

ワークフローシステムと連携することにより、各システム・ツールの利用やデータ活用が限定的なものではなく組織全体に広がるため、DXの加速が期待できるでしょう。

ワークフローシステムとの連携で相乗効果が生まれるシステム

ワークフローシステムは単独で使用しても、さまざまな効果が期待できますが、前述にもあるように、他のシステム・ツールと連携することで、業務効率化やデータ活用においてさらに相乗効果が生まれます。

それでは、ワークフローシステムと連携することで、相乗効果が生まれるシステム・ツールについていくつかご紹介したいと思います。

1.グループウェア

情報共有を効率化するグループウェアと、ワークフローシステムを連携することで、グループウェアのトップ画面に、書類回付の進捗情報をリアルタイムで表示させたり、シングルサインオンができるようになるといった効率化が可能になります。

2.RPA

RPAとは「Robotics Process Autmation（ロボティック プロセス オートメーション」の略で、ロボットによる業務の自動化を指します。

RPAは主に、オンライン上にある人の判断を必要としとしない定型の作業を自動化することができますが、その一方で、同じように人の判断を必要としない業務であっても、もともと紙で運用されていたアナログ業務には対応できません。

そこで、ワークフローシステムと連携することによって、これまでRPAだけではカバーできなかった範囲まで自動化することが可能になります。

3.会計システム

会計システムとワークフローシステムを連携することにより、経費精算などの会計業務を大幅に効率化することができます。

例えば、ワークフローシステムで申請したデータを会計システムに引き継ぐことで、二重入力や、それにともなう入力ミス、ダブルチェックなどの作業をなくすことができるため作業工数を大幅に減らすことができます。

4.電子帳票システム

電子帳簿保存法改正により、保存要件が大幅に緩和された昨今、JIMA認証を取得している電子帳票システムの需要が高まっています。

※JIMA認証・・・公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が会計システムやソフトウェアに対して審議を行い、電子帳簿保存法の要件および法的要件を満たしていることを認証する制度。

電子帳簿システムとワークフローシステムを連携することにより、企業間の取引について社内から社外まで一気通貫でペーパーレス化することが可能になります。

5.電子契約システム

電子契約システムとは、契約手続きを電子化するシステムです。

タイムスタンプや署名捺印といった機能も搭載していることから、従来の書面での手続きと同様の法的証拠力を持つとされています。

電子契約システムとワークフローシステムを連携することにより、社内の意思決定を迅速化することができるため、契約締結までの期間を短縮することが可能です。

6. 勤怠管理システム

勤怠管理システムとワークフローシステムを連携することで、有休休暇や時間外労働といった、勤怠管理に付随する手続きを効率化することができます。

7.人事システム

人事システムとワークフローシステムを連携することで、採用や退職、人事異動、組織改編に伴う申請手続きを自動で起票することが可能になります。

まとめ

今回の記事では、DXの取り組みについて効果が実感できない理由と、その解決策としてワークフローシステムの導入および他システムとの連携をご紹介させていただきました。

今回取り上げたシステムの中には、ワークフロー機能を備えたものもありますが、特に組織構造が複雑な企業の場合は、承認フローに対応できずほとんどペーパーレス化できないといったトラブルも起こりえます。

せっかくはじめたDXの取り組みを形だけのものにしないためにも、まずはワークフローシステムの導入を考えてみてはいかがでしょうか。