会計伝票とは? 種類と基本的な書き方
会計伝票は企業の日々の取引を正確に記録するための重要なツールで、誰が見ても取引内容がわかるようにする役割があります。さらに伝票式会計を取り入れることで、複数人で作業分担が可能になり、作業効率の向上を実現できるでしょう。
この記事では、会計伝票の概要から実務での活用方法までを詳しく解説します。
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会計伝票は、取引ごとにその内容や金額などを記録するものです。これを使用することで、取引内容が明確になるだけでなく、複数人で取引内容を管理できます。
ここでは会計伝票の定義や仕訳帳との違いについて詳しくご紹介します。
会計伝票の定義と役割
会計伝票は日々の取引を記録するものです。そして、伝票に記入することを「起票」といいます。
会計伝票の役割は、いつ・誰と・どんな取引をしたのか誰が見てもわかるようにすることです。これにより、後の会計処理にかかる負担を軽減できます。
会計伝票は種類によって仕様が異なりますが、主に以下のようなことを記載します。
- 取引の日付
- 勘定科目
- 金額
- 取引内容
- 取引先
- 担当者・承認者印
会計についてさらに詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。
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会計とは? 経理・財務・簿記との違いから業務効率化のポイントまで解説会計伝票と仕訳帳の違い
会計伝票と仕訳帳は、どちらも取引を記録するためのものです。しかしそれぞれに以下のようなメリット・デメリットがあります。
- 会計伝票:取引ごとに独立しているため、複数人で管理可能
- 仕訳帳:取引を時系列で一括記録するため、複数人での管理は難しい
仕訳帳は取引内容ごとに分かれておらず、取引発生順に記入します。そのため、仕入れの取引ごとや売り上げ取引ごとなど、作業分担ができません。しかし、会計伝票ではそれぞれの取引内容ごとに独立して起票できるため、複数人で作業分担ができます。
伝票式会計とは
会計伝票を活用して効率的に取引を記録する会計方法を「伝票式会計」と言います。
この会計方法には「1伝票制」「3伝票制」「5伝票制」の3種類があり、特徴が異なります。
それぞれの特徴を把握して、会計時にどの伝票制を採用するか役立ててください。
1伝票制
1伝票制は、全ての取引を1つの伝票のみで記録する方式です。振替伝票と同じ様式の仕訳伝票が使用されます。シンプルで管理しやすい反面、取引の分類が難しく、集計に時間がかかります。以下にメリットとデメリットをまとめました。
メリット |
|
デメリット |
|
1伝票制はかなり複雑で手間がかかるため、採用している企業はあまりありません。
3伝票制
3伝票制は、入金伝票、出金伝票、振替伝票の3種類の伝票を使用する方式です。3伝票制は現金の動きを把握しやすく、特に、飲食業など現金取引が多いBtoCの業種に向いています。
この方式での分類方法は以下の通りです。
- 入金伝票:現金での入金時
- 出金伝票:現金での出金時
- 振替伝票:それ以外の取引
5伝票制
5伝票制は、入金伝票、出金伝票、振替伝票に加えて、売上伝票と仕入伝票を使用します。特に卸売業や製造業など売掛金や買掛金の掛取引が多い業種に向いており、BtoB事業での採用が多い傾向にあります。
この方式での分類方法は以下の通りです。
- 入金伝票:現金での入金時
- 出金伝票:現金での出金時
- 売上伝票:売り上げ発生時(現金・売掛金)
- 仕入伝票:仕入れ発生時(現金・買掛金)
- 振替伝票:上記のどれにも当てはまらない取引
会計伝票の種類
会計伝票には様々な種類がありますが、ここでは5伝票制で使用される伝票について詳しく解説します。それぞれの伝票の特徴や使用方法を理解し、起票する際の参考にしてください。
入金伝票
入金伝票は現金の受取を記録するための伝票です。入金伝票には以下の項目を記入します。
- 科目
- 金額
- 摘要
(例)A社から商品Bの売掛金50,000円が振り込まれた。
科目 |
金額 |
摘要 |
売掛金 |
50,000 |
A社から商品Bの売掛金の入金 |
出金伝票
出金伝票には現金の支払いを記録します。出金伝票に記入する内容は以下の通りです。
- 科目
- 金額
- 摘要
(例)事務用のボールペン(@120×100個)を現金で購入した。
科目 |
金額 |
摘要 |
消耗品費 |
12,000 |
ボールペン 100個 (@120) |
売上伝票
商品やサービスを販売した際は、売上伝票を使用します。売上伝票には、以下の内容を記入しましょう。
売上伝票には科目欄がありません。これは売上伝票の科目は売掛金に固定されているためです。
- 金額
- 摘要
(例)C社へ商品Dを100,000円で販売した。
売上伝票の記入は以下のようになります。
金額 |
摘要 |
100,000 |
C社へ商品Dの販売 |
この時、仕訳としては以下のようになります。
借方 |
貸方 |
||
売掛金 |
100,000 |
売上 |
100,000 |
C社への商品Dの販売が掛売上であれば、後日入金があった際に入金伝票を起票しましょう。一方で、現金売上の場合は、売上伝票と同時に入金伝票も起票することになります。
仕入伝票
仕入伝票は商品の購入を記録するための伝票です。仕入伝票には、以下の内容を記載します。仕入伝票にも科目欄がありません。仕入伝票の科目も買掛金に固定されているためです。
- 金額
- 摘要
(例)E社から原材料を30,000円で購入した。
仕入伝票の記入は以下のようになります。
金額 |
摘要 |
30,000 |
E社から原材料の購入 |
この時、仕訳としては以下のようになります。
借方 |
貸方 |
||
仕入 |
30,000 |
買掛金 |
30,000 |
E社からの原材料の購入が掛仕入であれば、後日出金があった際に出金伝票を起票します。
また、現金仕入の場合は、仕入伝票と同時に出金伝票の起票も必要です。
振替伝票
現金の移動を伴わない経費の支払いなどの取引や、決算整理などを記録するために使用するのが振替伝票です。複雑な取引や決算時の仕訳も、この1枚の伝票で記録できます。
振替伝票の記入例は以下のようになります。
金額 |
借方科目 |
摘要 |
貸方科目 |
金額 |
5,000 |
売掛金 |
商品A 20個 |
売上 |
5,000 |
振替伝票については以下の記事で詳しくご紹介していますので、こちらをお読みください。
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経理初心者の方必見! 振替伝票の書き方・作成タイミング・注意点などを徹底解説会計伝票の基本的な書き方
会計伝票は、正確に記入することが非常に重要です。
ここでは、会計伝票に共通する基本的な記入項目や注意点について解説します。
共通の記入項目
全ての会計伝票には、日付、勘定科目、金額、摘要の記入が必須です。これらの項目を正確に記入することで取引の内容を明確に把握でき、後の財務諸表の作成などの会計処理も円滑に行えます。
記入項目 |
記入する内容 |
---|---|
日付 |
取引が発生した日 |
勘定科目 |
取引内容を最も適切に表す科目 |
金額 |
取引の金額 |
摘要 |
取引の詳細な内容や取引先の名称など |
こうした項目を日頃から丁寧に記入しておけば、正確な決算書の作成に繋がります。
記入時の注意点
会計伝票記入時は、金額の誤記や不適切な勘定科目の記載に注意が必要です。
金額や勘定科目を間違うと、その後の会計処理にまで影響を与えます。記入後に必ず金額と勘定科目を再確認し、誤記を防ぎましょう。
また、勘定科目の選択には会計知識が必要です。少しでも迷った際は、上司や専門家に確認することをおすすめします。
会計伝票の実務での活用
会計伝票は、単に取引を記録するだけでなく、効率的な会計処理と正確な財務報告を実現するための重要なツールです。ここでは、会計伝票の仕訳までの流れや、チェックポイントについて具体的に解説していきます。
会計伝票の起票から仕訳までの流れ
会計処理の基本的な流れは、取引発生 → 伝票起票 → 承認 → 仕訳の順で行われます。それぞれの手順は以下の通りです。
- 取引が発生したら適切な伝票を選択し、伝票に起票する
- 記入した伝票を上司や責任者に提出し、承認を受ける
- 承認された伝票をもとに仕訳を入力する
伝票に起票する際は、適切な勘定科目と正確な金額を記入しましょう。伝票の内容をもとに仕訳帳へ転記します。
会計伝票のチェックポイントと管理の基本
会計伝票の定期的な照合と適切な保管は、正確な会計記録を維持するための基本です。チェックポイントとしては、以下のような項目が挙げられます。
項目 |
チェックポイント |
---|---|
日付 |
取引日と伝票の日付が一致しているか |
金額 |
伝票の金額と実際の取引金額が一致しているか |
勘定科目 |
取引内容に適した勘定科目が選択されているか |
承認印の有無 |
必要な承認が得られているか |
証憑書類との整合性 |
請求書や領収書などの証憑書類と内容が一致しているか |
これらのチェックを定期的に行うことで、誤りや不正を早期に発見し、修正もできます。
管理面では法定保存期間の遵守が重要です。通常、法人税法では領収書は7年間の保管が必須です。伝票は取引順に整理し保管します。
会計伝票を活用して正確な記録をしよう
会計伝票に記入する項目さえ理解できれば、簿記を知らなくても取引を記録することができます。また、伝票式会計を導入することで複数の担当者による分担作業が可能となり、業務効率の向上も期待できるでしょう。伝票式会計には3種類あり、その特徴により向いている業種が異なります。それぞれを比較し、自社に適した伝票制を採用しましょう。
また、伝票は正確に記入しましょう。内容を間違えて記載すると、間違いを探したり伝票を修正したりする手間が増えてしまいます。
この記事を参考に、正確な伝票を作成してください。
近年は会計伝票のシステム連携も進んでいます。まさに今、会計システムを探しているという方は以下の比較ページも参考にしてください。
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