ビジネスメールを受けたら返信が必須！「確認しました」の例文一覧！

ビジネスメールを受けたら返信が必要な理由と注意点

自分が送ったメールを相手が確認したかどうかの返信がないと、「あれ、メールの内容見てくれたかな？」「ちゃんとメール届いているのかな？」と相手が不安になってしまいます。

そのため、確認する旨の内容だけだった場合でも「確認しました」の一言を返信する必要があるのです。さらに、「もし不明点があればお伺いさせていただけますと幸いです」と添えてあると、意欲も伝わります。

また、メールの返信は24時間以内を心掛けましょう。ある調査では、24時間以内に返信がないと遅く感じてしまう方が、全体の7割だったとの回答が出ています。メールを送った相手が「遅い」と感じてしまうと、その瞬間に「あなたはメールの返信が遅い方だ」と認識され、今後の取引に影響を及ぼしかねません。もし、すぐに回答できない内容であれば、「メールを拝見しました。ただいま外出中ですので、戻り次第、ご回答させていただきます。」と返信するのがベターです。

この際気をつけたいのは、「取り急ぎ」という言葉です。上記の場合であれば文頭に添えても問題はありません。しかし、人によっては「取り急ぎ」を使うと「失礼だ」と受け取ってしまう方もいらっしゃいますので、使い方には気をつけましょう。

受理したビジネスメールに問題がない場合の「確認しました」返信に使える4つの例文

受け取ったビジネスメールに問題がなかった場合の例文を4つご紹介していきます。また、ご紹介する4つの例文の後に、例えば「内容の方も拝見しましたが、問題ないようですのでこのまま上司に報告し、また折り返しご連絡させていただきます。」などの形で続けると丁寧さも加わります。

問題がない場合の例文1：「メールを確認いたしました」

最もオーソドックスな表現で、主に上司や先輩など社内の方に送る際に使用する言葉です。間違っても、取引先に送らないように注意しましょう。少しの言葉遣いで相手に与える印象が大きく異なるため、今後の関係性にも影響が出る可能性もあるでしょう。

問題がない場合の例文2：「メールを拝読しました」

「拝読」は「読む」の謙譲語です。自らをへりくだって使う丁寧な言葉なので、相手に与える印象もグッとアップします。主に取引先の方に送る際に使用するとよいですね。

問題がない場合の例文3：「メールを拝受しました」

「拝受」は「受け取る」の丁寧な表現です。「拝読しました」と同様、使用する相手も主に取引先の方となります。毎回の返信メールで「拝読しました」もしくは「拝受しました」のみを使うのではなく、両方の言葉を使用することで、定型文のような固いやりとりにはならないようにしましょう。

返信例文4：「○○を確かに受領いたしました」

こちらは請求書や資料などの添付物を受け取った際に送るメールです。○○には、いただいた添付物の名称を入れましょう。特に添付物は大切なデータや社外秘の内容が入っている場合も多々あります。確認メールをお送りして、無事に届いたとの旨をお伝えすると、取引先の方も安心でしょう。

受理したビジネスメールに問題がある場合の「確認しました」返信に使える3つの例文

前段では、特に受理したビジネスメールに問題がない場合の例文をご紹介しました。一方で、もし受け取ったビジネスメールに問題があった場合の例文を2つご紹介していきます。例文に続けて、具体的に不備内容の箇所を指摘した後、「大変お手数ですが、修正をいただき再度ご連絡いただけると幸いです。」などの言葉をつなげるとよいですよ。

問題がある場合の例文1：「確認いたしましたところ…」

「確認いたしましたところ、内容に不備が見つかりました」というように使用しましょう。そして、この例文のあとに問題箇所を指摘すると、具体的でわかりやすく、相手もすぐに確認できてスムーズな対応が期待できます。

問題がある場合の例文2：「いただいたメール内容に目を通しましたが…」

「いただいたメール内容に目を通しましたが、添付資料の内容に誤植がございました。」といった形で使用しましょう。もし、資料等の添付ファイルに不備があった場合は、「該当の箇所は資料内～ページの～行目の～です。」と問題箇所を指摘して送るとよいですね。

問題がある場合の例文3：「○○の内容を拝見しましたが…」

請求書や資料などの添付物を受け取った際に、中身が異なる、訂正箇所がある、といった場合に使用します。前述のように、どこが違うのかすぐにわかるように明確に指摘すると親切ですね。

「確認しました」という表現を複数覚えることで、臨機応変なビジネスメールの対応が可能に

ビジネスメールにおいて、「確認しました」というメール返信はマナーの一環です。受理したメールに問題がない場合となかった場合でそれぞれ例文をご紹介したので、メールを送る相手や内容によって使い分けてくださいね。ビジネスメールの基本をマスターして、契約締結につなげ、よりよい信頼関係を育むことができるビジネスパーソンを目指しましょう！