タイムカードとは？ メリット・デメリットや勤怠管理システムとの違いを解説

タイムカードとは

タイムカードとは、従業員の出退勤時刻を正確に記録するためのツールです。記録した出退勤時刻をもとに、労務管理や給与計算をします。

従業員が出勤時と退勤時にカードをタイムレコーダーに通すか、電子的に読み取って出退勤時間を記録します。

タイムカードの種類

タイムカードの主な種類は、「紙のタイムカード」と「ICカード」の2種類です。

それぞれの特徴を解説しますので、会社規模や職場環境に適したタイムカードを選択しましょう。

紙のタイムカード

紙形式のタイムカードは、従業員が手動でタイムレコーダーに打刻する従来の方式です。カードを機械に挿入すると現在時刻が印字され、一枚のカードで一か月分の出退勤を記録できます。

導入コストが比較的低くて操作が簡単であるため、導入後すぐに運用しやすい点が特徴です。手間とコストがかからないため、小規模事業所では広く利用されています。

ICカード

デジタルタイムカードは、勤怠管理用ICカードやスマートフォンを利用して電子的に出退勤時間を記録します。打刻データがリアルタイムでサーバーに送信され、速やかに労働時間の集計や分析が可能です。

手作業の集計作業がないため、勤怠管理の効率化や正確性の向上が期待できます。

また、位置情報との連携や不正打刻の防止など、より高度で信頼のおける勤怠管理が行えます。

タイムカードを使用するメリット

勤怠管理をタイムカードで行う主なメリットは次の3つです。

各メリットを理解しておきましょう。

正確な労働時間を管理できる

タイムカードは、客観的な記録によって従業員の実際の労働時間を可視化します。手書きの勤務表と比べて正確で改ざんが困難な記録を残すことが可能です。

正確に労働時間を把握できるので、残業時間の管理や労働生産性の分析が容易になります。

公平な給与計算ができる

タイムカードは、実労働時間に基づいて正確な賃金を算出するためのベースとなります。退勤時間が正確に把握できるため、残業手当や深夜勤務手当などの割増賃金も正確に計算可能です。

正確な給与計算によって従業員間の公平性が保たれ、労使間の信頼関係を構築するのに役立ちます。

労使双方の権利を保護できる

タイムカードは労働時間に関するトラブルを予防するだけでなく、トラブルの解決にも役立ちます。不当な残業代のカットや過度の長時間労働を防ぐために活用できるからです。

労働基準監督署の調査や労働問題の訴訟の際に、客観的な証拠としても使用できます。

タイムカードを利用するデメリット

タイムカードの導入にはさまざまなメリットがある一方、注意すべきデメリットもあります。次の3つのデメリットについて解説します。

運用管理の手間がかかる

紙のタイムカードでは、毎月の配布・回収・保管作業が発生します。これらの作業に加えて、タイムカードの打刻漏れや記入ミスがあった場合は正確な時間の確認と修正作業が必要です。

労働時間の集計や給与計算時のデータ入力など、手作業による負担も大きくなる点に留意しましょう。

不正利用のリスクがある

タイムカードでは事実上他人による代理打刻ができるため、出退勤時刻の不正な打刻を完全に防ぐことが難しいです。また、意図的な打刻時刻の改ざんや不正な修正が行われる可能性があります。

タイムカードの紛失や破損のリスクもあります。

柔軟な働き方への対応が困難

タイムカードではリモートワークや直行直帰など、変則的な勤務形態への対応が難しくなります。複数の勤務地や異なる勤務形態を持つ従業員の労働時間管理が高度で複雑なためです。

シフト制や変形労働時間制などで勤務する人の給与計算や労務管理の事務効率化には限界があります。

タイムカードと勤怠管理システムのどちらが良い？

タイムカードと勤怠管理システムは、それぞれ次の特徴があります。特徴を理解して、企業の規模や業種、予算などに応じて適切なツールを選択しましょう。

それぞれの違いや選定ポイントについてみていきましょう。

タイムカードと勤怠管理システムの違い

タイムカードは、主に従業員の出退勤時刻の記録に特化したツールです。

基本的な労働時間の記録（ICカードは集計も可能）が主な機能であり、導入コストが安く操作が比較的簡単なので、小規模な事業所や勤務体系が単一の企業に適しています。

一方、勤怠管理システムは、労働時間の分析や有給休暇管理など多機能な勤怠管理が可能なツールです。

人事・給与システムと連携ができるため、大規模企業や多様な勤務体系を持つ企業に適しています。

タイムカードと勤怠管理システムの選定ポイント

企業は予算の範囲内で自社に必要な機能に優先順位をつけて、タイムカードと勤怠管理システムを適切に選択する必要があります。

その際の具体的な選定ポイントについては、以下のとおりです。

上記のポイントを考慮した上で、将来的な事業拡大と労務管理の高度化を見据えた選択をしましょう。

タイムカードの重要性を理解して効果的な勤怠管理をしよう

タイムカードは、正確な労働時間の記録と管理を可能にする重要なツールです。

タイムカードを適切に運用することは、正確な給与計算や適切な労務管理の基本です。労働時間を正しく把握して、残業代の支払い漏れを防ぎ長時間労働を是正しましょう。

タイムカードには従来の紙のタイムカードとICカードがあります。それぞれの特徴をよく理解して自社に合った方法で労働時間を管理しましょう。