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ファシリテーションをうまくやるコツ(社内編)

著者: 中小企業診断士  吉川 和明

会社内で仕事をするうえで、「会議」は必ず開催されます。「会議」に参加するだけでなく、自ら主催することもありますが、事前の段取りや会議の進行がうまくいかないケースも少なくありません。筆者自身も長年会社勤めをしていますが、役割や立場から会議を主催する場面が多々あり、ファシリテーションの重要性を強く感じていました。

本記事では、社内会議においてファシリテーションをうまくやるコツを、筆者の経験も踏まえて解説します。


ファシリテーションをうまくやるコツ(社内編)

1.ファシリテーションとは

ファシリテーションとは、人と人との話し合いを促進することを意味します。会議や打ち合わせ、討論などの話し合いをする目的は2つあります。1つは多面的な視点から検討して課題の解決方法を導き出す「問題解決」、もう1つは意思決定プロセスに参加することで納得性を高める「合意形成」です。

これらを限られた資源の中で行うためには、話し合いのプロセスのかじ取り(=ファシリテーション)が必要です。


2.ファシリテーターの役割(社内編)

ファシリテーターは、会議招集や資料作成などの事前準備から、会議開始時の場づくり、発言を促すフォロー、さまざまな意見のとりまとめ、時間配分、クロージングといった会議のかじ取りまでを行います。何の目的で会議を開催するのか、参加者に求めていることは何かなど、参加者全員に目を配ることも大切です。

社内会議は大きく2種類に分かれます。

  • ①定例会議(目的:状況報告、情報共有など)
  • ②単発会議(目的:課題解決、問題対策、ブレーンストーミングなど)

会議に参加する側にとっても、目的が明確であれば事前準備や心構えができるでしょう。


3.社内会議でよくある問題点とその原因

(1)何の会議かわからない

主催者だけが話をして参加者が全く発言しない、反応しない会議が見受けられます。

会社からの通達などであれば参加者が発言しないケースもありますが、意見を集めて課題解決策を練るような会議で発言がない状態は、会議として成立していません。原因の1つに、会議の目的を参加者が理解していないことがあげられます。

理解していない理由には、開催する側からの事前説明がない、会議の目的に適していないのに参加を要請されたといったことがあげられます。 

(2)発言に偏り

会議に積極的な姿勢でのぞんでいる参加者は自発的に発言をします。

ただし、発言が一部の参加者だけに偏っている会議がよく見受けられます。原因の1つとして、主催者側が参加者全員に意見を求めるようなかじ取りを行えていないことがあげられます。

1つの意見に対して、他の意見や感想、反対意見などがあって、初めて会議としての議論が活性化します。

(3)会議が長引く

会議の中で議論が活発に交わされることはよくあります。

ただし、活発になるがゆえに、議論が発散してしまい、結果としてまとまりのない状態で時間切れとなり、会議の延長や後日あらためて会議を再開するといったケースもよく見受けられます。原因としては、会議内の時間配分があいまいなことがあげられます。

例えば60分の会議であれば、目的の再確認5分、議論する時間は30分、収束に向けた整理を20分、まとめに5分といった配分を決めておいて、会議開催時に参加者に周知しておくことも必要です。

(4)会議の成果がわからない

せっかく会議をして議論したのに、その成果が忘れ去られてしまうケースも見受けられます。

原因の1つに議事録がないこと、あっても参加者に共有されていないことがあげられます。議事録には少なくとも下記の内容を記述して、必ず参加者に配布し、可能であれば議事録内容を確認したことの返信をもらうことも必要です。

議事録記載項目例)

  • 開催日時
  • 参加者リスト
  • 会議内容
  • 発言内容(誰の発言かも明記)
  • 合意事項・次回への申し送り事項
  • 次回開催日時

4.社内会議でファシリテーションをうまくやるコツ

(1)会議を開催する際のアジェンダは必須

会議の目的、議題内容、時間配分、事前準備事項など、会議のアジェンダは必ず作成して、遅くとも会議開催の1週間前には参加者へ連絡しましょう。また、複数の議題を対象にする場合には優先度をつけて、優先度の高い議題から順次話し合いを進めるように、アジェンダにも記載しておくことをおすすめします。

筆者も社内会議で経験しましたが、会議進行のシナリオ作りや、会議開催における協力者への根回しを事前に行っておくと、不測の事態が発生しても対応することができます。

(2)フレームワークを活用しよう

会議での議論を円滑に進めるためにもフレームワークを活用することをおすすめします。筆者が会議の中でよく利用しているフレームワークを紹介します。

①プロコン表

メリットやデメリットなど、相反する2つの側面からシンプルに情報を整理し話し合いをする場合に有効なフレームワーク。

As is/To be

現状(As is)とあるべき姿(To be)のギャップを明らかにして、問題を発見する際に有効なフレームワーク。

③ロジックツリー

問題の解決策を考える際に、考えられる選択肢をモレやダブリなく出していき、とるべき選択肢を合理的に見つけ出すために有効なフレームワーク。

(参考書籍:「ビジュアル ビジネスフレームワーク」 堀 公俊著)

(3)机や椅子の配置をかえることも大切

ブレーンストーミングなど広く考えを聞き出す場合は、参加者全員が顔を見合わせて忌憚のない発言や意見交換ができるよう、机や椅子の配置を工夫しましょう。

スクール形式の配置ではお互いの顔も見えずに主催者と発言者だけのやりとりに終始しかねません。参加者全員が話し合いに入りやすくなるようなロケーションが大事です。

(4)事務局の設置も重要

週次や月次で行うような定例会議においては事務局の設置をおすすめします。アジェンダの作成や参加者との日程調整、開催連絡といった事前準備や、各会議での状況整理、次回会議への申し送り事項整理などの事後作業を担当してもらいましょう。

筆者もITシステム開発の進捗会議で経験しましたが、事務局を設置することで、主催者としては全体進捗管理や課題管理に専念することができます。


5.実施する際の留意事項

(1)決議事項のある会議には決定者の参画が必須

課題解決策を確定させる会議において複数の解決策が持ち上がった際に、その会議内で最終決定に至らないようでは目的を果たせませんし、時間の無駄となってしまいます。

意思決定者には必ず会議に参加してもらい、会議の場で結論を出してもらえるように事前の根回しが重要です。

(2)会議の時間短縮に向けて工夫する

会議には大勢の関係者の参加を必要とするケースも少なくありません。同じ時間に集合して開催することになりますが、参加者全員の時間をあわせることも難しくなっています。

資料ベースで情報連携し、最終合意の際にのみ集まるといった時間短縮型の会議も有効です。


6.おわりに

社内会議においてファシリテーションをうまくやるコツについて解説しました。

新型コロナウイルスの影響から、会議自体が部屋に集まって開催するのではなく、オンライン上で開催することも一般化してきています。会議の形式はさまざまですが、会議を円滑に進めるためのファシリテーションが重要であることは間違いありません。

本記事が、社内会議を円滑に進めるうえで、少しでも参考になれば幸いです。

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著者プロフィール

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吉川 和明

中小企業診断士

1965年生まれ,京都府京都市出身。
2021年中小企業診断士登録

大手電機メーカー系列のソフトウェア会社にて、流通業向けPOSシステム開発に長年携わり、現在は大手流通業向け法人営業を担当。得意分野は流通系ITシステム、業務改革、プロジェクトマネジメント、ファシリテーション。


お問い合わせ先
株式会社プロデューサー・ハウス
Web:http://producer-house.co.jp/
Mail:info@producer-house.co.jp

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