ビジネスメールの「確認しました」の返信はどうする？【例文あり】

「メール確認しました」の返信に使える4つの例文

受け取ったビジネスメールに問題がなかった場合の例文を4つご紹介していきます。

また、ご紹介する4つの例文の後に、例えば「内容の方も拝見しましたが、問題ないようですのでこのまま上司に報告し、また折り返しご連絡させていただきます。」などの形で続けると丁寧さも加わります。

返信例文1：「メールを確認いたしました」

最もオーソドックスな表現で、主に上司や先輩など社内の方に送る際に使用する言葉です。

間違っても、取引先に送らないように注意しましょう。少しの言葉遣いで相手に与える印象が大きく異なるため、今後の関係性にも影響が出る可能性もあるでしょう。

返信例文2：「メールを拝読しました」

「拝読」は「読む」の謙譲語です。自らをへりくだって使う丁寧な言葉なので、相手に与える印象もグッとアップします。

主に取引先の方に送る際に使用するとよいですね。

返信例文3：「メールを拝受しました」

「拝受」は「受け取る」の丁寧な表現です。「拝読しました」と同様、使用する相手も主に取引先の方となります。

毎回の返信メールで「拝読しました」もしくは「拝受しました」のみを使うのではなく、両方の言葉を使用することで、定型文のような固いやりとりにはならないようにしましょう。

返信例文4：「○○を確かに受領いたしました」

こちらは請求書や資料などの添付物を受け取った際に送るメールです。○○には、いただいた添付物の名称を入れましょう。

特に添付物は大切なデータや社外秘の内容が入っている場合も多々あります。確認メールをお送りして、無事に届いたとの旨をお伝えすると、取引先の方も安心でしょう。

問題がある場合に「確認しました」の返信に使える例文3つ

前段では、特に受理したビジネスメールに問題がない場合の例文をご紹介しました。

一方で、もし受け取ったビジネスメールに問題があった場合の例文を3つご紹介していきます。

例文に続けて、具体的に不備内容の箇所を指摘した後、「大変お手数ですが、修正をいただき再度ご連絡いただけると幸いです。」などの言葉をつなげるとよいですよ。

問題がある場合の例文1：「確認いたしましたところ…」

「確認いたしましたところ、内容に不備が見つかりました」というように使用しましょう。

そして、この例文のあとに問題箇所を指摘すると、具体的でわかりやすく、相手もすぐに確認できてスムーズな対応が期待できます。

問題がある場合の例文2：「いただいたメール内容に目を通しましたが…」

「いただいたメール内容に目を通しましたが、添付資料の内容に誤植がございました。」といった形で使用しましょう。

もし、資料等の添付ファイルに不備があった場合は「該当の箇所は資料内～ページの～行目の～です。」と問題箇所を指摘して送るとよいですね。

問題がある場合の例文3：「○○の内容を拝見しましたが…」

請求書や資料などの添付物を受け取った際に、中身が異なる、訂正箇所がある、といった場合に使用します。

前述のように、どこが違うのかすぐにわかるように明確に指摘すると親切ですね。

確認メールを返信する際のマナーと注意点

ここまではメールの例文を紹介しましたが、送信する際にはマナーへの配慮も必要です。

ここからは、確認メールを送るときに覚えておきたい注意点を紹介します。

なるべく早く返信する

確認のメールはできるだけ早く返信することが大切です。返信に時間がかかってしまうと、相手を不安にさせるだけでなく、業務の進行にも遅れが生じてしまいます。

もし、内容の確認に時間を要する場合は、メールを受け取った旨だけでもすぐに返信しましょう。

詳細は改めて返信することと、いつまでに返信できるのかを一緒に伝えられると相手は安心できるでしょう。

件名は変えずに返信する

確認メールに返信するときは、基本的に件名を変更しないようにします。何の用件への返信なのかが一目で分かるようにするためです。

返信の回数が増え「Re:」で件名が見えなくなりそうな場合は「Re:」を一つだけ残して返信してください。

やり取りの中で内容が変わり、件名と内容が異なる際は「Re:」を削除し、新しい件名に変更しましょう。

相手への感謝の言葉を添える

確認メールの書き出しに相手への感謝の気持ちを添えると良い印象を残すことができ、信頼関係に繋がります。

相手の時間を割いて対応してくれていることに、まずは感謝の意を伝えてください。例えば、以下のような文章を使ってみましょう。

上記のような感謝の言葉を添えると、誠実で丁寧な印象を与えられます。

「確認しました」という表現を複数覚えることで、臨機応変なビジネスメールの対応が可能に

ビジネスメールにおいて、「確認しました」というメール返信はマナーの一環です。

受理したメールに問題がない場合となかった場合でそれぞれ例文をご紹介したので、メールを送る相手や内容によって使い分けてくださいね。

ビジネスメールの基本をマスターして、契約締結につなげ、よりよい信頼関係を育むことができるビジネスパーソンを目指しましょう！