企業が実施すべき安否確認の方法とは？ 実施の流れや注意点を解説

企業が安否確認を行う目的

企業が安否確認を行う主な目的は、「従業員の安全確保」と「事業継続の判断材料の収集」の2つです。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

従業員の安全を確保する

災害発生時、企業は迅速に従業員の安全確保をする必要があります。迅速な安否確認と適切な指示は、二次災害を防ぐうえで不可欠です。

特に勤務時間中の災害においては、企業には従業員を保護する重大な責任が課せられます。状況によっては、企業施設を一時避難所として開放するといった、地域社会の安全に貢献することも重要です。

さらに、被災した従業員の心理的なケアも欠かせません。安否確認を通じて従業員の状況も把握しましょう。災害後のメンタルヘルスケアにも配慮することで、早期の業務復帰を支援できます。

事業継続の判断材料を収集する

安否確認で得られた従業員の被災状況や出社可能人数は、事業継続または一時停止の重要な判断材料です。早期の情報収集により、顧客やステークホルダーへの適切な対応方針を速やかに決定できます。

また、各拠点や部署ごとの被害状況を横断的に把握することで、優先して再開すべき業務の判断も可能です。取引先や協力会社との連携状況も含めて、総合的に事業影響を評価しましょう。現実的な復旧計画を立案することが、スムーズな業務再開につながります。

企業が実施すべき安否確認の方法

安否確認の方法には以下のような手段があります。

それぞれの特徴を理解し、自社に適した方法を選択することが重要です。

各方法について、見ていきましょう。

メールや電話

メールや電話は、最も基本的な安否確認の方法です。比較的容易に導入できるため、小規模な企業でも利用しやすくなります。

メールは一斉送信ができますが、災害時のメールサーバーの負荷や通信規制による遅延がリスクです。一方、電話は直接状況を確認できますが、回線の混雑や担当者の負担が大きくなる点に注意しましょう。

これらの方法は初期コストが低いメリットがある反面、大規模災害時の確実性や効率性に課題があることを理解しておくことが重要です。

安否確認専用システム

安否確認専用のシステムは、災害時の確実性と効率性を高めるために開発された企業向けサービスです。自動起動、複数通信手段の併用、回答の自動集計など、災害時に特化した機能を備えています。

初期費用とランニングコストがかかりますが、迅速な状況把握と対応判断を可能にするメリットがあります。クラウド型とオンプレミス型があるため、セキュリティ要件や予算に応じてシステムを選択しましょう。

SNSやビジネスチャット

すでに社内で利用している、SNSやビジネスチャットを安否確認に活用する方法も有効です。従業員が日常的に使い慣れているツールのため、操作性の問題が少なく、スムーズに利用できます。

グループ機能や既読確認などを活用することで、効率的な状況把握が可能です。専用システムほどの機能はありませんが、低コストで導入しやすい、中間的な選択肢になるでしょう。

企業の安否確認で収集すべき情報

安否確認を行う際には、以下のような情報を収集しましょう。

それぞれ、詳しく解説します。

所在地と状況

自宅、避難所、勤務先など、大まかな現在地を把握することで、二次災害防止や救援の必要性判断に役立ちます。本人の安否状況（無事・軽傷・重傷）を確認できれば、必要に応じて医療機関への搬送なども可能です。

移動手段の有無や周辺の交通状況なども確認し、帰宅困難者への支援対策も検討しましょう。継続的に連絡ができる通信手段を確保しておけば、必要な情報を迅速に共有できます。

家族の安否状況

家族の安否状況は、従業員が緊急対応に従事できるかどうかの判断材料となります。もし、家族に介護や支援が必要な状況であれば、従業員は心理的な負担を抱えやすいです。それにより、業務に集中することが難しくなることもあります。

また、住居の被災状況も確認し、住居を失った従業員には、一時的な宿泊施設の提供などの支援を検討します。ただし、家族の状況については、プライバシーに配慮しつつ、必要最小限の情報収集にとどめるべきでしょう。

業務対応可否

出社可能かどうか、リモートワークができる環境があるか、さらに緊急対応要員として参加可能かどうかも併せて確認し、初動対応チームを編成します。加えて、業務再開までに必要な時間の見込みを把握し、シフト調整や代替要員の確保計画を立てましょう。

特殊スキルや資格を持つ従業員の状況は優先的に確認し、重要業務の継続可能性を判断することも大切です。

企業向け安否確認システムの主要機能

ここからは、企業向け安否確認システムの機能について紹介します。

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

一斉送信機能

安否確認システムの基本機能として、全従業員に対して同時にメッセージを送信できる「一斉送信機能」があります。さらに、従業員の属性（部署、役職、勤務地など）でグループ分けし、必要な対象者だけに送信することも可能です。

テンプレートメッセージを事前に用意しておくことで、緊急時の作業負担を軽減できます。災害発生直後のように、迅速な情報伝達が求められる状況で役立つ機能です。

気象情報連動

この機能は災害が発生した際、従業員に対して自動で安否確認メッセージを送信する機能です。地震の震度情報や気象警報の発令と、システムと連携しています。

自動的に安否確認プロセスを開始できるため、夜間や休日など、担当者が不在の場合でもスムーズに安全確認が可能です。自動起動の閾値（震度5弱以上など）を設定することで、必要な場合のみ安否確認が実施されるようカスタマイズできます。

マルチデバイス対応

災害時は、電話回線やインターネットがつながりにくいです。しかし、メールやSMS、専用アプリなど、複数の連絡方法に対応していると、いずれかの方法で連絡を取ることができます。

また、スマートフォン、タブレット、PCなど、さまざまな種類の端末から安否状況を報告できるため、従業員は自身の置かれた状況に合わせて、最適な方法で対応可能です。プッシュ通知機能があれば、重要なメッセージの見落としも防げるでしょう。

回答催促機能

未回答者に対して自動的にリマインドメッセージを送信する機能により、回答率向上が実現します。リマインドメッセージの送信頻度やタイミングは、管理者が事前にスケジュール設定できるため、状況に応じて柔軟な運用が可能です。

また、管理者側で未回答者を容易に把握できるため、個別フォローも効率的に行えます。

自動集計機能

回答データを自動的に集計し、グラフや表などで視覚的に表示することで、全体状況をリアルタイムで把握する機能です。部署別、地域別、被害状況別など、さまざまな切り口での分析が可能で、的確な対応判断につながります。

集計結果のCSV出力やAPIでの連携により、他システムとのデータ統合も簡単です。

安否状況の履歴管理

この機能は従業員の安否に関する報告とその変化を、時間軸に沿って記録・管理するものです。複数回の災害発生時や長期化する災害の場合に、状況の推移を把握できます。

過去の災害時のデータと比較分析することで、対応の改善点を見つけ出すことも可能です。

家族の安否確認機能

安否確認システムによっては従業員本人だけでなく、その家族の安否状況も確認できる機能が搭載されている場合があります。この機能では家族専用の回答画面を提供し、従業員を介さず、直接家族の回答が提供されることが一般的です。

家族の個人情報は適切に保護され、従業員のプライバシーに配慮した設計になっています。出社中、単身赴任中の従業員も、安心して業務に取り組めるでしょう。

企業における安否確認実施後の流れとデータ集計について

ここでは、安否確認後に企業が取るべき手順と、データ集計のポイントについて解説します。

収集情報を一元管理する

収集した情報は一元管理し、部署別や地域別など、必要な切り口で集計・可視化しましょう。管理者は全体の状況をリアルタイムで把握し、どこに支援が必要なのかを理解できます。

また、未回答者への追加確認も計画的に行い、全従業員の状況把握を目指します。従業員の安否状況は、時間とともに変化することも多いです。情報の更新を時系列で記録し、状況の悪化や改善の推移を追跡することも重要です。

情報の精度や確度を評価し、不確実な情報と確定情報を区別して管理することで、より正確に状況判断ができます。

二次災害防止のための指示を伝達する

従業員の状況に応じて、自宅待機、出社、リモートワークなどの適切な指示を伝達することで、二次災害を防止します。緊急対応要員の招集や復旧作業の指示も、安否確認の結果に基づいて行いましょう。

全社一律ではなく、地域や部署ごとの状況に応じた柔軟な対応が必要です。指示した後には、指示内容の受領確認機能を活用し、重要な指示が確実に伝わったことを確認します。

経営層へ状況を報告する

経営層には被害状況の概要と事業継続への影響を簡潔に報告し、事業継続または一時停止の判断を仰ぎます。報告の際には、事業影響度と復旧見込みについての客観的な情報を提供することが重要です。

法的リスクや風評リスクなど、二次的に発生しうるリスクについても併せて報告することで、経営層の意思決定をサポートできます。

企業における安否確認システム選びの3つのポイント

安否確認システムを選ぶ際は、以下のポイントを重視しましょう。

それぞれのポイントを、詳しく解説します。

機能と費用のバランスを見極める

企業規模や業種特性に応じて必要な機能を見極め、過剰な機能に費用をかけないことが重要です。将来的な拡張性も考慮し、段階的に機能を追加できるシステムを選ぶことも1つの選択肢となります。

初期費用だけでなく、運用期間中に発生するランニングコストを含めた総保有コスト（TCO）を算出し、費用対効果を検討します。他社事例や業界標準と比較して、適切な投資額を判断しましょう。

直感的に使えるインターフェースを選ぶ

緊急時には平常時と異なり、緊張状態で操作することになるため、直感的に使えるシンプルなインターフェースが望ましいです。災害時でも確実に稼働できるのか、システム構成とデータセンターの冗長性を確認しましょう。過去の大規模災害時の稼働実績や、システムの可用性保証（SLA）の内容を確認することも大切です。

さらに、安否確認の担当者が不在になる事態も想定されます。管理者が不在の場合でも代行者が操作できる簡便さと、権限委譲の仕組みが整備されているかの確認は欠かせません。

セキュリティ監査について確認する

従業員の個人情報や連絡先を適切に保護する仕組みが整っているか、確認する必要があります。導入後のサポート体制が充実しており、緊急時の問い合わせにも対応できるベンダーを選ぶと安心でしょう。例えば、24時間365日のサポート体制が整っていれば、災害時でも迅速に問題解決ができます。

また、情報漏洩や不正アクセスへの対策が講じられており、定期的なセキュリティ監査が行われているかもポイントです。

企業の安否確認体制構築のための4ステップ

ここでは、 効果的な安否確認体制を構築するための手順について紹介します。

各ステップについて、詳しく解説します。

企業規模に合ったツールの選定をする

過大な機能を持つシステムは、コスト増につながるだけでなく、運用が複雑になる可能性もあります。そのため、自社の従業員数や事業規模に合った機能を持つツールを選ぶことが重要です。

また、既存システムとの連携性も考慮した選定をしてください。複数のベンダーの製品を比較検討し、デモ環境での操作感や機能を確認することがおすすめです。

同業他社の導入事例や評判を参考にすることで、業界特性に合った選択ができるでしょう。

災害を想定した体制構築をする

「どのような災害規模で安否確認を開始するか」「誰が判断するか」「対象範囲はどこまでとするのか」などの、基本方針を決めます。この安否確認体制は、事業継続計画（BCP）の一環として位置づけ、全社的な取り組みとして推進しましょう。

体制構築の成功のためには、安否確認の目的や重要性について、経営層から理解を得ることが欠かせません。グローバル企業の場合は、各国の法制度や文化的背景も考慮した方針策定が必要です。

詳細な運用ルールを整備する

具体的な発動基準や確認内容、集計・報告方法、責任者と代行者などを明確に文書化しましょう。実施手順をフロー図やチェックリストにまとめることで、担当者が変わっても一定の品質で実施できます。

また、緊急時の意思決定権限と報告ルートや平常時のメンテナンス体制（連絡先更新、担当者変更時の引継ぎなど）を明確にし、現場での迅速な判断ができる体制を整えることも大切です。

定期的な訓練を実施する

安否確認の仕組みを有効に活用するためには、定期的な訓練が不可欠です。年1〜2回の訓練を実施し、実際の操作感や回答率、集計時間などを確認して、継続的に改善しましょう。

予告なしの抜き打ち訓練も取り入れることで、より実践的な対応力を養成できます。訓練後のフィードバックセッションを開催し、参加者の気づきや改善提案を集約して、次回に活かすことが重要です。

今こそ、企業の安否確認体制を見直そう

企業の安否確認体制構築は、災害発生時の混乱を最小限に抑え、迅速な事業再開を可能にするために欠かせません。

安否確認は単なる従業員の無事確認にとどまらず、事業継続計画（BCP）の中核と言えます。

自社の規模や特性に合った現実的な安否確認の仕組みから導入し、段階的に改善していくアプローチが効果的です。

災害はいつ起こるか分かりません。今こそ、自社の安否確認体制を見直し、従業員の安全確保と事業継続力強化に役立てましょう。