総務事務とは？ 仕事内容や必要なスキル、メリットなどを紹介

総務事務とは？

総務事務は総務部門に所属し、バックオフィス（管理）業務で会社運営を支えます。いわば会社を支える縁の下の力持ちのような存在です。

総務事務の主な業務内容は、次のとおりです。

業務範囲が広いのは、総務部の役割が幅広いからです。ほかの部署では扱わないけれど必要な業務を、総務部が一手に担います。

また、総務部は会社によって役割が異なるのも特徴です。

中小企業の総務部の仕事には、人事や法務、経理、情報システム、秘書業務まで含まれるケースもある一方、企業規模が大きくなると、それぞれの役割は独立した部署になっていきます。

総務事務と経理の違い

経理は企業のお金周りに関する業務を担当します。

具体的には、年に1度の決算書を作成するため、売り上げや交通費など企業活動の中で発生する預金・現金の動きを管理し、結果を月次でまとめる作業です。

その上で、経営層や関連部門に経営状態を示す試算表などの資料を作成します。

一方、総務の主な業務は、会社運営にまつわる調整や企画です。

会社の規模によっては総務と経理が同じ部署として扱われますが、経理はお金周りの仕事、それ以外の業務全般が総務といった分け方になることが多いでしょう。

総務事務と人事の違い

人事の仕事は、大切な経営資源である従業員の採用から退職までを管理することです。

具体的には、次のような業務を担います。

対して総務事務は、社員の働く環境を管理するのが仕事で、ほかの部署が取り扱わない業務を担当します。

とはいえ、人事も総務も「働く人の環境を整える」という共通点があることから、人事専門の部署が存在しない企業では、総務が人事を兼務することもあります。

総務事務と一般事務・庶務の違い

一般事務は庶務とも呼ばれ、自らが在籍する部署の仕事をサポートします。

具体的な仕事内容には、次のようなものがあります。

一方の総務事務は、総務部に所属する事務職を指しますが、実際には社内の全部門を担当することになります。

仕事内容自体は似ているため、総務部の仕事でも一般事務として求人を出す企業もあります。

総務事務の仕事内容

ここでは、総務事務の仕事内容を5つに分けて紹介します。

1. 書類作成

書類作成は総務事務にとって不可欠な仕事です。

ペーパーレス化が進む現代においても、記録や管理などの情報伝達は書類で行われているからです。

消耗品や備品を購入する際に必要な受発注に関する書類のほか、契約書、稟議書、株主総会で配布が必要な資料類、イベントの案内、社内報など、さまざまな書類の作成を担当します。

また、作成後の書類を管理するのも総務事務の仕事です。

書類を種類や日付ごとに整理して保管し、必要なときにすぐ取り出せるようにファイリングするほか、一定期間保存した後に定期的に廃棄します。

2. 電話・メール応対

会社の代表電話やメールは、会社の窓口として総務につながっていることが多く、総務はいわば「会社の顔」です。

そのため、総務事務は問い合わせの内容に応じて、的確かつ臨機応変に動かなければなりません。

どの部署に取り次げばよいかを含め、社内の全体像を把握しておく必要があります。

また、来客対応も業務に含まれるため、会議室への案内や飲み物の準備も行います。

3. 備品管理

会社内に多く存在する備品管理も総務の仕事です。

パソコンやプリンターといった機器のメンテナンスや修理依頼、備品の発注・在庫管理を行います。

特に消耗品は社員の業務に支障が出ないように、定期的に残量をチェックしたり、他部署や社員からの注文を受けたりして、なくなる前に発注します。

机やイスなどのオフィス家具やパソコンなどの機器類は、作成した台帳に個数や状態などを記入して管理します。

業者に定期的なメンテナンスを依頼するほか、破損や故障が起きた場合は、交換・新規購入を検討します。

4. 施設管理

社員が心地よく、安心して仕事に打ち込めるように環境を整える「施設管理」も、総務事務の仕事です。具体的には、清掃業者の手配や管理、空調・照明・防災設備の管理などがあげられます。

設備に不具合が起こらないように定期的なメンテナンス対応を行うほか、故障した場合はすぐに業者に修理を依頼します。

さまざまな設備や備品を管理しているため、オフィスの移転に関わる仕事は総務が担当するケースが多いです。

オフィスビルに入居している場合には、ビル全体の防災活動やメンテナンスにも協力しなければなりません。

防災訓練やエレベーター停止などのスケジュールがわかったら、社内全体に告知します。

5. 行事の企画

会社が主催する重要な会議や、行事・イベント運営も総務事務の仕事です。

会社の重要な催しでもある株主総会では、総務部が企画・運営を担当することが多いでしょう。

株主への招集通知の作成・発送、会場の予約から資料の準備まで、担当する業務は多岐にわたります。

株主からの問い合わせがあった場合は随時対応し、当日は会場案内や受付を担当することもあります。

また、会社が主催する行事やイベントの運営も、総務事務が取り仕切ります。

年間スケジュールの作成から予算の作成、会場手配、社員に対する告知、当日の案内、実際の運営まで、事務局として幅広く業務に当たります。

総務事務に必要なスキル

総務事務に必要なスキルは、主に次の4つです。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1. 事務処理能力

ほかの部署が担当しない業務を一手に引き受けるのが、総務の役割です。

社内からの問い合わせが多く、次々と業務が発生するため、複数の仕事に並行して取り組む必要があります。

1つの仕事に時間をかけているとほかの業務が滞るため、普段から物事の優先順位や進め方をとっさに判断しながら取り組むことが重要です。

また、作成する文書は数年にわたって保管されるため、ミスなく正確に文書を作成できるスキルも必要です。

2. スケジュール管理能力

スケジュール管理能力は、総務には必須のスキルです。

総務事務の仕事には突然発生するイレギュラーな業務も多く、締め切りや時間と作業の優先順位を考慮しながら予定を調整する必要があります。

余裕があれば、前倒しで業務を進めていくとよいでしょう。

社内イベントがある場合は、多くの社員のスケジュール調整が必要になるため、臨機応変に対応できる力も不可欠です。

3. ビジネススキル全般

総務事務はパソコンを使って資料を作成する仕事が多く、Word、Excel、PowerPointなどを使いこなせるスキルが必要です。

また、会社の窓口として顧客対応を行うことも多いため、次のようなビジネスマナーの基本を習得していることもポイントになります。

このほかに、語学や簿記、IT系の資格などもあれば、活かせる場面は多いでしょう。

4. コミュニケーション能力

総務事務は人と接する機会が多いため、社内外の誰とでも気持ちよくコミュニケーションが取れる能力が必要です。

社外に対しては、会社の窓口として取引先や株主に対して配慮をしながら対応することが求められます。

社内では、役員クラスから一般社員まで会社のすべての部署の社員と関わりながら、さまざまな業務を同時進行させていきます。

周りの人と信頼関係を築き、スムーズに業務を進めていくためにも、コミュニケーション能力は欠かせません。

総務事務に向いている人

ここでは、総務事務に向いている人の特徴を解説します。

人のためのサポートにやりがいを感じる

総務事務は、会社の裏方としてバックオフィスを担います。

細やかな気配りで会社や社員を陰ながら支える、まさに「縁の下の力持ち」のような存在といえます。

一つひとつの仕事は地味で、成果は目立たないかもしれません。

だからこそ「わかりやすい成果を出したい」「華やかな仕事がしたい」という人よりも、人の喜びを自分ごととして捉え、「サポートや頼まれごとに応えるのが好き」「人の役に立つことにやりがいを感じる」という人が向いています。

業務を並行して行える

総務事務の仕事内容は多岐にわたるため、自分の業務をこなしながら、さまざまな依頼や相談に対応しなければなりません。

今、何をすべきか状況を見極め、作業する順番を入れ替えるなど、自分で判断しながら複数の業務を並行して行う必要があります。

普段から物事の優先順位や進め方を瞬時に判断し、着実に進めていける人が総務事務に向いているでしょう。

危機管理能力が高い

総務事務には、さまざまな書類や案件が回ってきます。

その際、ミスに早く気づければ、会社の業務が円滑に進むでしょう。

日頃から注意深く行動でき、危機管理能力が高い人は総務事務に向いています。

総務事務の仕事のメリット

ここでは、総務事務の仕事のメリットを3つ紹介します。

未経験・無資格でも挑戦できる

総務事務は必須となる資格・スキルが存在しないため、未経験でも比較的、挑戦しやすい仕事です。

アルバイト・パートや派遣社員、契約社員といった雇用形態の求人の場合、「未経験可」として募集が行われていることも多いでしょう。

総務事務は幅広い領域の仕事を経験できるほか、企業によっては人事・経理・法務・広報などに関する業務を経験できる可能性があります。

専門的な知識やスキルを身に付ければ、キャリアの幅も広がります。

ワークライフバランスを保てる

ワークライフバランスを保てるのも、総務事務のメリットです。

ほかの職種に比べて残業が少なく、有給休暇が取りやすいなど、スケジュールを管理しやすいのが特徴です。

正社員でも残業せずに退社できるケースが多いため、家族や友人との時間や趣味のための時間といったプライベートを大切にしたい方にとって嬉しいメリットでしょう。

ビジネススキルが身に付く

総務事務は、会社運営に付随する事務業務全般を担当するため、ビジネススキルが自然と身に付きます。

会社の窓口として社内外の人と接するうちに、コミュニケーションスキルやビジネスマナーも向上するでしょう。

また、さまざまな書類作成やメールでのやりとりなどの実務を通じて、パソコンスキルも習得できます。

経験を積めば、事務処理のスピードアップも図れます。

総務事務についてまとめのまとめ

総務事務は覚えることが多い職種ですが、その分、幅広くビジネススキルを身に付けられるため、その後のキャリアアップにもつながるでしょう。

「人のためのサポートにやりがいを感じる」「複数の業務を並行して行える」「危機管理能力が高い」などの条件に当てはまる方は、総務事務に向いているといえます。

未経験でも挑戦できるのがメリットでもあるので、総務事務に興味がある方は、この記事を参考にぜひ検討してみてください。