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【ビジネス】謝罪メールの書き方で知っておきたいポイント(テンプレ付き)

著者:   bizocean編集部

ビジネスにおいて問題やクレームが発生した場合は、先方に謝罪メールを送らなければなりません。

そこで今回の記事では、誠意ある謝罪メールの書き方や知っておきたいポイントについて解説します。


【ビジネス】謝罪メールの書き方で知っておきたいポイント(テンプレ付き)

ビジネスにおける謝罪メールの書き方で知っておきたい5つのポイント

ビジネスでの謝罪メールには、心のこもった誠意ある謝罪文が求められます。まずは、誠意を示すメールを送るための5つのポイントについてご紹介します。

ポイント1:問題発覚後は、早めの対応

問題発覚後は早めの対応が大切です。対応が遅ければ遅いほど、誠意が伝わりにくくなってしまいます。特に発覚から1日経ってしまうと、誠意あるメールであっても、想いが伝わりません。何か問題が発覚した際は、必ず当日中に謝罪メールを送りましょう。

ポイント2:件名は謝罪メールであることを明確に

件名の内容は、多くの方がまず先に確認するところです。なかには業務が忙しく、メールの件名のみを見て、重要なものから内容を確認する方もいるためです。ゆえに件名には、謝罪の旨がわかる文章を記載する必要があります。

内容を読んでようやく謝罪メールだと認識されては、誠意や問題への意識が欠けていると見られます。件名に【お詫び】と記載し、メールの内容が謝罪であることを伝える方法もよいでしょう。

ポイント3:問題の経緯(原因)をできるだけ細かく説明する

よく、問題が起こった原因について抽象的に伝える方がいます。はっきり原因を伝えない態度は、誠意や真剣さに欠けてしまい、信頼損失につながる恐れがあります。そのため、問題に至った経緯や情報をできるだけ細かく説明すると誠意が伝わりやすくなります。

ポイント4:現在の対応や今後の対策を伝える

原因を理解した相手側は、「ではどう対応してもらえるのか」について疑問を持つでしょう。そのため、メールの文面にあらかじめ対応方法や今後の対策を伝える内容を盛り込むと、相手側の不安を和らげることができます。

ポイント5:相手に非を向けない

中には、相手側にも非があるケースがあるでしょう。その場合であっても、メールで相手の非を伝えることはやめましょう。あくまでも自身の非についてのみ謝罪することが重要です。

重要度別に使用する謝罪フレーズ

謝罪の言葉には様々あり、問題の重要度によって使い分けが必要です。そこでここからは、ビジネスのメールでよく使用する謝罪フレーズの例を重要度別で紹介します。

フレーズ1:軽度な謝罪のとき

信頼を失うまではいかない程度の問題でよく使う謝罪言葉です。

  • 申し訳ありません
  • 失礼しました
  • お詫びいたします
  • 反省しております

フレーズ2:中程度な謝罪のとき

軽度より重大な問題や損失を与えそうな場合に使用する謝罪フレーズです。

  • 大変、失礼いたしました
  • 申し訳ございませんでした
  • ご迷惑をおかけいたしました
  • 肝に銘じます

フレーズ3:重大な謝罪のとき

損失を与えてしまった場合や100%こちらに責任がある場合に使用する謝罪フレーズです。

  • 心より謝罪いたします
  • 謹んでお詫び申し上げます
  • 猛省しております
  • 陳謝いたします

【ビジネスメール】謝罪文の書き方のテンプレを紹介

ここでは「社内向け」と「社外向け」の謝罪文の書き方のテンプレを紹介します。

テンプレ1:社内向けの謝罪メールの書き方

■件名

〇〇の企画書内容の誤りについて

■本文

△△課■■部長

お疲れ様です。●●です。

表題の件、先日提出した◆◆社宛の企画書の内容に誤りが発覚しました。

現在、誤った箇所の修正と確認作業を行っています。明日の〇〇時までに修正し、再度提出を致します。

原因は私の確認不足にあります。作業内容を改め、再発防止に努めて参ります。

■ポイント

ポイントは件名で内容を簡潔に述べることです。そしてメール内でも改めて問題を先に報告し、明確化しています。また対応策について記述をし、相手側にも対応している旨を伝えています。

テンプレ2:社外向けの謝罪メールの書き方

■件名

【お詫び】○○について

■本文

会社名 ■■様

株式会社▲▲の△△でございます。

日頃より、当社の〇〇をご愛用頂き、誠にありがとうございます。

この度は、〇〇の不具合によりご不便をおかけし、申し訳ございません。

○○の詳細情報をお伺いするため、改めて担当の者からお電話させて頂きます。

その際に今後の対応についてもご相談をさせて頂けたら幸いです。

■ポイント

件名で【お詫び】と記載することで、謝罪である内容がひと目でわかります。今回の場合は、不具合の内容が詳しくわからないため、まずお詫びの連絡をし、問題に対しての対応も明確に提示して、不安を取り除くように促しています。

謝罪メール次第で信頼は取り戻せる

ビジネスにおいては、間違いやトラブル、人的ミスなどをゼロにすることは非常に難しいでしょう。それゆえに相手に迷惑を掛けた場合であっても、誠意ある謝罪対応をすれば、失った信頼は取り戻すことができます。対応の内容によっては更に信頼を獲得できる場合もあるでしょう。

ここで解説してきた謝罪メールの書き方やポイントを、ぜひ今後のビジネスにお役立てください。

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