相手に伝わる提案書の書き方とは？作成のコツやテンプレートをご紹介

提案書とは

提案書とは、取引先や社内に向けた企画やアイデア、意見などを取りまとめた文書です。まずは、企画書を作成する目的や企画書との違いなどについて解説します。

提案書は解決策を提案する資料

提案書は、取引先や自社が抱える課題に対する解決策を提案するために作成します。

例えば自社サービスを取引先に紹介したいとき、パンフレット送付だけでは「ただの営業」と思われてしまうでしょう。

しかし取引先の課題を分析し、自社サービスでどのように解決できるのか明示された提案書も同封されていれば、その後のアポイントにつながりやすくなるのです。

社内の課題に対する提案も、メールや口頭説明より、データや成功例を具体的に示した提案書が添付されている方が取り合ってもらいやすくなります。

提案書と企画書は何が違う？

提案書と混同されやすい書類に「企画書」がありますが、提案書と企画書には以下のような違いがあります。

• 提案書：取引先や自社が抱える課題解決のための企画アイデア、意見などを取りまとめた文書
• 企画書：新たな商品やサービスを開発するときなどに、自分の考えたアイデアや実行のための計画をまとめた資料

提案書は取引先にも提出することがありますが、企画書は主に社内に向けて作成します。

相手に伝わる提案書の書き方

採用されやすい提案書は、意外とシンプルです。

不必要な情報は受け手を飽きさせるだけなので、なるべく少ない枚数にまとめましょう。

相手が知りたいと思っていることを、理解しやすく納得のいくストーリーに乗せて解決へ導くことを意識してください。さらに、ここで紹介する5つのコツを押さえて作成すると、より相手に伝わる提案書が作成できるようになります。

提案先の課題を洗い出す

まずは、提案先の現状の課題を明確にしましょう。今抱えている問題・課題について丁寧にヒアリングし、何を改善したいのか、どのような成果が得られると良いのかを洗い出していきます。

取引先に提出する提案書の場合は、取引先の業種のマーケット状況や、業界全体の課題なども把握することが重要です。業種ごとに抱える課題が異なるため、取引先の業種に対する理解を深めることで、より良い提案ができるようになります。

マーケティング担当者と協力しつつ、取引先の業界やベンチマークしている企業、消費者の動向などをチェックして、課題を洗い出してみましょう。

課題に対して具体的な提案内容に落とし込む

課題の洗い出しが完了したら、実際の提案内容を考えていきましょう。調査した内容やデータをもとに、具体的な解説策を提示します。

いくつか解決策を思いついたら、1度すべて書き出してみましょう。そのうえで予算や期限などを比較し、より現実的な解決策に絞っていけば、相手が納得しやすい提案内容になります。

異なるアプローチの解決策を3つ程度挙げておくと、内容の濃い提案書が作成できるでしょう。

信頼度の高い提案内容にする

提案書を作成するときは、データを用いて裏付けされた内容にすることも大切です。

詳細なデータを記載しておくと、相手が納得しやすいだけでなく、提案内容も考えやすくなります。

メリットばかり挙げるのではなく、デメリットや留意点も記載しておけば、より信頼性の高い提案書になります。また、過去の成功事例などを踏まえた内容にすると、提案内容がよりイメージしやすくなるでしょう。

提案が採用された後のフローを整理

提案内容を記載するだけではなく、提案が採用された後のフローも整理して、記載しておくとよいでしょう。

どのような流れでゴールを目指すのかが描けているのといないのでは、提案内容の具体性が変わってきます。提案内容を受けた後、どう実施されていくのかという流れを説明できるようにしておきましょう。

提案内容の実行に必要な予算や完了までのスケジュール、リソースなども記載し、企画やアイデアの全体像を掴めるようにしておくことが大切です。

伝わる文章・デザインで作成する

提案書を作成する際には、相手に伝わりやすい文章でまとめることが重要です。

「です・ます」調などの文体を整えることや、冗長な表現にならないように、簡潔にわかりやすく記載することを意識しましょう。

見やすいデザインになるように、重要な資料のみを抜粋して添付します。提案書に使用するカラーは、3色程度に絞って作成すると洗練された印象に仕上がります。

伝わる提案書の構成例

提案書は相手に「伝わる」ように内容を構成することが大切です。

伝えたいことが多いと、つい情報量が多くなってしまいがちですが、シンプルにまとめることを心がけましょう。

基本の構成は下記の9項目を参考にしてみてください。

表紙とタイトル

まずは提案書の表紙・タイトルを作成します。ここで興味を持ってもらえるかどうかが決まるため、一目で提案内容やメリットなどがわかるようなタイトルにすることが重要です。

提案先が取り扱っている製品やサービス名を入れるなど、提案先に合わせたタイトルにすると、より魅力的に映ります。タイトルが長すぎると内容が伝わりにくくなるため、コピーライティングの手法を活用して、簡潔でインパクトのあるタイトルを考えましょう。

導入部分（会社概要と実績）

ここでは自社の会社概要や実績、提案に至るまでの経緯などを簡潔にまとめます。取引先に提出する提案書の場合は、冒頭で企画を提案する機会を設けてもらったことに対する感謝の意も記載しておきましょう。

なお、付き合いの長い取引先に提出する提案書などの場合は、自社の会社概要や実績を省略するケースもあります。提案先との関係性によって決定しましょう。

提案書の目次

目次は提案書を見やすくする役割だけでなく、提案書の内容を簡潔に把握するために重要な役割を果たします。

箇条書きを用いるなどしてわかりやすい目次を作成しましょう。

目次の内容が細かすぎると内容が掴みにくくなるので、提案書のボリュームなどに応じて項目数や内容を考えてみてください。

データを整理する

導入部分と目次を記載したら、次に今回の提案の根拠となるデータを整理して記載します。

各データの対象や調査時期などを統一し、わかりやすくまとめましょう。データを分析し、どのような課題が潜んでいそうかという点まで予測して伝えられれば、提案書の説得力が増します。

また、定量的な数値データをもとに作成すると、より伝わりやすくなるでしょう。

課題を定義する

データの整理が完了したら、提案書の軸となる「課題」を定義し、どのように解決していくべきかをまとめます。

提案内容と詳細説明

提案内容は、下記のような構成で作成しましょう。

• 提案内容の全体像
• 解決策
• 解決策の結論（結果どんなメリットがあるか）

先に全体像を明示することによって、「どんな提案を受けるのか」「それによって解決できることは何か」を理解しやすくなります。

なお、提案した企画やアイデアなどを実施した場合と、現状を維持したままの場合とを比較したデータを記載するのもおすすめです。提案内容の説得力が増し、より強く提案先の興味を引く提案書になります。

「コストを削減できる」といった曖昧な表現より、「〇%のコスト削減が実現できる」と具体的な数値を用いると、さらに提案書の信憑性がアップします。

また、提案書の信頼度を上げるために、現時点で考えられるデメリットや留意点も記載しておきましょう。

成功事例の紹介

過去に類似した施策を行った場合の成功事例を記載すると、より具体的にイメージがつきやすくなります。提案した企画やアイデアを実行した結果、どのような流れで課題の解決に至ったのか、どんなメリットが得られたのかなどを具体的に書きましょう。

ただし、他社の事例は公開NGの場合があるため、公開してもよい情報かどうかを事前に確認しておきましょう。

スケジュールとリソース配分

ここでは実際に提案内容を実施した場合の想定スケジュールと、施策実行に必要なリソース配分を明記します。

チームを立ち上げる必要はあるのか、どのチームに何人くらい配置するのかなども、できるだけ詳しく書くことがポイントです。

取引先と共同して施策を実施する場合は、人員配分に問題がないかを事前に確認しておきましょう。

見積り内容

最後に、提案内容を採用してもらった際の見積り内容を明記します。

ここでは、提案全体の見積額だけでなく、細かな施策に対しての内訳を記載しておくとよいでしょう。

特に大型プロジェクトの場合、どこまでをどちらが実行するのか、金額に含まれるか否かが問題になりがちです。そのため詳しい内訳を事前に提示しておきましょう。

場面ごとの提案書の書き方とテンプレート

ここからは、さまざまな場面に応じた提案書の作成方法と作成にあたってのポイントをご説明します。

社内向け業務改善提案書の書き方

業務改善提案は、現場の社員がそれぞれの部署でムダをなくし、さらなる業務効率化のために職場単位でなされるものです。 記載内容は下記を参考にしてみてください。

フォーマットは、ワードかエクセルが便利です。そして、上司の承認欄を設けておきましょう。ただし、明らかに改善したほうが良い案件などは、上司の承認がなくても自主的な業務改善を行うことが認められる場合もあります。

社外向け業務改善提案書の書き方

社外向けの業務改善提案書を作成するときも、基本的には社内向けの業務改善提案書と同じ内容で問題ありません。

• 件名
• 提案日
• 現状の問題点
• 提案内容
• 実施にかかる費用
• 期待される効果

社外向けの提案書では、提案先特有の表現や固有名詞を提案書に盛り込むと好感を得やすくなります。取引先に対して失礼のないように、宛先や敬称、言葉選びなど細部までチェックしてから提出しましょう。

新規事業の提案書の書き方

新規事業の提案書を書くときは、データに裏付けされた内容にすることが大切です。

新規事業は前例がないため、理にかなった提案でないと納得してもらえません。過去の似たような事例や顧客の声、目標値や平均値など、客観的なデータや意見を積極的に取り入れましょう。

提案書には作成年月日、作成者、タイトルを記載します。提案内容は記書きにして、現状、提案内容、具体的な手順の順に列挙しましょう。作成フォーマットはワードで、簡潔かつわかりやすく作成してみてください。

パワーポイントで作成した詳細資料を添えると、さらに提案書の理解が深まります。

商品企画提案書の書き方

商品企画提案書には下記の項目を盛り込みましょう。

企画商品提案書を作成する際には、その商品を使う購入者層が明確にイメージできているかが重要なポイントです。

ターゲットが明確に絞れていなければ、説得力のある提案書は書けません。顧客のニーズはどこにあるか、企画商品を顧客ニーズにどのようにマッチさせることができるかに着目して提案書を作成しましょう。

また、商品名やキャッチフレーズは重要な役割を果たします。耳に残りイメージしやすい名前をつけましょう。また、他社商品との差別化を明確にし、利点をアピールする内容にするのもポイントです。

システム開発提案書の書き方

システム開発の提案書には、次のようなポイントを含めて記載しましょう。

• プロジェクトの概要
• システム開発を提案する目的
• システム開発の提案に至る背景
• システム開発の必要性
• システムの仕様
• システムに搭載する機能
• 開発スケジュール
• 予算
• システム導入のメリットやアピールポイント

システム開発や導入を行うことで、ビジネス課題の解決や業務効率化などのメリットが得られます。開発に至る背景や必要性、現状の不足部分についても明記しましょう。

さらにシステムの概要や仕様、搭載する機能なども記載することで、読み手はシステム開発のメリットがイメージしやすくなります。スケジュールや予算なども明確にしておくことも重要です。

さらに、システム開発後の運用管理者の所在、将来のアップグレード計画なども記載するとより洗練された提案書が仕上がります。最後には他システムとの比較やアピールポイントなども再度記載し、説得力を高める工夫をしてみてください。

自治体に向けた提案書の書き方

自治体では、公共事業の受託者をプロポーザル方式で選定することがあります。自治体によっては独自のフォーマットを用意しているところもあるので、提案書の書き方に決まりがあれば自治体に従ってください。

自由に提案書を作成できるなら、以下の内容を含めましょう。

• 表紙とタイトル
• 導入部分（会社概要と実績）
• 提案書の目次
• 提案の概要
• 提案内容の目的や背景
• 提案内容によって解決できる課題
• 制作内容や基本戦略
• 自社ならではの強み（実績や担当者のスキル）
• 用意できる協力会社、個人等
• 予算やスケジュールなど

自治体への提案書は、自治体の展望や地域の特性に関心を持って作成することがポイントです。自治体職員がチェックすることを想定して、自治体が求める内容を分かりやすく記載しましょう。

官公庁に向けた提案書の書き方

官公庁に提出する提案書も、公募内容によっては提案書の様式が決められている場合があります。決められたフォーマットがあれば、官公庁の指示に従って作成してください。

提案書を自由に作成できるのであれば、基本的な項目を盛り込んだ提案書を作成しましょう。

• 表紙とタイトル
• 導入部分（会社概要と実績）
• 提案書の目次
• 提案の概要
• 提案によって解決できる課題
• 提案内容の詳細説明
• 成功事例の紹介
• スケジュールとリソース配分
• 見積り内容

官公庁への提案書を作成するときも、やはり官公庁の組織体制や課題感をしっかりと把握することが大切です。発注側の意図を汲み取った上で、自社のアピールポイントや、他社と差別化できる強みを明示しましょう。

パワポやエクセルを使った提案書のまとめ方

提案書はワードで作られるのが一般的ですが、パワーポイントやエクセルが使われることもあります。ここでは、パワポやエクセルを使った提案書のまとめ方を見ていきましょう。

1枚でまとめる提案書の書き方

1枚の提案書は、スピーディーな対応が求められるときに作成されます。

1枚提案書の場合は、パワポまたはワードを使うのが一般的です。ビジュアル重視の場合はパワポ、文章メインの場合はワードを使用してみてください。

1枚の提案書に記載できる情報量には限りがあるので、要点を分かりやすく盛り込むのがポイントです。作成者は提案内容を細部まで理解し、本質が伝わるように整理してから作成しましょう。

1枚の提案書を書くときに最も重要なことは、作成者が提案内容について理解できていることです。1枚の提案書をもとにプレゼンすることも想定して、時間をかけて調査を行いましょう。

パワーポイントを使った提案書の書き方

パワーポイントを使って提案書を作るときは、洗練されたデザインで作成することが大切です。

パワーポイントのデザインがダサいと、見ているだけでストレスになり、提案内容まで劣って見えます。デザインの基本的なルールを把握して、スタイリッシュで印象に残るパワポ提案書を作りましょう。

伝えたいことがたくさんあっても、1つのスライドにごちゃごちゃと書き込むのはおすすめしません。1スライド1メッセージを基本に、スッキリとしたデザインを心がけてみてください。

テキストボックスやイラストは、端を揃えて整列させましょう。色使いも、カラフルにするより3色程度に統一するほうが見やすく、おしゃれな印象に仕上がります。

フォントは1種類のみ、フォントサイズサイズも「タイトルは◯pt」「見出しは◯pt」「本文は◯pt」と統一するのがおすすめです。デザインに自信がない場合は、パワーポイントのテンプレートを活用しましょう。

エクセルを使った提案書の書き方

数値や表を提案書に多用するなら、エクセルを使って提案書を作るのがおすすめです。

ただし、文章中心ならワード、写真やイラストなどを多く使うならパワポを使うほうが便利です。さらに、エクセルの操作に慣れていないとビジュアル挿入や印刷にも手間がかかってしまいます。

数値や表がメインで、シンプルな提案書を作成する場合はエクセルを活用してみましょう。

エクセルでも、フォントサイズやカラーなどを工夫すれば、ビジュアル的に読みやすい提案書が作れます。数値や文字を羅列した自己満足な提案書ではなく、読み手が理解しやすいデザインを意識して作ってみてください。

まとめ

新規事業や業務改善など、さまざまな場面で提案書が作成されます。しかし、提案書の提出先が提案内容に納得できなければ意味がありません。

提案書の内容を納得してもらうためには、相手が求める情報を盛り込みつつ、より魅力的なストーリー展開を作ることが大切です。よりよい提案書を書くには、しっかりと事前調査や準備が必要ということを頭に入れておきましょう。

必要な資料も揃えた上で提案書をコンパクトにまとめれば、内容の濃い提案書が作成できるはずです。当記事を参考に提案書を作成して、ビジネスの発展に活かしてください。