労働条件通知書とは？ 目的から記載項目・明示方法まで解説

労働条件通知書とは？

労働条件通知書とは、使用者が労働者に対して交付する書類で、賃金や労働時間、業務内容などの労働条件が記載されています。

ここでは、労働条件通知書を交付する目的と、企業に課せられた発行義務について、それぞれ見ていきましょう。

労働条件通知書の目的

労働条件通知書を発行する目的には以下の2点があります。

労働条件通知書には、賃金や労働時間などの労働条件が記載されています。

労働者は、これを事前に確認することで、「自分の賃金はいくらなのだろう」「今の労働時間は適切なのだろうか」といった心配を持つことなく、仕事を円滑に進めることができます。

また、万が一入職後に「面接時に聞いていた条件と違う」など、労働条件に端を発するトラブルが発生した場合、労働条件が記載された書面が残っていなければ「言った・言わない」の不毛なやりとりに陥りかねません。

そういった事態を避けるためにも、しっかりと書面に残しておく必要があるのです。

企業には労働条件通知書の発行義務がある

労働条件通知書は労働基準法15条によって雇用する全ての労働者に発行が義務付けられています。

そのため、正社員やパートアルバイトなど雇用形態に関わらず発行しなければいけません。

もし、発行しなかった場合には労働基準法違反となり、罰則が科される可能性があるため、必ず発行しましょう。

また、実際の労働条件が、労働条件通知書によって明示されたものと異なっていた場合、労働者はただちに雇用契約を解除することができます。

参考：労働基準法第 15条第 1項

労働条件通知書はいつ発行する？

労働条件通知書を交付するタイミングは「労働契約締結時」と定められています。

必ず、労働条件通知書を交付した後で労働契約を締結する必要があります。新卒の場合は、内定と同時に受け取るのが一般的です。

入社して1ヶ月後に交付したり、労働契約の更新時に交付しないケースは違法となります。

参考：労働条件の明示を適切に行っていますか？

また労働者は、受け取った労働条件通知書の内容に納得できない場合、労働契約を結ぶ前であれば交渉を行うことが可能です。

逆に、いちど労働契約を結んでしまうと、そのあとの交渉は難しくなります。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働者の入社に際して必要な書類には、労働条件通知書の他に、雇用契約書があります。

この2種類の書類は混同されることも少なくありませんが、それぞれ明確に異なる役割をもちます。

ここでは、2つの書類の違いについて、「目的」と「作成義務」の2つの観点から見ていきましょう。

目的の違い

労働条件通知書は、使用者から労働者に対して、一方的に交付し、労働条件を明示するものです。

対して雇用契約書は、使用者と労働者の契約が、双方向的なやり取りによって、労働契約の合意を証明するものです。

そのため、雇用契約の際には、雇用契約書も使用者用と労働者用の2部を用意した上で、それぞれに両者の署名と捺印を行います。

作成義務の違い

労働条件通知書は、前述の通り、労働基準法15条によって交付が義務付けられています。違反した場合、労働基準法120条により、30万円以下の罰金が課せられます。

一方で、雇用契約書は法律の上では作成しなくても違法とはなりません。雇用契約そのものは、口約束だけでも締結することが可能です。

ただし、雇用契約書があれば、双方が契約に合意したことを証明でき、万が一トラブルになった際の「言った・言わない」を避けることに繋がります。

そのため、たとえ義務ではなくても、雇用契約書の作成は使用者、労働者双方にとってメリットがあります。

なお、雇用契約書に労働条件通知書の明示事項を記載すれば、「雇用契約書 兼 労働条件通知書」として1つの書類で両方兼ねることも可能です。

労働条件通知書の記載項目

労働条件通知書を交付する際、必ず書面で明示しなければいけない事柄は以下のとおりです。

なおシフト勤務の労働者に対しては、すでに確定している出勤日について、一定期間分のシフト表をあわせて交付するなどの対応も必要です。

参考：採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。｜厚生労働省

労働条件通知書の明示方法

労働条件通知書の交付は原則として書面ですが、労働者本人が希望した場合に限り、FAXやメール、SNSによる交付も可能です。また、企業によっては内定通知を兼ねている場合もあります。

ただし、メールやSNSで交付する場合は、労働者で紙に印刷できるようにしなければいけません。そのため、PDFなど、できるだけ印刷しやすい形式のファイルを添付して送信するようにしましょう。

また、書面やFAX、メールなど形式に関わらず、必ず労働者自身の手元に残る形で交付する必要があり、口頭のみでの伝達や、書類を見せるだけで労働者に渡さないなどといったことは認められません。

参考：平成31年４月から､労働条件の明示が FAX･ﾒｰﾙ･SNS等でもできるようになります

労働条件通知書についてのまとめ

労働条件通知書について解説しました。

労働条件通知書とは、使用者が労働者に対して、契約期間や賃金、就労場所、業務内容などの労働条件を明示するために交付する書類です。労働基準法によって交付が義務付けられており、違反した場合は30万円以下の罰金が課せられます。

雇用契約書と混同されることも多いですが、労働条件通知書が使用者から労働者への一方的な通知であるのに対し、雇用契約書は双方向的なやり取りによって作成され、労働契約の合意を証明する役割を持ちます。