上司にLINEで「承知しました」は正しい？ ビジネスLINEの適切な返信方法

ビジネスLINEにおける「承知しました」の適切な使い方

ビジネスLINEで上司に「承知しました」を使う際は、その関係性によって表現を変えることで、適切な距離感を保てます。ここでは「承知しました」の意味や使用する際の注意点を解説します。

LINEでの「承知しました」の基本的な意味と用途

「承知しました」には、「事情を知り、依頼を受け入れる」という意味があります。この言葉を使うことで相手の意図を理解し、それに従う意思があることを伝えられるのです。

LINEでも同様に、上司からの指示や依頼、情報共有に対して「承知しました」と返信することで、メッセージを受け取り、内容を理解したことを示せます。これにより円滑なコミュニケーションができ、スムーズに業務を進行できるのです。

上司へのLINE返信で「承知しました」を使う際の注意点

上司へのLINE返信では、「承知しました」よりもさらに丁寧な表現を選ぶことが望ましい場合もあります。

例えば、普段関わることが少ない上司などには「承知いたしました」や「かしこまりました」などの表現のほうが良いでしょう。丁寧な表現は上司への敬意を示せると同時に、信頼関係の構築にも繋がります。

さらに、「承知しました」の後に具体的な行動や対応策を伝えると、より丁寧な印象を与えられます。詳しくは以下の記事で紹介しているので、合わせて読んでみてください。

上司へのLINE返信で使える「承知しました」の代替表現

「承知しました」より丁寧な表現方法として、以下のようなものが挙げられます。

それぞれについて、例文とともに詳しく解説します。

「承知いたしました」｜より丁寧な表現方法

「承知いたしました」は、「承知しました」よりも丁寧な返答です。「いたしました」を使用することでへりくだった姿勢を見せ、相手への敬意を示せます。

この表現は関係の薄い上司や直属ではない上司から、指示や依頼を受けた際に使用するのが適しています。さらに丁寧に伝えたい場合は、「承知いたしました」の後に具体的な行動や対策を付け加えましょう。

「かしこまりました」｜最も敬意を表す返答

「かしこまりました」は最も丁寧な表現で、公式な場面や重要な指示を受けた際に使用します。

この表現は、「承知しました」よりもさらにへりくだった意味をもち、相手の指示に対して真摯に取り組む意思を見せられます。

例えば、重要なプロジェクトの指示を受けた際に「かしこまりました」を使って返信することで、指示を受け入れる意思と、プロジェクトに対する責任感を相手に伝えられます。

ただし、「かしこまりました」は非常に改まった表現であるため、使い過ぎると相手に距離を感じさせてしまうことがあります。日常的なやり取りでの使用は避けるなど、状況に応じて適切に使用することが大切です。

状況に応じた他の丁寧な返信フレーズ

その他にも、「承りました」というフレーズも使用できます。
例えば、問い合わせ電話でお客様から要望を聞いた場合などに、「この件は（自分の名前）が承りました。」と返答できます。

しかしこの表現も「かしこまりました」と同様に、相手に距離を感じさせてしまう表現です。多用はなるべく避け、重要な確認の際などに使用するのが良いでしょう。

ビジネスLINEでの「承知しました」使用シーンと例文

ビジネスLINEでの「承知しました」を使用する場面は、指示を受けた場合や依頼された場合などさまざまです。ここでは、具体的な使用シーンと例文を紹介します。

指示や依頼を受けた際の返信例

上司から指示や依頼を受けた際は、「承知しました」や、「かしこまりました」と返信するのが適切です。

例えば上司から、「明日までに報告書を作成してください」という指示を受けた場合、以下のように返信できます。

情報共有に対する返信例

上司からの情報共有に対しては、「情報ありがとうございます。承知いたしました。」と返信しましょう。感謝の意を表しつつ、情報を受け取ったことを伝えられます。

例として上司から、「来週の会議日程が変更になりました」という情報共有を受けた場合、以下のように返信すると良いでしょう。

上記のように、変更になった日付も加えることで変更を把握したことを伝えられます。伝達ミスを減らせる効果もあるでしょう。

LINEでの上司とのコミュニケーションを円滑にするコツ

上司とのLINEコミュニケーションをさらに円滑に進めるために、意識すると良い点もいくつかあります。

適切な返信のタイミングと頻度を心がける

返信は、原則として24時間以内にするよう心がけましょう。やむを得ず遅れてしまった場合は、「返信が遅くなり申し訳ございません」など、一言添えることをおすすめします。

素早く返信することが難しいとあらかじめわかっている場合は、「ご連絡ありがとうございます。現在外出中のためきちんとした返信は夕方になりますが、よろしいでしょうか。」といった一報を入れることで、相手に安心感を与えられます。

ただし、早く返したい一心で深夜に返信することは極力避けてください。緊急の場合を除き22時以降の返信は避けたほうが無難です。メールと同様に、返信はなるべく業務時間内にするのが適切です。

また、返信の頻度も配慮が必要です。必要以上に頻繁な返信は、相手の業務を妨げてしまう可能性があります。重要な情報や確認事項がある場合を除き、1日1〜2回程度の返信頻度を心掛けましょう。

文章は簡潔かつ明確に書く

ビジネスLINEでは、簡潔で明確な文章を心がけることが重要です。一つのメッセージには一つの主題のみを含め、長文はなるべく避けてください。伝える内容が多い場合は、複数のメッセージに分けることで、相手が理解しやすくなるでしょう。

また、専門用語や略語の使用は避け、わかりやすい言葉を使用することで、誤解を防ぎやすくなります。

ビジネスLINEにおける絵文字・スタンプの適切な使用法

ビジネスLINEで絵文字やスタンプを使用する際は、慎重に選択する必要があります。使用頻度は控えめにし、1メッセージに1〜2個程度に抑えるのが適切です。選択する際は、ビジネスに関連する絵文字を使用しましょう。特に感情を表す絵文字は誤解を招く可能性もあるため、慎重に選択してください。

ただし上司との関係性や会社の文化によっては、絵文字やスタンプの使用が適切でない場合もあります。

ビジネスLINEに関するよくある質問（FAQ）

ビジネスLINEの使用に関しては、さまざまな疑問が生じることがあります。ここでは、よくある質問とその回答を紹介します。

上司からの「了解しました」LINEに返信は必要？

上司からの「了解しました」というLINEへの返信は、不要な場合と必要な場合に分かれます。

基本的に単なる情報共有や会話の終了を示す「了解しました」には、返信不要です。ただし以下のような状況では返信する必要があります。

これらの場合に返信する際は、「ご確認ありがとうございます。〇〇について確認させていただきたいのですが、明日30分ほどお時間いただけますでしょうか？」のように、具体的な返信を心がけましょう。
返信が必要かどうか迷った際には、ぜひ上記の基準を参考にしてください。

LINEでのグループチャットと個別チャットの使い分け方

グループチャットと個人チャットの使い分けは、メンバー全員に関係する内容かどうかで判断ができます。それぞれの判断基準は以下の通りです。どちらを使用したらよいか迷ったときの参考にしてください。

このように、メンバー全員に関係する内容かどうか、個人的な会話や特定の人物への返信であるかどうかを判断基準とし、グループチャットと個別チャットを使い分けましょう。
状況に応じたチャットの使い分けは、他のメンバーへの配慮だけでなく、情報の混乱を防ぐこともできます。

ビジネスLINEでの「承知しました」の使い方を理解して上司との円滑なコミュニケーションをとろう

ビジネスLINEで「承知しました」を使用しても、基本的には問題ありません。

しかし、ややカジュアルな表現になるため、状況や相手との関係性に応じた表現を選ぶことが重要です。単に「承知しました」と返信するのではなく、「承知いたしました」や「かしこまりました」などのより丁寧な表現を使用したり、具体的な行動計画を添えたりするのも良いでしょう。

ビジネスLINEは便利なツールですが、使い方によっては失礼になってしまうことがあります。本記事を参考に適切な使用方法を身につけ、上司との良好な関係の構築や円滑な業務遂行に役立ててください。