拠点間の常時接続で業績アップ！コミュニケーション不足を解消する方法とは？

ギンガシステム株式会社

コミュニケーションの不足が会社の業績に深くダメージを与える危険性があることはご存じでしょうか。
昨今のコロナ禍の影響で、テレワークの導入や現地に行かなくてもやり取りができるリモート会議ツールの普及で、直接会わないスタイルに働き方を変化させていった企業様は多いと思われます。
そのような状況から少しの時間が経過し、このスタイルにもようやく慣れてきた…と思われるかもしれません。

しかし、このような直接会わないスタイルは、コミュニケーション不足や業務効率の悪化という新たな課題を芽生えさせています。
この課題は、業績の低下にも繋がりかねないもので、早めの対処が必要不可欠です。

この記事では、せっかく浸透し始めた新たな働き方スタイルを変化させずに、コミュニケーション不足を簡単に解消できる方法をご紹介します。

リモートが主体となった現場では何が起きているのか？

今や日常業務で当たり前に使われるようになった、zoomやTeamsといったリモート会議アプリは、わざわざ現地に行かなくてもオンラインで対面できるため、スケジュールや移動の手間が省ける便利な仕組みです。

一方で、テレワークの導入や支店間の直接交流の減少など直接会わないことは、コミュニケーションのあり方を考えさせられる課題を生み出しています。

7割以上の従業員が「社内コミュニケーションに課題がある」と感じている

HR総研が実施する「社内コミュニケーションに関するアンケート2022年」によると、テレワークなどでリモートを活用している企業の中で「社内のコミュニケーションに課題がある」と感じている企業は、実は「7割以上」にものぼるという結果が出ています。

さらに、コミュニケーションの不足によって以下の業務障害が起こることが挙げられています。

目指す方向への認識の統一（45%）
迅速な情報共有（40%）
業務へのモチベーション維持（37%）

この他にも、チームビルディングや部門・事業所間の連携面に影響があるとしており、コミュニケーションの不足が事業の生産性に悪影響を及ぼしていることは明らかです。

課題が業績の悪化につながる理由

301～1,000名の中小企業による同アンケートの結果では、社内コミュニケーションの減少による懸念事項は、「管理職のコミュニケーション力低下」が最も多く58％、次いで「社員のコミュニケーション力低下」が46％、「組織風土・社風の浸透」が42％などとなっており、「コミュニケーション力の低下」を懸念する企業が多いことがうかがえます。
業務の進行上、管理職・社員間のマネジメントと情報共有が非常に重要で、コミュニケーション不足による連携力の低下や効率の悪さが業績の悪化につながると推測され、早急な対策が必要であると考えます。

引用：アンケート結果データ引用
（HR総研「社内コミュニケーションに関するアンケート」2022年より引用）
https://www.hrpro.co.jp/research_detail.php?r_no=329

コミュニケーション課題を解決する手段「拠点間の常時接続」

コミュニケーションの課題を解決するためには、

ちょっとした声掛けなど当たり前にコミュニケーションが取れる
相手の様子や表情がいつでもわかる
全社で集まることができる機会を増やす

これらの環境を作り出すことです。しかし、テレワークや拠点が離れていては、直接このような機会を作り出すことはできません。

そこでおすすめなのが、「拠点間の常時接続」です。弊社が取り扱う、拠点間常時接続システム「お隣オフィス」なら、いつでも相手の様子が見て取れて、当たり前にコミュニケーションを図れる環境を、驚くほど簡単に作り出すことができます。

拠点間の常時接続「お隣オフィス」とは？

「お隣オフィス」は、リモート会議で使う専用端末を双方向でつなぎっぱなしにして、お互いのオフィス状況を常にモニタに映し出す状態にします。

zoomやTeamsのようなパソコンのリモート会議アプリを使うのではなく、リモート会議専用端末を使うため長時間でも安定した接続状態を維持できます。

また、大きなオフィスフロアであれば全体が見渡せる場所にカメラを設置し、映し出すモニターサイズを大きくしたり、営業チーム単位で他の拠点と常時接続するのであれば、デスクにおけるモニターサイズを使ったりと、規模や用途に合わせてモニタやカメラ・スピーカーマイクを組み替えて最適な常時接続環境を作り出すことができます。

常時接続を導入すれば、人の動きや表情、在席状況などがいつでも確認できるようになり、まるで空間をつないで離れた拠点オフィスが「お隣」にあるような感覚になります。

「監視カメラ」とも全く違い、相手の表情も読み取れるほど鮮明な映像で、いつでも双方向でコミュニケーションが取れる、画期的なオフィス環境になります。

なぜ常時接続はコミュニケーションを活性化させるのか？

常時接続環境は様々な良い効果を生み出し、コミュニケーションを活性化させます。
それはなぜなのか？

・拠点間でお互いの状況がすぐにわかる
遠方のオフィスの場合、映像情報が無ければ当然、今どのような様子・状況なのかはわかりません。電話でもなかなか掴みづらいでしょう。
しかし、常時接続であれば、モニタを見れば近くにいるような状態なので、相手の状況が直ぐに把握できるので、いつでも必要な時に直ぐに声掛けができます。

・相手の様子をみて声掛けができる
「今、〇〇さんに相談したいことがあるけど、忙しいかな？」
画面を見ると直ぐにその様子はわかるので、話しかけるタイミングが取りやすいです。
モニタ越しに直接話しかけることもできますし、顔を見ながら電話することだってできます。

・マネージャーへの報連相、決裁が早くなって効率的！
社長や上長への相談や質問といったことも、声掛けがしやすくなります。
普段、他拠点に上長がいる場合、出張の機会でしかコミュニケーションを取れませんが、画面越しに見えていることにより、いつでもコミュニケーションが取れるようになります。
決裁などタイムリーに判断が必要なことも、時間ロスを抑えることができるので、業務が円滑に進むようになります。

・離れた拠点との一体感が深まる！
オフィスが違うと社員同士のコミュニケーションはどうしても薄れます。
しかし常時接続であれば、たとえ離れていても一緒に働いている感覚ができて一体感が強まります。
相手が見えなければ「置き去り感」や「他人事感」が生まれがちですが、常時接続なら社内で一体感が生まれます。

・人事配置で拠点の括り問題が無くなる
人材の人事配置を行う場合、スタッフが所属する拠点配置も検討事項に入るのではないでしょうか。
場合によっては、事業部スタッフをある拠点に集中させる必要があるかもしれません。
そうなった場合、スタッフの所属拠点の異動が発生します。
しかし、スタッフによっては異動が難しく適材・適所が上手くいかない場合があります。

常時接続であれば、場所の制約がなくなるため異動の必要が無くなります。
適材・適所の人事配置ができれば、会社としても事業構想を練りやすくなるはずです！