不採用通知を郵送する時には「封筒」に注意！選び方や書き方を徹底解説

企業の採用活動をしていると「不採用通知」を送る場面もありますが、採用担当者になったばかりで、不採用通知の送り方がわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか？不採用通知を郵送で送る際に、特に注意が必要なのが封筒の選び方や書き方です。そこで今回は不採用通知を送る際の封筒の選び方や書き方を解説します。

具体的には次のような内容について解説します。

封筒のサイズの選び方

封筒の色の選び方

封筒のデザインの選び方

封筒の書き方

不採用通知を入れる封筒に同封する書類

採用担当者で今後、不採用通知を送る方は、ぜひ最後まで読み進めてください。

この記事の著者

bizocean編集部

不採用通知を送る封筒を選ぶ時の「3つのポイント」

まずは不採用通知を送る際の封筒の選び方についてのポイントを3つ解説します。この3つのポイントはどれか1つでもできていればよいということでもなく、すべて気をつける必要があります。不採用通知を送る際の封筒1つで企業の印象が大きく左右されますので、細心の注意が必要です。

ポイント1：不採用通知が折らずに入るサイズを選ぶ

不採用通知を封筒に入れる際には、用紙を折り曲げないようにしましょう。これは不採用通知に限りませんが、ビジネスシーンでやりとりされる重要書類は、用紙を折らずに入れられるサイズの封筒を選ぶ必要があります。

一般的に不採用通知はA4サイズで作成されることが多いです。よって、封筒のサイズは「角形A4号」か「角形2号」が望ましいです。不採用通知をクリアファイルに入れて封筒に入れると、さらに丁寧な印象を与えられます。

ポイント2：色は白色か茶色を選ぶ

受け取る側としては、不採用通知は嬉しい書類ではないため、派手な色の封筒で不採用通知を送ることは避けるべきです。封筒の色は、白色か茶色を選びましょう。

白色と茶色で迷ってしまう方は、白い封筒を選ぶ方が印象がよいです。なぜなら、一般的に茶色の封筒の方が価格が安く、「不採用だから安い封筒？」とネガティブな印象を抱く求人者もいる可能性があるためです。

そういった理由から一般的には、白色か茶色が望ましいとされています。しかし、どちらか迷う方は白色を選ぶ方がより良いといえます。さらに、不採用通知も重要書類であるため、中身が透けない封筒を選ぶようにしましょう。

ポイント3：シンプルなデザインを選ぶ

企業によっては自社のオリジナル封筒をデザインして使っているのではないでしょうか。通常の郵送物であれば、デザイン性があったり、自社のサービス紹介が書かれているオリジナル封筒でも問題ありません。しかし、不採用通知を送る際には、求人者に過度な期待を持たせないことも重要です。そのため、封筒もできる限りシンプルなデザインを選ぶようにしましょう。