使途不明金とは？ 意味や発生タイミング・処理方法と企業ができる対策

使途不明金とは？

使途不明金は使い道がわからない金銭です。法人が交際費や接待費、機密費等の名義で支出したものの、取引目的が不明なものをいいます。

会計処理を行うときに通常は支払額と支出先、使途を記入します。例えば、取引先の企業Aに商品仕入代として50万円支払う場合、支払額は50万円で支出先は企業A、使途は商品仕入代です。

しかし、使途を明記せずに支払額と支出先だけを記載していると、50万円は使途不明金と判断されます。

使途不明金は会社として負担すべきか、事業と関係があるかなども不明です。そのため、税務上は損金と認められないので注意が必要です。

発覚タイミングは主に税務調査

使途不明金が発覚する主なタイミングは税務調査です。税務調査では売上や経費などの内容や計上の時期、漏れなどを確認します。

事業の規模に関係なくすべての法人・個人事業主が調査の対象です。税務調査での確認事項は、支払額や支出先、支出の目的などを細かく調査されるため、使途不明金が発覚します。

使途不明金を発生させるリスク

使途不明金を発生させるリスクには、納税額が大きくなることがあげられます。というのも、使途不明金は取引の目的が不明瞭なため税務上の損金として認められません。

損金が少なくなると課税対象となる所得が増えるため、納税額が大きくなります。

また、後で解説する使途秘匿金に該当する場合は、支出額が損金不算入になるだけではなく、追加の課税が発生します。

使途不明金が発生しやすい勘定科目

使途不明金はどのようなタイミングで発生するのでしょうか。ここでは、使途不明金が発生しやすい勘定科目を解説します。

交際費

交際費とは、飲食店での接待やお中元など、会社経営を円滑に進めるために取引先とのお付き合いに使用される費用のことです。法人が取引先と仕事上の関係で必要な付き合いをする費用が、交際費として認められます。

また、現在取引がない相手の場合でも、今後取引先になる可能性があれば交際費として計上可能です。

交際費は、使途不明金が発生する可能性が高い勘定科目といえるでしょう。例えば、誰を接待したのかわからない利用した飲食店の領収書だけ保管をしている交際費などです。

支出先は把握できているものの、接待の相手やお店の利用目的が不明瞭なため、使途不明金と判断されます。

雑費

使途不明金が発生しやすい勘定科目に雑費もあげられます。雑費とは、ほとんどの勘定科目に当てはまらない経費のことです。

また、少額かつイレギュラーな出費が雑費に該当します。具体的には、一時的なレンタル費用などです。

雑費や勘定科目の名称だけでは支出内容がわからないため、税務調査で疑われやすいです。特に、雑費が増えるほどその傾向は強くなります。雑費の金額が増えすぎないように、現状使用している勘定科目に集約できないかよく検討することが重要です。

雑費の使用目的を質問された場合に、使徒を明確に説明できない場合は使途不明金と判断されます。

使途不明金と使途秘匿金の違いと判断基準

使途不明金と似た用語として使途秘匿金があります。ここでは、使途秘匿金の違いと判断基準について解説します。

使途秘匿金とは法人が支出した金銭の支出のうち、相手の氏名または名称、住所または所在地、その事由を、相当の理由なく帳簿書類へ記載していないものをいいます。要するに、使途秘匿金とはお金の使い道を隠している金銭の支出です。

使途秘匿金は支出した金額が損金不算入になることに加え、支出額の40%が追加課税されます。

以下では、使途不明金との違いや使途秘匿金と判断される基準について紹介します。

使途不明金との違いは「違法性の度合」

使途不明金との違いは違法性の度合いです。ここでいう違法性は税法上の違法性を指します。

基本的に、使途不明金は意図せず使用目的が不明になっている金銭の支出ですが、意図的に使用目的を隠している金銭の支出が使途秘匿金です。金銭の使用目的を隠していると、脱税の可能性が高いと解釈されます。

税法上はこのような意図的に使用目的を隠すような支出を抑制するために、、使途秘匿金と認められた支出に対して追加的な課税を求めています。

使途秘匿金と判断される基準

使途秘匿金と判断される基準は、主に次の4つです。

ひとつ目のポイントとしては、法人による金銭の支出かどうかです。金銭以外の資産を贈る場合にも、税法上は金銭の支出という扱いになります。

支出先の名称や所在地等の記載が帳簿にあるかどうかも、判断基準の1つです。支出先の情報がないと適切な支出とは認められません。反面調査が行われるケースもあります。

3つ目の記載がない相当の理由とは、チップや小口の謝礼金など、通常帳簿に記載しないものです。適切な理由がないと使途秘匿金と判断されます。

対価性があるかどうかも、判断基準のポイントです。支出が取引の対価として妥当であると認められれば、使途秘匿金ではありません。

使途不明金の会計処理の方法

結論から言うと使途不明金は法人の経費として処理をすべきではありません。そもそも取引目的や用途がわからないお金は、税務上の損金として認められないです。

使途不明金を会計処理するのではなく、いかに用途がわからない費用を減らす対策が行えるかが重要でしょう。

使途不明金を出さないために企業ができる対策

使途不明金を出さないために企業ができる対策として、支出の内容や支出先、目的を明確にした上で内部での承認を必ず取ることがあげられます。

一定規模以上の法人であれば、経費の立替や高額な支出を行う際に稟議等の承認フローが必須です。その際に支出内容、相手先、目的を漏れなく明確にし社内の承認フローを回すことで、使途が不明な支出を防ぎやすくなります。

また、証拠となる領収書をきちんと保管し、内容が不十分であればメモ等を残すのも有効な対策です。支出の根拠となる領収書等は、会計帳簿の伝票No.と関連付けをしてわかりやすい形で保管しておきましょう。

内部決裁のフローが整備されていない会社や法人の代表者が、自らの判断で支出を行うときには領収書を保管する際に、相手先や目的等の内容を補足したメモ書き等を併せて残しておくと使途不明金となる可能性を防ぎやすいです。

経理担当者の方で内容のよくわからない領収書がある場合は、必ず支出を行った人に確認をすることが必要です。上記の方法を怠った結果、内容が不明なままの支出を会計処理してしまうと、意図的でなくても使途不明金になる恐れがあるので注意しましょう。

使途不明金についてのまとめ

使途不明金とは支出の目的や使い道がわからないお金です。支出額や支払い先が明確だとしても、使用目的が不明瞭なものは使途不明金とみなされます。

使途不明金は企業にとって損失になるため、経理処理・管理を行うなどの対策が重要です。適切な会計処理を行い、使途不明金を減らしましょう。